制药厂发货单据填写与核对制度.doc

制药厂发货单据填写与核对制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范制药厂发货单据的填写与核对流程，确保发货信息的准确性、完整性和及时性，保障药品能够准确无误地交付给客户，同时加强内部管理，提升运营效益，符合制药厂严谨、负责的企业文化与经营理念。

2.适用范围

本制度适用于制药厂内涉及发货单据填写与核对的所有员工，包括但不限于销售部门、仓库管理部门、物流配送部门等相关人员。同时，也适用于与发货流程相关的外部合作伙伴及顾客，以确保各方在发货环节信息沟通的顺畅与准确。

3.基本原则

-准确性原则：发货单据上填写的所有信息必须与实际发货情况相符，确保药品名称、规格、数量、客户信息等准确无误。

-完整性原则：发货单据应包含所有必要信息，不得遗漏关键内容，保证单据的完整性以便后续流程的顺利进行。

-及时性原则：发货单据的填写与核对工作应在规定时间内完成，确保发货流程的高效推进，不影响客户的收货时间。

-责任明确原则：明确各部门及人员在发货单据填写与核对过程中的职责，做到责任到人，便于追溯和管理。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-职责

-负责接收客户订单信息，并准确录入发货单据的客户相关信息，包括客户名称、地址、联系方式等。

-根据订单内容，详细填写所订药品的名称、规格、数量等信息，确保与客户需求一致。

-在发货单据上注明特殊要求，如发货时间、包装要求等，并及时传递给仓库管理部门。

-人员配置与分工

-销售人员：直接与客户对接，收集订单信息并初步填写发货单据。

-销售内勤：负责对销售人员填写的发货单据进行初步审核，确保信息的完整性和准确性，然后将单据传递给仓库管理部门。

2.仓库管理部门

-职责

-根据销售部门传递的发货单据进行库存核对，确认所订药品的库存数量是否充足。

-按照发货单据的要求进行药品的拣货、包装工作，并在单据上记录实际发货的批次、生产日期等信息。

-在完成发货准备后，将发货单据传递给物流配送部门，并与物流人员进行交接确认。

-人员配置与分工

-仓库管理员：负责库存管理和药品的拣货、包装操作，在发货单据上记录实际操作信息。

-仓库主管：对仓库管理员填写的发货单据进行审核，确保发货信息与库存记录一致，协调与物流配送部门的交接工作。

3.物流配送部门

-职责

-接收仓库管理部门传递的发货单据，仔细核对单据上的信息与实际接收货物是否一致。

-根据发货单据安排运输车辆、确定运输路线，并记录发货时间、预计送达时间等信息。

-在货物送达客户后，及时将客户签收的发货单据返回给销售部门，作为货物已交付的凭证。

-人员配置与分工

-物流调度员：负责安排运输车辆和规划运输路线，在发货单据上记录相关信息。

-送货司机：在接收货物时核对发货单据与货物的一致性，负责将货物安全送达客户手中，并获取客户签收的发货单据。

三、管理流程

1.发货单据填写流程

-销售部门填写

-销售人员在接到客户订单后，立即启动发货单据填写流程。首先，准确填写客户基本信息，包括客户全称、详细地址、联系电话、联系人姓名等，确保信息的真实性和有效性。

-按照订单内容，详细罗列所订药品的名称、通用名、商品名、规格、剂型、数量等信息。对于每种药品，要注明其对应的生产批次（如有要求）。

-如有特殊发货要求，如加急发货、指定运输方式、特殊包装等，应在单据的备注栏中清晰注明。

-填写完成后，销售人员将发货单据提交给销售内勤进行初步审核。

-销售内勤审核

-销售内勤收到销售人员提交的发货单据后，对单据内容进行全面审核。审核内容包括客户信息的完整性、药品信息的准确性、特殊要求的明确性等。

-若发现单据存在问题，销售内勤及时与销售人员沟通核实，要求其进行修改完善。审核通过后，销售内勤将发货单据传递给仓库管理部门。

2.发货单据核对流程

-仓库管理部门核对

-仓库管理员收到销售部门传递的发货单据后，首先核对库存系统中所订药品的库存数量是否满足发货要求。若库存不足，及时反馈给销售部门，由销售部门与客户沟通协调。

-在拣货和包装过程中，仓库管理员对照发货单据逐一核对药品的名称、规格、数量、批次等信息，确保实际发货与单据一致。