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传媒公司客户合同归档流程

一、总则

1.目的：为规范传媒公司客户合同的归档管理，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，便于合同的查阅、使用及后续跟进，提高公司运营效率，维护公司合法权益，特制定本流程。

2.适用范围：本流程适用于传媒公司与所有客户签订的各类合同的归档管理，涉及公司全体员工在合同相关工作中的操作规范。

3.遵循原则

-完整性原则：确保合同从洽谈、签订到履行过程中的所有相关文件和资料都能完整归档。

-准确性原则：保证归档合同信息准确无误，包括合同条款、双方信息、服务内容等。

-及时性原则：合同签订或相关事项完成后，及时进行归档操作，避免资料遗失或延误。

-必威体育官网网址性原则：严格保护客户合同中的商业机密和敏感信息，防止信息泄露。

4.企业文化体现：本流程秉持公司“创新、协作、共赢”的企业文化理念。在合同归档过程中，鼓励员工创新工作方式，提高归档效率；各部门之间密切协作，确保合同信息的顺畅流转；通过规范的归档管理，保障公司与客户的共赢局面，维护良好的合作关系。

二、组织架构与职责划分

1.业务部门

-职责：负责在合同洽谈和签订过程中收集整理相关资料，包括客户需求文档、项目策划书、报价单等，并在合同签订后及时将合同原件及相关资料移交至档案管理部门。同时，在合同履行过程中产生的补充协议、变更通知等文件也需及时提供给档案管理部门归档。

-设计理念体现：业务部门在工作中充分贯彻公司以客户为中心的设计理念，确保收集的合同资料能够全面反映客户需求和项目实际情况，为后续的归档和服务提供准确依据。

2.档案管理部门

-职责：作为合同归档的核心部门，负责接收业务部门移交的合同及相关资料，进行分类、编号、存储等归档操作。建立合同档案目录和电子索引，方便查询和检索。定期对合同档案进行盘点和清查，确保档案的完整性和安全性。

-扁平化管理体现：档案管理部门在公司扁平化管理架构下，直接与各业务部门对接，减少沟通层级，提高工作效率。能够快速响应业务部门的需求，及时处理合同归档相关事宜。

3.法务部门

-职责：对合同的合法性、合规性进行审核，确保归档合同符合法律法规要求。在合同履行过程中，如出现法律纠纷，法务部门负责从档案中调取相关合同资料，为公司的法律维权提供支持。

-社会效益体现：法务部门通过对合同的审核，保障公司经营活动的合法性，维护社会经济秩序，体现公司的社会效益和法律责任意识。

4.财务部门

-职责：负责提供与合同相关的财务资料，如收款记录、付款凭证等，并与档案管理部门协作，确保财务信息与合同档案的关联性和准确性。在涉及合同款项的结算和审计时，能够从档案中获取必要的支持文件。

-绩效考核关联：财务部门的合同相关工作表现纳入绩效考核体系，通过准确提供财务资料，为公司的财务管理和决策提供有力支持，以考核促进工作质量提升。

三、管理流程

1.合同资料收集阶段

-业务部门操作：业务人员在与客户洽谈合同期间，应详细记录客户需求、项目要求等信息，并整理形成相关文档。在合同签订时，确保获取合同双方签字盖章的原件，同时收集与合同相关的附件，如营业执照副本复印件、资质证书等。

-流程规范：业务人员需填写《合同资料移交清单》，明确列出移交的合同及相关资料的名称、数量等信息，经部门负责人审核签字后，移交至档案管理部门。

2.合同归档整理阶段

-档案管理部门操作：档案管理人员接收业务部门移交的合同资料后，首先对资料的完整性进行检查。按照合同类型、签订时间等进行分类，为每份合同编制唯一的档案编号。对合同原件进行扫描，生成电子文档，并与纸质档案一并存储。

-编号规则：合同档案编号采用“年份+部门代码+流水号”的形式，例如“2023YW001”，其中“2023”代表合同签订年份，“YW”代表业务部门，“001”为流水号，方便识别和管理。

-存储要求：纸质合同档案存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找。电子文档存储在公司的服务器上，设置访问权限，确保数据安全。同时，定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。

3.合同查阅与使用阶段

-内部查阅流程：公司内部员工因工作需要查阅合同档案，需填写《合同查阅申请表》，注明查阅目的、合同编号等信息，经部门负责人审批后，提交给档案管理部门。档案管理人员根据申请，提供相应的合同资料，并记录查阅时间、查阅人等信息。

-外部查阅规定：如客户或第三方机构需要查阅合同档案，必须经过公司相关领导的书面批准。档案管理部门在确保符合必威体育官网网址规定的前提下，按照规定的程序和范围提供查阅服务。

-使用限制：查阅人不得擅自复印、摘抄、