职业技术学院行政印章使用登记管理细则​.doc

职业技术学院行政印章使用登记管理细则?

一、总则

1.为加强学院行政印章的管理，规范印章的使用与登记行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，根据国家有关法律法规及学院实际情况，特制定本细则。

2.本细则所指行政印章包括学院公章、学院法定代表人印章以及各行政部门公章。

3.行政印章的使用登记管理遵循“严格审批、规范登记、责任明确”的原则。

二、印章的保管

1.学院公章：由学院办公室指定专人负责保管。保管人员应具备高度的责任心，确保公章存放于安全的保险柜中，保险柜钥匙和密码应由保管人员分别妥善保管。

2.学院法定代表人印章：由学院财务部门负责保管，保管要求同学院公章。

3.各行政部门公章：由各部门指定专人负责保管，部门负责人应监督保管人员做好印章的日常保管工作，确保印章安全。

三、印章的使用范围

1.学院公章

-以学院名义向上级机关、外部单位报送的各类正式文件、报告、请示等。

-学院对外签订的合同、协议等具有法律效力的文书。

-学院出具的各类证明、介绍信，涉及学院师生的学历证明、成绩证明、就业推荐等重要材料。

-其他需要以学院名义盖章确认的重要事项。

2.学院法定代表人印章：主要用于学院财务结算、贷款、担保等经济业务相关的票据、文件上，与财务专用章配合使用。

3.各行政部门公章：用于各部门职权范围内的一般性业务往来文件、通知、报告等，不得超越部门职权范围使用。

四、印章使用的审批程序

1.一般性文件

-以学院名义发文，经学院办公室审核，分管院领导签字同意后，方可使用学院公章。

-各行政部门的一般性文件，由部门负责人审核签字后，可使用本部门公章。

2.重要文件和合同协议

-涉及学院重大决策、重要业务、经济往来等重要文件和合同协议，需经相关部门负责人、分管院领导审核，报学院主要领导审批签字后，方可使用学院公章。

-在签订合同协议时，需同时提供合同文本的起草说明、相关部门的审核意见等资料，确保合同条款符合法律法规和学院利益。

3.证明、介绍信等材料

-师生个人因工作、学习、生活等需要开具的各类证明、介绍信，由所在部门或系部审核，经学院办公室批准后，使用学院公章或相关部门公章。

-涉及重要事项的证明材料，如学历证明、成绩证明等，除上述审批流程外，还需相关业务部门负责人签字确认。

五、印章使用的登记要求

1.设立专门登记簿：学院办公室和各行政部门应分别设立行政印章使用登记簿，对印章的使用情况进行详细记录。登记簿应包括日期、用印部门、用印事由、文件名称及文号、批准人、用印人、印章类别等内容。

2.详细登记信息：每次使用印章时，用印人应按照登记簿的要求，如实填写相关信息。对于合同协议等重要文件，还应登记文件编号、对方单位名称等信息。

3.签字确认：用印完毕后，用印人、批准人应在登记簿上签字确认。批准人应检查用印事项是否符合审批程序和规定，用印人应确保登记信息的准确性和完整性。

六、印章使用的监督与责任追究

1.监督检查：学院办公室负责对各部门行政印章的使用登记情况进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括印章保管是否安全、使用审批程序是否规范、登记记录是否完整等。

2.责任追究：对违反本细则规定，擅自使用印章、超越权限使用印章、未按规定进行登记等行为，学院将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过等纪律处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。

七、附则

1.本细则自发布之日起施行，如有未尽事宜，由学院办公室负责解释和修订。

2.各系部可参照本细则，结合自身实际情况，制定本系部印章使用登记管理办法，并报学院办公室备案。