图书馆软件版本升级报备登记制度.doc

图书馆软件版本升级报备登记制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范图书馆软件系统的升级报备登记流程，确保软件升级工作有序进行，保障图书馆信息系统的稳定运行、数据安全以及各业务的正常开展，同时更好地契合图书馆“知识共享、服务至上”的企业文化，实现资源高效利用与优质服务的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于图书馆全体涉及软件系统操作与管理的员工，包括信息管理部门、各业务部门使用相关软件开展工作的人员。同时，对于因业务需求与图书馆软件系统有交互的外部合作伙伴及供应商，在涉及软件升级相关事宜时，也需遵循本制度的相关规定。

3.原则

-计划性与前瞻性：软件升级应基于图书馆业务发展规划和技术发展趋势，提前制定合理的升级计划，确保升级工作能有效支持业务增长和服务优化。

-安全性与稳定性：升级过程必须充分考虑数据安全和系统稳定性，采取必要的备份和风险评估措施，避免因升级导致系统故障或数据丢失，确保图书馆服务的连续性。

-沟通协作：信息管理部门与各业务部门应保持密切沟通与协作，共同推进软件升级工作，确保升级后的软件能满足实际业务需求，提升整体运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.信息管理部门

-部门职责：作为软件升级工作的核心管理部门，负责制定软件升级整体规划，组织协调升级相关工作，评估升级技术方案的可行性，监督升级过程的实施，并对升级后的系统进行验收和维护。

-人员职责：

-信息主管：全面负责软件升级工作的领导与决策，协调跨部门资源，审批升级计划和预算，与外部供应商进行关键事项沟通。

-系统管理员：具体负责软件升级技术方案的制定与实施，包括系统环境评估、升级前的备份操作、升级过程中的技术支持与监控，以及升级后的系统测试与故障排除。

-数据管理员：负责在软件升级前后的数据备份与恢复工作，确保数据的完整性和准确性，参与升级后的数据兼容性测试，对数据迁移过程进行记录和审计。

2.业务部门

-部门职责：负责提出软件升级的业务需求，配合信息管理部门进行需求调研和分析，参与升级前的测试工作，反馈升级对业务操作的影响，协助信息管理部门完成升级后的业务流程优化。

-人员职责：

-部门负责人：审核本部门提出的软件升级需求，协调部门内资源配合升级工作，向信息管理部门反馈业务流程调整建议，确保升级后的软件符合部门业务发展要求。

-业务专员：及时向部门负责人和信息管理部门反馈软件使用过程中发现的问题和改进需求，参与软件升级测试，提供实际业务操作场景下的反馈信息，协助完成升级后的业务操作培训。

3.财务部门

-部门职责：负责对软件升级所需费用进行预算编制、审核和控制，参与软件采购合同的审核，确保费用支出合理合规，评估升级对图书馆整体运营成本和效益的影响。

-人员职责：

-财务经理：审批软件升级预算，监督费用支出情况，与信息管理部门和业务部门沟通升级项目的成本效益分析结果，为决策提供财务支持。

-会计人员：具体负责软件升级费用的核算和账务处理，协助财务经理审核合同条款中的财务事项，对升级项目进行成本跟踪和分析。

4.外部供应商

-职责：根据图书馆的需求提供软件升级方案和技术支持，确保升级后的软件符合合同约定的功能和质量标准，负责对升级过程中出现的技术问题进行及时解决，提供必要的培训和售后服务。

三、管理流程

1.需求提出与收集

-业务部门在日常工作中发现软件功能无法满足业务需求，或根据业务发展规划提出软件升级需求，填写《软件升级需求申请表》，详细描述需求内容、期望解决的问题、对业务的影响等信息，提交给信息管理部门。

-信息管理部门定期收集各业务部门的需求申请，同时关注软件供应商发布的软件更新信息和行业技术动态，结合图书馆的整体发展战略，对收集到的需求进行初步筛选和整理。

2.需求评估与分析

-信息管理部门组织相关业务部门、财务部门以及外部供应商（如有需要）召开需求评估会议，对软件升级需求进行详细讨论和分析。评估内容包括需求的合理性、必要性、技术可行性、对现有系统的影响、升级成本以及潜在的效益等。

-信息管理部门根据评估会议的讨论结果，编制《软件升级需求评估报告》，明确需求是否可行，提出建议的解决方案和实施计划，提交给图书馆管理层审批。

3.升级计划制定

-若升级需求获得管理层批准，信息管理部门根据需求评估报告和图书馆的工作安排，制定详细的《软件升级计划》。计划内容包括升级目标、升级范围、升级时间安排、责任人员、技术方案、风险评估与应对措施、培训计划等。

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