公证认证常识和相关规定.docx

公正认证随着公司海外业务的快速发展，涉外公证认证的需求量也在不断增加。为规范公证认证办理，确保公证认证服务及时准确，现就涉外公证认证的目的、职责分工、程序、所需时间及相关要求介绍并通知如下：涉外公证认证的目的文件的涉外公证认证，是指由公证认证机构对在中国境内形成或制作的法律文件或文书（包括公司文件，如公司章程、营业执照、授权书等；及个人文件，如毕业证书、学位证书、个人简历等）的签署人身份及签字印章属实进行证明，从而使得此类文件在外国（通常是海外项目所在国）得到承认，并能够用于特定目的。如果作为相对方的外国政府、公司或个人认可原始法律文件或文书的效力，则无需办理涉外公证认证。涉外公证认证的职责分工公司单位需要办理公证认证的，报法规处统一办理。海外项目需要办理公证认证的，通过公司协调处报法规处办理。非在京二级单位的公证认证由本单位自行办理，由法规处提供指导和协助。各单位应指定专人负责公证认证事务。涉外公证认证的程序涉外公证认证的程序通常包括以下三个主要环节：公证环节：文件在中国司法部批准的公证机关进行公证，由公证机关对文件进行证明，由公证员签字并加盖公证机关印章；外交部认证环节：中国外交部对公证文件进行审核，证明公证机关印章及公证员的签字属实，并加盖外交部领事司印章；领事认证环节：文件使用国的驻华大使馆对外交部审核过的公证文件作出承认，并签章。涉外公证认证所需的时间因文件认证所在的大使馆不同，办理公证认证所需的时间也不尽相同。在加急办理的情形下，公证认证的整个流程通常需要5至7周左右，而在哈萨克斯坦、阿尔及利亚及南美一些国家办理的认证则需要2至3个月的时间。与此同时，涉外公证认证的办理时间具有较大的不确定性，时常会受到两国外交关系波动、东道国限制外籍劳工数量的政策、使馆工作人员休假等因素的影响，导致办理时间大幅延长。为此，在办理涉外公证认证时，做好计划，尽早提出申请。个人文件办理涉外公证认证的相关要求涉外公证认证涉及的个人文件通常包括学历证书、学位证书、个人简历等。需求单位办理相关个人文件涉外公证认证的，通常需要提交以下文件：学历、学位公认证（1）相关人员的毕业证书原件（学历公证认证）或学位证书原件（学位公证认证）。证书原件的字迹、签字、盖章及钢印均必须清晰可辨。证书持有人的姓名、出生日期等信息必须与其护照的记载一致。通常文件使用国都会对学历学位等级有一定要求（如可能要求必须是本科以上学历），公证认证需求部门应确保提交的证书符合要求。公证认证需求部门应确保提交文件的真实性。虚假文件如被公证认证机构、文件使用国相关机构或个人发现，可能导致造假人承担刑事责任，并对公司乃至集团公司的经营活动造成极为不利的影响。（2）相关人员个人因公护照的复印件，如公证机关要求提供因公护照原件时，需求单位应及时提供。（3）相关人员的出国任务证明。根据公司的外事纪律，只有办理了因公出国任务手续的人员才能由公司办理个人文件的涉外公证认证。个人简历公认证（1）相关人员的个人简历，须加盖公司人事处公章。（2）相关人员个人因公护照的复印件，如公证机关要求提供因公护照原件时，需求单位应及时提供。（3）相关人员的出国任务证明。（4）相应的证明材料，如个人简历记载某人为工程师，应提交工程师证原件及其复印件。学历公证认证承诺书兹承诺本经办人提交企管法规处办理公、认证的学历证书及如下信息真实、合法：学历与学位毕业院校及校（院）长毕业时间证书编号如因以上信息不属实所引起的一切行政责任及法律后果，将完全由本经办人承担。特此承诺！承诺人：年 月 日涉外公证认证关于新赴哈中方人员办理文凭涉外公证和哈国使、领馆认证相关事宜的通知各单位：由于哈萨克斯坦国政府于2007年底对劳务许可法规进行了修订，新的外国人劳务许可发放法规将于2008年6月1日起实施。近期，哈萨克斯坦驻华使馆对赴哈工作人员的各类个人文件资料公证认证提出了更为严格的要求。根据哈萨克斯坦驻华使馆的要求，今后新赴哈中方人员办理文凭等个人材料的涉外公证和哈国使、领馆认证时，请严格按照以下要求提供材料：1、赴哈人员高等教育学历（大专以上）证书原件；2、上述学历证书上各类编号和校长姓名的清单，要求提交电子版和打印版；3、赴哈人员本人护照原件或复印件，以及护照的出入境盖章信息。其中出入境盖章信息要求整理后提交电子版和打印版，语言要求为中文或俄文，并加盖“中油长城钻井有限责任公司”公章；4、赴哈人员的中国居民身份证复印件，并加盖“中油长城钻井有限责任公司”公章。同时，请各单位严格核实和把关学历证书的真实性，确保不发生因为文件的真实性而引起的外交及法律风险。为保障上述工作劳务许可的顺利办理，请各单位在今后选派赴哈工作人员时要严格执行和遵守此项规定。对于不符合要求的人员，哈萨克驻华使馆将不予以办理认证。特此通知。2008年