研究生会议室预约规定​.doc

研究生会议室预约规定?

一、总则

为了合理、高效地利用学校研究生会议室资源，确保研究生的学习、科研、交流等活动顺利进行，特制定本预约规定。本规定适用于本校全体研究生及相关科研团队。

二、会议室信息

1.会议室分布与规格：学校设有[X]个研究生会议室，分布于[具体地点]。各会议室规格不同，分别可容纳[人数区间]不等，具体信息可在研究生院官网查询。

2.会议室设备：各会议室配备基本的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、白板等。部分会议室还提供特殊设备，如高清视频会议系统等，使用前请提前了解。

三、预约方式

1.线上预约平台：学校搭建了研究生会议室线上预约平台（[平台网址]），研究生可通过个人账号登录进行预约操作。账号与学校统一认证账号一致，初始密码为[具体密码]，首次登录请及时修改密码。

2.预约申请提交：登录平台后，点击“会议室预约”选项，选择所需会议室、预约时间（精确到半小时），填写会议主题、参会人数、联系方式等信息，并上传相关证明文件（如学术研讨活动通知、导师批准的科研项目讨论计划等），提交预约申请。

3.审批流程：预约申请提交后，由研究生院管理人员进行审批。审批时间一般不超过[X]个工作日。如申请信息完整、合理，且会议室资源允许，将予以批准；如存在问题，管理人员将通过平台留言或短信方式告知申请人修改。

四、预约时间限制

1.提前预约：为确保会议室资源合理安排，建议至少提前[X]个工作日进行预约。特殊情况需紧急预约的，可通过电话联系研究生院管理人员（联系电话：[具体号码]）说明情况，经同意后进行预约。

2.单次预约时长：单次预约时长一般不超过[X]小时。如需延长，需在预约申请中注明原因，经审批通过后方可延长。同一会议室同一申请人每周累计预约时长不超过[X]小时。

3.预约截止时间：预约截止时间为会议开始前[X]小时。如超过截止时间仍未提交预约申请，将视为自动放弃预约。

五、使用规范

1.按时使用：预约成功后，请申请人务必按时到达会议室。如因特殊情况无法按时使用，应至少提前[X]小时取消预约，以便其他同学使用。未按时到达且未取消预约的，将被视为违约，累计[X]次违约将暂停其[X]个月的预约资格。

2.保持整洁：使用会议室期间，使用者应爱护室内设施设备，保持会议室整洁卫生。会议结束后，应将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。如发现设施设备损坏或丢失，使用者需照价赔偿。

3.遵守秩序：在会议室使用过程中，应遵守公共秩序，不得大声喧哗、打闹，以免影响其他人员。严禁在会议室内进行与学习、科研无关的活动。

六、优先使用原则

1.学术活动优先：涉及学术讲座、学术交流、科研项目汇报等重要学术活动的预约申请，在同等条件下优先审批。申请人需在预约申请中详细说明学术活动的内容、规模、影响力等信息。

2.紧急情况优先：因学校临时安排的紧急会议、突发事件处理等需要使用会议室的，将优先保障使用。原预约使用者应积极配合调整预约时间，研究生院将视情况协助解决相关问题。

七、监督与反馈

1.监督检查：研究生院将不定期对会议室的使用情况进行检查，如发现违反本规定的行为，将按照相关规定进行处理。

2.反馈渠道：研究生在会议室预约和使用过程中，如遇到问题或有任何建议，可通过以下方式向研究生院反馈：

-线上反馈：在预约平台“意见反馈”板块留言。

-邮箱反馈：发送邮件至[具体邮箱地址]。

-电话反馈：拨打研究生院办公电话[具体号码]。

八、附则

1.本规定自发布之日起施行，由研究生院负责解释和修订。

2.如遇学校重大活动或特殊情况，研究生院有权对会议室预约安排进行调整，并提前通知相关使用者。