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食品厂出差费用报销审核管理规定

一、总则

1.目的：为加强本食品厂出差费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，确保出差费用报销的真实性、合理性与合规性，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于食品厂全体员工因公务出差所发生的费用报销审核管理。

3.基本原则：遵循实事求是、勤俭节约、严格审核的原则，以保障食品厂运营效益，同时兼顾员工实际出差需求。本食品厂秉持“品质至上，客户为本，高效协作，创新发展”的企业文化，在出差费用报销审核管理中充分体现人文关怀，保障员工合理权益。

4.相关定义：出差指出差员工因工作需要，经批准离开工作所在地，到外地办理公务并在规定时间内返回的活动。出差费用包括但不限于交通费用、住宿费用、餐饮补贴、市内交通补贴等因出差产生的必要费用。

二、组织架构与职责划分

1.员工：员工应按照本规定要求，如实填写出差申请及费用报销单据，提供真实、有效的原始凭证，并确保报销费用符合规定标准。对所提交报销信息的真实性和完整性负责。

2.部门负责人：负责审核本部门员工的出差申请，确保出差任务与工作需求相符；对员工的出差费用报销单据进行初审，核实出差事项的真实性、费用的合理性，并签署审核意见。在审核过程中，需结合部门工作安排和预算情况，确保费用支出在可控范围内。

3.财务部门：负责对员工提交的出差费用报销单据进行全面审核，包括票据的合法性、合规性，费用计算的准确性，报销标准的执行情况等。根据审核结果，对符合规定的报销单据进行账务处理；对不符合规定的报销单据，及时反馈给员工并说明原因。同时，定期对出差费用进行统计分析，为食品厂费用控制提供数据支持。

4.管理层：负责审批重大出差事项及特殊情况下的费用报销申请。对超出常规报销标准或有特殊情况的报销单据进行最终决策，确保费用支出符合食品厂整体利益和经营理念。

三、管理流程

1.出差申请

-员工因工作需要出差，应至少提前[X]个工作日填写《出差申请表》，详细注明出差目的地、出差时间、出差事由、预计费用等信息。

-将《出差申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人根据工作任务和人员安排进行审批。如出差涉及多个部门协作，需相关部门负责人会签。

-经部门负责人审批通过的《出差申请表》，提交至管理层审批（如涉及重大出差事项）。审批通过后，员工方可执行出差任务。

2.费用报销

-出差结束后，员工应在[X]个工作日内整理出差期间的费用报销单据，填写《出差费用报销单》。报销单据应包括合法有效的发票、车票、机票、住宿清单等原始凭证，并按照费用类别进行分类粘贴。

-在《出差费用报销单》上，员工应详细注明每笔费用的发生时间、地点、事由、金额等信息，并确保各项费用符合本规定的报销标准。

-将填写完整的《出差费用报销单》及相关原始凭证一并提交至部门负责人进行初审。部门负责人应认真核实出差事项的真实性和费用的合理性，签署初审意见后提交至财务部门。

3.财务审核

-财务部门收到员工提交的出差费用报销单据后，按照本规定对报销单据进行全面审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、合规性，费用计算的准确性，报销标准的执行情况等。

-对于审核中发现的问题，财务部门应及时与员工沟通核实。如报销单据不符合规定，财务部门应将报销单据退回员工，并明确告知不符合规定的原因和需要补充或更正的内容。

-经财务审核通过的报销单据，由财务人员签署审核意见后提交至管理层审批（根据食品厂审批权限规定，达到一定金额的报销单据需管理层审批）。

4.管理层审批

-管理层对财务审核通过的出差费用报销单据进行最终审批。在审批过程中，管理层将综合考虑出差事项的重要性、费用支出的合理性以及对食品厂运营效益的影响等因素。

-对于符合规定的报销单据，管理层签署审批意见后，财务部门方可进行报销付款；对于不符合规定或有疑问的报销单据，管理层可要求相关人员进一步说明情况或重新提交审核。

5.报销付款

-财务部门根据管理层审批通过的报销单据，按照食品厂财务付款流程进行报销付款。报销款项将在审批通过后的[X]个工作日内支付到员工指定的银行账户。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照本规定的标准和流程，申请出差并报销因出差产生的合理费用。在报销过程中，员工有权获得财务部门和相关审核人员的指导和解释。

-对于审核人员不合理的审核意见，员工有权提出申诉，向更高层级的管理人员反映情况，以保障自身合法权益。

2.员工义务

-员工有义务如实填写出差申请和费用报销单据，提供真实、合法、有效的原始凭证。不得虚报、冒领出差费用，不得伪造、篡改报销凭证。

-员工应遵守出差纪律，按照