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全宗指南编写规范制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范全宗指南的编写工作，确保全宗指南能够准确、全面、系统地反映全宗档案的内容和成分，为档案的管理、利用提供有效指引，同时提升档案馆的服务质量和运营效益，体现档案馆“以史为鉴，服务社会，传承文明”的企业文化和经营理念。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体从事全宗指南编写工作的员工。同时，顾客在利用全宗指南时可依据本制度对编写质量进行监督。

3.编写原则

-真实性原则：全宗指南所涉及的信息必须与全宗档案的实际内容和历史状况相符，确保信息的客观、真实。

-完整性原则：全面涵盖全宗的各个方面，包括立档单位的历史沿革、档案的来源、内容、数量、整理状况等，不遗漏重要信息。

-准确性原则：对档案内容的表述准确无误，避免模糊不清或容易引起歧义的表述，用词规范、专业。

-系统性原则：按照一定的逻辑顺序组织编写内容，使全宗指南成为一个有机的整体，便于读者理解和利用。

二、组织架构与职责划分

1.编写小组

由档案馆内具备丰富档案管理经验和专业知识的员工组成编写小组。小组成员负责具体的全宗指南编写工作，深入研究全宗档案，收集、整理相关信息，并按照编写规范进行撰写。

2.审核小组

由档案馆的业务骨干和管理层组成审核小组。其职责是对编写小组完成的全宗指南初稿进行审核，检查内容的准确性、完整性和规范性，提出修改意见，确保全宗指南质量达到较高水平。

3.协调与沟通岗位

设立专门的协调与沟通岗位，负责编写小组与审核小组之间的信息传递、协调工作进度。该岗位还要与其他部门保持密切联系，获取与全宗相关的补充信息，保障编写工作顺利进行。

三、管理流程

1.前期准备

-全宗评估：对需要编写全宗指南的全宗进行全面评估，了解其档案数量、年代跨度、内容复杂程度等基本情况，确定编写工作的重点和难点。

-组建团队：根据全宗评估结果，挑选合适的编写人员和审核人员，组建编写小组和审核小组，并明确各自职责。

-资料收集：编写人员广泛收集与全宗相关的各种资料，包括立档单位的历史文件、大事记、组织沿革等，为编写工作提供充分的素材。

2.编写阶段

-大纲制定：编写小组根据全宗特点和编写要求，制定全宗指南编写大纲，明确各部分内容的框架和要点，确保编写工作有章可循。

-初稿撰写：编写人员按照大纲要求，对收集到的资料进行整理、分析和提炼，撰写全宗指南初稿。在撰写过程中，要注重内容的准确性和逻辑性，语言表达要清晰、简洁。

-内部交流：编写小组定期进行内部交流，分享编写过程中的经验和问题，共同探讨解决方案，确保编写工作的一致性和连贯性。

3.审核阶段

-初审：审核小组对编写小组提交的全宗指南初稿进行初步审核，从内容、格式、语言等方面进行全面检查，提出初审意见。初审意见要详细、具体，指出存在的问题和修改建议。

-修改：编写小组根据初审意见对初稿进行修改完善，认真对待每一条审核意见，确保修改后的稿件质量有明显提升。

-终审：审核小组对修改后的稿件进行终审，重点检查初审意见的落实情况和修改后的整体质量。如终审通过，全宗指南即可进入排版、校对阶段；如仍存在问题，编写小组需继续修改，直至终审通过。

4.发布与更新

-排版与校对：对终审通过的全宗指南进行排版，使其格式规范、美观。同时，安排专人进行校对，确保文字、数据等准确无误。

-发布：将排版校对后的全宗指南通过档案馆网站、查阅大厅等渠道向顾客发布，方便顾客查阅利用。

-更新：定期对全宗指南进行审查，根据全宗档案的变化情况及时进行更新，保证全宗指南内容的时效性和准确性。

四、权利与义务

1.员工权利

-获取信息权：编写和审核人员有权获取与全宗相关的所有档案资料和信息，以保证编写工作的顺利进行。

-提出建议权：员工在编写和审核过程中，有权就编写规范、工作流程等提出合理建议，促进制度的不断完善。

-培训提升权：档案馆应为参与全宗指南编写工作的员工提供相关的培训机会，帮助员工提升专业技能和业务水平。

2.员工义务

-遵守制度义务：全体员工必须严格遵守本制度的各项规定，按照编写规范和工作流程开展工作，确保全宗指南编写质量。

-保守秘密义务：在编写过程中，员工可能接触到一些涉及机密的档案信息，必须严格履行必威体育官网网址义务，不得泄露任何机密信息。

-按时完成任务义务：编写和审核人员应按照规定的时间节点完成各自的工作任务，确保全宗指南编写工作按时推进。

3.顾客权利

-获取准确信息权：顾客有权获取准确、完整的全宗指南，以便更好地了解和利用档案资源。

-监督建