制药厂财务专用章分开管理制度.doc

制药厂财务专用章分开管理制度

一、总则

1.目的：为加强制药厂财务专用章的管理，确保财务安全，防范财务风险，结合本厂实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过将财务专用章分开管理，明确责任，规范使用流程，保障制药厂财务活动的合法、合规、安全进行。

2.适用范围：本制度适用于制药厂全体涉及财务专用章管理与使用的员工。包括但不限于财务部门相关人员、授权使用财务专用章的其他部门人员以及对财务专用章管理负有监督职责的人员。

3.指导原则：遵循合法性、安全性、规范性和效率性原则。财务专用章的管理与使用必须符合国家法律法规和财务制度的规定，确保印章安全，防止印章被盗用、滥用。同时，要规范印章的使用流程，提高工作效率，保障制药厂正常的财务运营。

4.企业文化与经营理念体现：本制度贯彻制药厂“质量至上、关爱生命、诚信经营、创新发展”的企业文化与经营理念。在财务专用章管理中，强调诚信与责任，要求相关人员以高度的责任心对待印章管理工作，确保财务信息的真实性和财务活动的诚信性，为实现企业的经营目标提供有力保障。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-财务负责人：全面负责财务专用章的管理工作，制定印章管理的相关规定和流程，并监督执行。审核财务专用章使用申请，对重大财务事项的印章使用进行审批。定期检查财务专用章的保管和使用情况，对发现的问题及时采取措施进行整改。

-印章保管人员：负责财务专用章的日常保管，确保印章存放在安全的场所，配备必要的安全防护设施。严格按照规定的流程和审批手续使用财务专用章，对印章的使用情况进行详细登记。在印章交接时，办理相关的交接手续，确保印章的安全过渡。

-财务经办人员：根据工作需要，提出财务专用章使用申请，填写相关申请表格，说明用章事由、金额、对方单位等信息，并提交给财务负责人审批。在获得审批后，按照规定的流程到印章保管人员处盖章，并在盖章后对相关文件进行妥善保管。

2.其他部门

-部门负责人：负责本部门涉及财务专用章使用事项的审核。对本部门员工提出的用章申请进行初步审查，确保用章事项符合本部门的业务需求和企业的规定。在申请表格上签署意见后，提交给财务负责人审批。

-具体业务人员：在涉及需要使用财务专用章的业务时，向本部门负责人提出申请，填写用章申请表格，详细说明业务情况和用章原因。在获得本部门负责人和财务负责人的审批后，按照规定的流程到财务部门盖章。

3.监督部门

-审计部门：定期对财务专用章的管理和使用情况进行审计监督。检查印章保管是否安全，使用流程是否合规，审批手续是否完备等。对审计过程中发现的问题提出整改意见，并监督整改措施的落实情况。

-行政部门：协助财务部门和审计部门进行财务专用章的管理工作。对印章保管场所的安全设施进行检查和维护，确保印章保管环境的安全。在涉及印章交接等事项时，作为第三方进行监督，确保交接过程的公正、透明。

三、管理流程

1.申请流程

-当各部门有使用财务专用章的需求时，具体业务人员需填写《财务专用章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称及内容摘要、涉及金额（如有）、对方单位名称、用章日期等信息。

-将填写完整的申请表提交给本部门负责人，部门负责人对申请事项进行审核，确认无误后在申请表上签署意见。

-部门负责人审核通过后，申请表流转至财务负责人处。财务负责人根据财务制度和相关规定，对申请事项进行审批。对于重大财务事项或金额较大的用章申请，财务负责人应组织相关人员进行讨论和评估，确保用章事项的合理性和合规性。

2.审批流程

-财务负责人在收到申请表后，应在[X]个工作日内完成审批。如申请事项符合规定，财务负责人在申请表上签署同意意见；如申请事项存在疑问或不符合规定，财务负责人应及时与申请部门沟通，要求其补充材料或说明情况，如不同意用章，应在申请表上注明原因。

-对于一些紧急且重要的用章事项，在无法及时完成正常审批流程的情况下，经财务负责人同意，可以采用口头或邮件等方式先行请示，在用章后[X]个工作日内补齐审批手续。

3.用章流程

-经审批通过的申请表流转至印章保管人员处，印章保管人员根据申请表上的信息，核对用章文件的内容与申请表是否一致。确认无误后，在规定的位置加盖财务专用章，并在《财务专用章使用登记簿》上记录用章日期、用章人、用章事由、用章文件名称、涉及金额等详细信息。

-用章完成后，印章保管人员将用章文件和申请表一并交还给申请部门的业务人员。业务人员对用章文件进行检查，确保印章加盖清晰、位置正确。如发现问题，应及时与印章保管人员沟通处理。

4.印章保管流程

-财务专用章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙和密码分