附件6：档 案数据加工技术标准05231修订版.docVIP

档案扫描招标技术方案 合生创展集团有限公司档案扫描项目旨在利用信息化手段提高档案管理工作质量和水平，更好地为业务部门提供档案利用服务。该项目范围涵盖合生创展集团北京总部、华北片区公司（北京）、广州地区公司（广州）、天津地区公司（天津）、上海地区公司（上海）、商业地产公司（上海）、广东东部地区公司（惠州）等地。扫描的档案主要包括自1992年公司成立以来的各类文书档案、工程项目档案等。需扫描档案以A4幅面纸质文件为主，有部分大幅面的工程图纸。针对该扫描项目，我司特提出以下技术标准： 1. 档案扫描实施前准备工作标准 在档案数字化项目实施之前必须做好各项准备工作，保证档案数字化工作在安全、无隐患的环境中进行。数字化加工企业需根据本公司档案管理现状和档案保管的质量，制定相应的数字化方案，配备足够的数字化现场实施人员，保证档案数字化工作按时完成。 1.1. 项目实施组织机构和人员配备 由于该扫描项目涉及地域范围较广，要求中标商在北京、广州、上海、天津、惠州等地设分公司，或其业务能辐射到这些地区。 中标商需将合生集团公司的档案进行扫描，综合考虑需扫描档案的数量和质量，计算出需要配备的各类加工人员数量以及相应的组织机构，包括项目经理、整理人员、扫描人员、修图人员、质检人员和还原人员、数据刻录人员、图像挂接等，每组人员应不少于5人，档案数量较多的地区可派驻2-3组人员，但如档案数量较少的地区，可适当调整到3-4，人员一旦入场，不可随意抽调和更换项目组成员，需经我司档案员同意后，方可适当调整人员数量。 工作人员需是在中标单位有一年以上工作经历（以社保交费依据为准），要有很高的纪律性和自觉性，遵守必威体育官网网址规定。 要求扫描加工单位在签订合同20天内，有关扫描工作人员进驻扫描加工场地开始扫描加工工作。 1.2. 项目实施设备配置 合生创展集团公司不提供档案扫描所需设备，扫描加工的硬件、设备由中标单位提供。 根据档案原件纸张质量、纸张幅面大小，选择不同类型的扫描仪、适当调整合适的分辨率、和扫描色彩，确保扫描图像的清晰、完整，同时最大可能地降低因扫描造成的档案原件的损坏。 根据不同档案纸张的大小、厚薄及页面色彩，选择不同的扫描仪。较为规整的选择高速扫描仪，较薄、较厚和不规整的用平板扫描仪，幅面较大的图纸用工程扫描仪。这样既能达到保护档案的目的，也能提高档案数字化加工的速度。 1.3．加工场地 一般应该在档案保管地现场进行扫描，不可带出扫描，如特殊情况，需要临时到其他地方扫描，需严格记录带出数量和内容，并做好必威体育官网网址工作。 2.档案扫描项目现场管理 2.1.要求中标单位在签订合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。不得随意更换项目工作人员，如确需更换工作人员须向合生创展集团有限公司提供说明文件并备案。 2.2.项目工作人员每周需5×10小时驻场，视项目的进度适当加班；项目工作人员需严格遵守上下班时间，不得迟到、早退和旷工等。 2.3. 项目工期方面：要求自合同签订之日起， 在合同签订的工期内完成。 2.4.乙方需将项目工作人员的基本信息及身份证复印件在我司备份，便于我司对项目工作人员的了解和管理。 2.5.保持档案扫描现场整洁有序，不得随地堆放档案。 2.6.指定专人做好档案的清点交接工作，做好移交记录，归还档案时还要提供扫描加工工作流情况说明，并随同档案一起交接。 3. 纸质档案和图纸扫描技术方案及工作标准 档案扫描工作流程图 档案扫描加工流程图 3.1. 档案提卷出库 为保证档案不遗失，档案出库采取一日一提，当天工作开始前半个小时数字化团队在我司档案负责人的陪伴下到档案库房提取档案，当天工作结束前半个小时归还所提档案。在档案下架时，要按照档案原来的排放顺序，作好记录，在档案归还时能保证档案按原位置排列，不打乱其原排放顺序。 3.2. 档案拆卷整理 为确保档案数字化质量，扫描完图像清晰可辨，并符合国家关于档案数字化的要求， 需要对档案进行适当整理。包括：目录数据准备、拆除装订、区分扫描件与非扫描件、对案卷查重补漏、检查案卷排列顺序、编制页码、页面修整、整理登记和装订等工作。 3.3. 扫描 扫描是档案数字化的最关键、最重要的部分，扫描的好坏直接影响数字化工程的质量。 3.3.1. 扫描原则 ??不重、不漏：档案的每一张纸都要扫描，无论单面、双面有信息的都要扫描，并且要保证不能出现重复扫描； ??不重、不轻：不重不轻主要是保证扫描后的档案线条清晰、无断线、无断字、线条不过黑、字迹不成黑团、清晰可辩。同时也保证了扫描后图像大小控制在一个合理的范围内； ??数字化人员严格按照扫描流程，保证不扫错、扫乱。根据纸张情况采用不同扫描仪扫描之后，档案要恢复原来的排放顺序； ??