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图书馆文献修复材料采购制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范图书馆文献修复材料的采购行为，确保采购工作的高效、透明、合规，以满足文献修复工作的需求，同时保障图书馆运营效益，提升服务质量。遵循图书馆“传承知识，服务读者，以人为本，创新发展”的企业文化和经营理念，在采购过程中注重人文关怀，为文献修复工作提供有力支持。

2.适用范围

本制度适用于图书馆所有涉及文献修复材料采购的部门和人员，包括采购部门、文献修复部门以及相关管理人员等，同时也适用于参与文献修复材料供应的供应商。

3.采购原则

采购工作遵循公开、公平、公正的原则，注重性价比，优先选择质量可靠、价格合理、环保安全的文献修复材料。同时，积极与供应商建立长期稳定的合作关系，促进扁平化管理模式下的高效沟通与协作，以提升整体运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责制定文献修复材料采购计划，根据文献修复部门的需求和库存情况，合理安排采购任务。

-寻找、筛选和评估供应商，建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行考核和评价。

-组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合图书馆的利益和要求。

-跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保材料按时、按质、按量供应。

-负责采购文件和资料的整理、归档和保管，以备审计和查询。

2.文献修复部门

-负责提出文献修复材料的需求计划，详细说明所需材料的种类、规格、数量和质量要求等。

-参与供应商的评估和选择，提供专业的技术意见和建议。

-对采购回来的文献修复材料进行验收，确保材料符合使用要求。如发现质量问题，及时与采购部门沟通并提出处理意见。

-根据实际使用情况，对文献修复材料的采购工作提出改进建议，协助采购部门优化采购流程。

3.财务管理部门

-负责审核文献修复材料采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。

-对采购合同进行财务审核，监督采购资金的支付情况，确保资金安全和合规使用。

-参与采购成本的控制和分析，提供财务数据支持，协助采购部门降低采购成本，提高运营效益。

4.监督管理部门

-对文献修复材料采购全过程进行监督，确保采购工作严格按照制度和流程执行。

-受理供应商和员工的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理，维护采购工作的公正性和严肃性。

-定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，提出改进意见和建议，促进采购工作的持续优化。

三、管理流程

1.需求申报

-文献修复部门根据文献修复工作的实际进展和需求，每月末填写《文献修复材料需求申请表》，详细列出所需材料的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，并提交给采购部门。

-对于紧急需求的文献修复材料，文献修复部门应及时填写《紧急文献修复材料需求申请表》，注明紧急原因和需求时间，优先提交给采购部门处理。

2.采购计划制定

-采购部门收到文献修复部门提交的需求申请表后，结合库存情况进行审核和汇总。对于常规需求的材料，根据历史采购数据和库存周转率，制定月度采购计划；对于紧急需求的材料，立即启动紧急采购流程。

-采购计划需明确采购材料的种类、数量、预算金额、预计到货时间等内容，并提交给财务管理部门审核。财务管理部门根据图书馆的财务状况和预算安排，对采购计划进行审核，确保采购资金的合理安排。审核通过后的采购计划报图书馆主管领导审批。

3.供应商选择与评估

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。

-对于新供应商，采购部门应组织相关人员对其进行实地考察或要求提供样品进行测试，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。同时，查询供应商的信誉记录，了解其在行业内的口碑和评价。

-采购部门根据评估结果，筛选出合格的供应商，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估报告、合作历史等资料。

-定期（每半年）对现有供应商进行考核评价，考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予优先合作、增加采购量等奖励；对表现不佳的供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，则终止合作。

4.采购谈判与合同签订

-采购部门根据采购计划，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购谈判。谈判内容包括材料价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等方面。

-在谈判过程中，采购部门应充分了解市场行情，争取最优惠的采购条件。同时，与供应商保持良好的沟通和协商，确保双方达成共识。

-谈判达成一致后，采购部门起草采购合同