外贸企业的经营业务系统试运行总结报告.doc

关于各部门在经营业务系统试运行总结报告中所提意见和建议处理情况的通报 新的经营业务系统经过1年多的开发调试,已于2007年12月17日在全公司上线试运行。各部门对试运行工作给予了高度的重视,到目前为止,系统每日实时在线的平均人数超过50人,系统内新做单据份数已过2500份,新旧系统数据移植完成八万多份。为了便于公司领导了解和掌握系统的试运行情况,经营管理部组织相关部门对系统试运行情况向公司领导进行了汇报。大家在对系统整体功能充分肯定的同时,结合业务操作的实际情况,提出了一些改进意见和建议。在与相关部门对所提意见和建议进行沟通后,我们已对系统进行了完善。现将所提意见和建议，以及对应的具体处理情况归纳整理通报如下: 第一类建议和意见：系统功能不完善，需要对系统进行修改调整的。 处理意见:针对提出的意见或建议，调整或进一步细化系统功能，适应业务操作的需要。 系统功能强大，可是开启、运行速度较慢。 处理意见：由于新系统开启了消息提示功能，每次进入系统时，要花费一定的时间刷新大量未读提示消息。同时，由于公司部分计算机内存较小,运行新系统时较慢。经营管理部已经开始对内存小的计算机进行扩容，同时我们进行排查损坏的电话接口，重新设置跳线，设定计算机上网固定地址等工作,所以工作量较大。目前美欧部、中东部、石化部、技术支持部4部门已经升级完毕，全部工作预计第一季度完成。 在单据制作的第一步如果确定了项目成员，所有后续的制单步骤能否自动添加项目成员，避免每步都要添加? 对从老系统迁移的未执行完毕的合同，在新系统中要将新执行人员添加到原项目组中，实际操作比较烦琐，是否可以一次性统一添加上？ 处理意见：我们已对系统功能进行了完善，项目组成员名单在流程进行的任何一个环节确定后，后续的新单据中会自动添加。不必每步都添加。对于从旧系统中导入的未执行完项目一次性添加项目组成员到该项目下。解决所有单据的问题,目前还没有解决，我们正在制定相关方案，在对系统功能进行完善之后，可以实现。目前只能对应具体单据分别授权。 新系统中由技术支持部添加物资编码。专业经营部门是否可以有权添加物资编码? 处理意见：依据经营管理规定已经修改完成，目前专业经营部门能够独立添加需要物资的对应编码，系统同时记录添加人，添加部门和添加日期。技术支持部可以依据记录和实际情况随时复审。 有些项目的销售代理费立项表，在新系统运行前已经审批过，现在是否需要重新输机并审批？ 处理意见：已审批签字的销售代理费立项表，新系统中需要补录，但只需通知经营管理部在新系统中一次性统一生效，不需要再重新逐级审批生效签字。 销售代理费立项中，申请表中仅填写合同金额，有时合同价格条款为CIF，但是实际销售代理费比例以FOB价格为基数。 处理意见：在原来的立项申请表基础上添加了销售代理费基数：按合同价格条款销售代理费、FOB价格销售代理费、固定销售代理费。 领导在审批时有时纸质的已签字,系统中忘记生效了，可否不生效就不能打印？ 处理意见：系统已经修改完成，系统中经过部门领导一级的审批生效后，业务员或部门经理可打印一张。再逐级审批生效签字。 单项核算的利润率不超过10%，但总核算的利润率为12%。 处理意见：上线试运行时,由于核算公式定义出现错误,导致总核算率出现异常,目前已经修改完毕。 打印总核算太费劲，需要预先导为word文档。机器大多数速度很慢，导出的时间长，能否把打印总核算放在台面上直接操作。 处理意见：我们在系统中已经增加了系统直接打印功能，如果需要对系统打印的文档进行编辑，也可预先导为word文档，编辑后打印。 由于汇率一栏需要自己输入,导致内贸,外贸价格与实际的不一致。能否在录入内贸,外贸价格之后,系统自动算出相应的汇率? 处理意见：由财务资产部每日在系统内录入当天外汇汇率。业务员选择币种，录入原币金额后，依据财务资产部录入的汇率，系统自动折算其它币种金额。 进行收汇认领时，原合同管理系统中的发票未导入新系统，如何将收汇认领到发票项下？ 处理意见：对于老合同管理系统中的发票，由于与收汇等信息没有关联，在新的经营业务系统中并未导入。目前系统中老的销售发票是依据以前的核销单生成，业务员可以将收汇认领到所生成的发票下。（具体操作见附件：出口收汇认领教程） 合同发票多币种收汇如何认领到合同及销售发票？ 处理意见：鉴于目前出现的多币种收汇情况还比较少，遇到多币种收汇，还是需要提交经营管理部进行币种转换。我们将在下一步对系统进行完善。 数据从旧系统移植到新系统后，在销售待出运库中，存在部分实际已经发货的产品，是否会影响合同关闭？ 处理意见：我们在出口合同录入界面中增加了“已发货完毕选项”，在旧系统中已经发货完毕的合同，选中后，在待出运工作台中就会自动过滤掉，同时也不会影响合同的关闭；对于新做的单据，由于不会出