化工厂设备维修记录归档管理制度.doc

化工厂设备维修记录归档管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范化工厂设备维修记录的归档管理工作，确保设备维修信息的完整性、准确性和可追溯性，为设备的后续维护、保养、改造及报废等提供有力依据，同时助力企业提升运营效益，保障安全生产。

2.适用范围

本制度适用于化工厂全体涉及设备维修记录产生、收集、整理、归档及使用的员工。同时，在客户有合理需求时，可按照相关规定为其提供必要的设备维修记录信息，以更好地服务客户。

3.企业文化与经营理念融入

秉持化工厂“安全第一、质量至上、创新发展、高效运营”的经营理念，在设备维修记录归档管理中注重严谨性和高效性。以安全为核心，确保设备维修记录能如实反映设备状况，为安全生产保驾护航；以质量为导向，保证记录信息准确可靠，助力提升设备运行质量；以创新为动力，不断优化归档管理流程，提高工作效率；以高效运营为目标，通过完善的记录管理为设备管理决策提供支持，实现资源的合理配置。

4.扁平化管理体现

打破传统层级限制，鼓励各层级员工在设备维修记录归档管理过程中积极沟通与协作。一线维修人员可直接向档案管理部门反馈记录过程中的问题与建议，档案管理人员也可及时指导维修人员做好记录工作，减少中间环节，提高工作效率。

二、组织架构与职责划分

1.设备维修部门

-负责设备维修过程中各项数据的记录，包括维修时间、维修人员、维修内容、更换的零部件等详细信息。

-确保维修记录的真实性和及时性，在维修工作完成后及时将记录提交给档案管理部门。

-配合档案管理部门对维修记录进行整理和归档，提供必要的解释和说明。

2.档案管理部门

-制定和完善设备维修记录归档管理制度及流程，并监督执行。

-负责接收、审核设备维修部门提交的维修记录，对不符合要求的记录及时返回并要求整改。

-按照既定的分类标准和存储方式，对设备维修记录进行科学归档，建立便于查询和检索的档案目录。

-负责档案的保管和维护，确保档案的安全性和完整性，防止档案损坏、丢失或泄露。

-根据企业内部各部门及客户的需求，提供档案查阅和借阅服务，并做好相应的登记和跟踪工作。

3.质量监督部门

-对设备维修记录的准确性和完整性进行定期抽查，确保记录符合质量管理要求。

-参与重大设备维修记录的审核，为设备维修质量提供评估意见，为档案管理提供质量方面的专业支持。

4.生产部门

-在设备维修影响生产计划时，及时与设备维修部门沟通，协调维修时间和进度。

-根据设备维修记录，合理安排生产任务，避免因设备故障未彻底解决而导致生产中断。

-从生产需求角度，对设备维修记录的内容和管理提出反馈和建议，以优化设备管理工作。

三、管理流程

1.维修记录的产生

-设备维修人员在进行设备维修时，应详细记录维修过程中的各项信息。维修记录应使用专门的记录表格，表格内容包括设备编号、设备名称、维修日期、故障现象、故障原因分析、维修措施、更换的零部件清单（名称、规格、型号、数量）、维修人员签名等。

-对于复杂设备的维修，维修人员应绘制维修示意图或附上详细的维修说明，以便更清晰地反映维修情况。

-在维修过程中，若发现新的问题或对原维修计划进行调整，维修人员应及时记录相关变更信息，并说明原因。

2.维修记录的提交

-维修工作完成后，维修人员应在24小时内将填写完整的维修记录提交给设备维修部门负责人。部门负责人对维修记录进行初步审核，检查记录内容是否完整、准确，签名是否齐全等。

-对于审核通过的维修记录，设备维修部门负责人应在当天将记录统一提交给档案管理部门；对于存在问题的记录，应及时返回给维修人员进行补充或修正，直至审核通过。

3.维修记录的审核与整理

-档案管理部门收到设备维修部门提交的维修记录后，对记录进行再次审核。审核内容包括记录的规范性、逻辑性以及与其他相关记录的一致性等。

-档案管理人员对审核通过的维修记录进行分类整理，按照设备类型、维修时间等因素进行分类，为后续的归档存储做好准备。对于审核不通过的记录，档案管理部门应及时与设备维修部门沟通，说明问题所在，并要求其重新提交。

4.维修记录的归档存储

-档案管理部门根据预先制定的档案存储方案，将整理好的设备维修记录进行归档。记录应采用纸质和电子两种形式进行存储，纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，并建立相应的索引目录；电子档案应存储在企业的服务器或专门的存储设备中，按照设定的文件夹结构进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。

-为每份档案建立唯一的编号，以便于查询和管理。编号应包含设备类型、年份、序号等信