制药厂内部往来账目月度核对制度.doc

制药厂内部往来账目月度核对制度

一、总则

1.目的

本制度旨在加强制药厂内部财务管理，规范内部往来账目的月度核对工作，确保账目清晰、准确，保障制药厂运营效益，及时发现和解决财务问题，防范财务风险。同时，通过规范化的账目核对流程，提升各部门之间的协作效率，符合制药厂扁平化管理的理念，促进整体运营的顺畅。

2.适用范围

本制度适用于制药厂全体涉及内部往来账目的部门及员工。涵盖采购部门、生产部门、销售部门、仓储部门、财务部门等与资金往来、物资流转相关的所有环节。

3.制定依据

依据国家相关法律法规、财务会计准则以及制药厂的经营理念和管理要求制定本制度。制药厂秉持“质量至上，服务客户，创新发展，追求卓越”的经营理念，内部往来账目核对工作需以此为指导，确保财务数据真实可靠，为客户提供优质服务的同时保障制药厂的稳健发展。

4.原则

-准确性原则：账目核对工作务必保证数据的准确无误，如实反映各部门之间的经济往来。

-及时性原则：每月按时完成账目核对工作，确保财务信息的时效性，以便及时决策和管理。

-全面性原则：涵盖所有内部往来账目，包括但不限于资金拆借、物资调拨、服务费用等，不遗漏任何一项往来业务。

-协作性原则：各部门需密切配合，积极沟通，共同完成账目核对工作，体现扁平化管理下的高效协作精神。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-主导核对工作：作为内部往来账目月度核对工作的核心部门，负责制定账目核对计划、组织协调各部门开展核对工作，并汇总核对结果。

-数据提供与审核：向其他部门提供准确的账目数据，对各部门反馈的核对差异进行审核和分析，协助查找原因并提出解决方案。

-档案管理：负责整理、归档内部往来账目核对的相关资料，包括核对报表、差异说明、调整凭证等，以备后续查阅和审计。

2.业务部门（采购、生产、销售、仓储等）

-数据核对：各业务部门指定专人负责本部门内部往来账目的核对工作，依据财务部门提供的数据，与本部门的业务记录进行细致比对，确保账目一致。

-差异反馈：如发现账目差异，及时与财务部门沟通，详细说明差异情况及可能的原因，配合财务部门进行调查核实。

-数据提供：在核对过程中，向财务部门提供必要的业务数据和原始凭证，以支持账目核对工作的顺利进行。

3.管理层

-监督与指导：对内部往来账目月度核对工作进行监督，确保制度的有效执行。对核对过程中出现的重大问题进行指导和决策，协调各部门之间的工作关系。

-审批与决策：审批账目核对结果报告，根据核对情况做出相应的决策，如调整账目、完善流程、追究责任等，以保障制药厂的运营效益和财务管理规范。

三、管理流程

1.核对准备阶段

-通知发布：每月初，财务部门向各业务部门发布内部往来账目月度核对通知，明确核对的账目期间、范围、要求和时间节点。

-数据准备：财务部门整理并准备好各部门的内部往来账目数据，包括明细账、总账、报表等，确保数据的完整性和准确性。同时，各业务部门整理本部门与内部往来相关的业务记录、合同协议、出入库单据等资料，为账目核对做好充分准备。

2.核对实施阶段

-部门自查：各业务部门核对人员依据财务部门提供的数据，与本部门的业务记录进行逐笔核对。重点核对往来款项的金额、业务发生时间、业务内容等信息，确保账账相符。

-部门间互核：对于涉及多个部门的往来业务，相关部门之间进行相互核对，确保各方记录一致。例如，采购部门与仓储部门核对物资采购与入库情况，销售部门与财务部门核对销售款项的收付情况等。

-差异记录与沟通：在核对过程中，如发现账目差异，核对人员应详细记录差异内容、涉及金额、业务事项等信息，并及时与相关部门沟通。沟通方式可采用面对面交流、电子邮件、内部工作平台等，确保信息传递的及时和准确。

3.差异处理阶段

-原因分析：对于账目差异，由财务部门牵头，相关业务部门配合，共同分析差异产生的原因。可能的原因包括记账错误、业务流程不规范、单据传递不及时、数据录入错误等。

-调整处理：根据差异原因，制定相应的调整方案。如属于记账错误，由财务部门及时进行账目调整；如涉及业务流程问题，由相关业务部门优化流程并进行相应处理；如因单据传递或数据录入问题，及时补充或更正相关信息。

-跟踪反馈：调整处理完成后，财务部门对调整结果进行跟踪，确保差异得到彻底解决。同时，将差异处理情况反馈给相关部门，以便各部门了解处理进度和结果。

4.结果报告阶段

-报告编制：财务部门根据账目核对情况，编制内部往来账目月度核对结果报告。报告内容包括核对工作概述、核对结果（账账相符情况、差异情况及处