制药厂视频会议系统使用管理细则.doc

制药厂视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的：为了充分发挥视频会议系统在制药厂日常运营、沟通协作、信息共享等方面的作用，提高会议效率，降低沟通成本，加强各部门之间的协同工作，结合制药厂的实际情况，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于制药厂全体员工。涵盖厂内各部门、各层级人员在使用视频会议系统进行会议及相关活动时的管理。

3.制药厂企业文化与经营理念体现：制药厂秉持“质量至上，关爱生命，创新进取，合作共赢”的企业文化与经营理念。视频会议系统的使用应有助于加强各部门之间的协作，保障药品质量，推动创新研发，促进企业与客户、合作伙伴之间的良好沟通，共同实现经营目标。在会议中强调质量意识、关爱患者生命的理念，鼓励创新思维的交流，通过高效的沟通与协作达成合作共赢的局面。

4.扁平化管理体现：视频会议系统作为扁平化管理的重要工具，打破了层级和地域限制。各层级员工可以通过该系统直接沟通，减少信息传递的中间环节，提高决策效率。在使用过程中，鼓励不同层级的员工积极发言，分享观点和建议，促进信息的快速流通与共享。

二、组织架构与职责划分

1.信息管理部门

-职责：负责视频会议系统的整体规划、建设与维护。包括系统的选型、安装、调试，定期对系统进行巡检、升级，确保系统的稳定运行。同时，负责培训各部门员工正确使用视频会议系统，解答技术问题，处理系统故障。

-运营效益体现：通过高效的系统维护和管理，减少因系统故障导致的会议延误，提高视频会议系统的使用效率，从而提升整体运营效益。

2.会议组织部门

-职责：负责视频会议的发起、组织和安排。包括确定会议主题、时间、参会人员，提前向信息管理部门预约系统使用时间，发送会议通知，准备会议资料，并在会议过程中进行协调和管理。

-运营效益体现：合理安排会议，避免会议时间冲突，提高会议组织效率，确保视频会议系统得到充分利用，提升运营效益。

3.参会部门及人员

-职责：按照会议通知要求，准时参加视频会议，提前做好参会准备，如调试设备、准备发言材料等。在会议中积极发言，遵守会议纪律，认真记录会议内容，会后及时落实会议决议。

-绩效考核体现：将参会人员的会议表现纳入绩效考核范围，包括准时参会、积极发言、落实会议决议等方面，激励员工认真对待视频会议。

三、管理流程

1.会议预约流程

-会议发起部门填写预约申请表：详细填写会议主题、时间、预计时长、参会人员范围、所需设备等信息。

-提交信息管理部门审核：信息管理部门根据系统使用情况进行审核，若申请时间与其他会议冲突，及时与发起部门沟通调整。

-审核通过后确认预约：信息管理部门向发起部门反馈审核结果，确认预约成功，并告知相关注意事项。

2.会议准备流程

-信息管理部门准备：提前对会议所需的视频会议设备进行检查和调试，确保图像、声音清晰，网络稳定。

-会议组织部门准备：发送会议通知，包含会议时间、主题、参会方式等信息，并提醒参会人员提前做好准备。同时，收集和整理会议资料，提前上传至共享平台或在会议开始时进行分发。

-参会人员准备：提前登录视频会议系统，调试个人设备，检查摄像头、麦克风、网络连接等是否正常。熟悉会议资料，准备好发言内容。

3.会议进行流程

-签到入场：参会人员在会议开始前10分钟内签到入场，会议组织部门进行签到统计。

-会议开场：主持人介绍会议主题、目的和议程安排，宣布会议纪律。

-会议发言：按照议程安排，参会人员依次发言，发言内容应简洁明了，围绕会议主题展开。鼓励不同观点的交流，但要注意尊重他人，避免出现争吵等情况。

-会议讨论：主持人引导参会人员进行讨论，鼓励大家积极发表意见和建议，共同探讨解决方案。

-会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议过程中的重要发言、讨论结果、决议等内容。

-会议结束：主持人总结会议内容，明确会议决议和下一步工作安排，宣布会议结束。

4.会议后续流程

-会议记录整理与分发：会议结束后，会议记录人员及时整理会议记录，经审核后分发给参会人员和相关部门。

-决议落实与跟踪：各部门和相关人员按照会议决议要求，及时落实工作任务。会议组织部门定期对决议落实情况进行跟踪和反馈，确保工作得到有效推进。

四、权利与义务

1.员工权利

-平等参与权：全体员工都有平等参与视频会议的权利，无论职位高低，都可以在会议中表达自己的观点和建议。

-获取信息权：有权获取与会议相关的资料和信息，以便更好地参与会议讨论和决策。

-提出改进建议权：对于视频会议系统的使用和会议组织等方面，员工有权提出改进