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浅谈办公自动化在现代企业中应用 　　中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2011）01-112-02 　　摘 要 本文简述了办公自动化的概念、特征及发展趋势，也说明了当前企业实现办公自动化过程中出现的问题及防治对策。 　　关键词 办公自动化 特征 趋势 问题 对策 　　 　　一、前言 　　办公自动化系统是由计算机技术、通讯技术等高新技术所支撑的辅助办公的自动化手段，其主要包括：电子信箱、视听、电子显示屏、文字处理、共用信息库、日常事务、网站管理等若干部分。它主要完成各类电子数据处理，对各类信息实施有效管理，辅助决策者做出正确迅速的决定或帮助其快捷迅速完成工作等功能。 　　办公自动化是办公人员利用现代科学技术的必威体育精装版成果，借助先进的办公设备，实现办公科学化、自动化、电子化。其目的是最大限度提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错，缩短办公处理周期，通过科学的管理方法，借助于先进技术，提高管理和决策的科学化水平，从而实现办公业务自动化。 　　二、办公自动化系统的基本特征 　　（一）交互性 　　一般的数据处理是单一的控制流，有事先确定的输入输出，无需人的干预；办公自动化系统则往往需要根据不同的输入调动不同的控制，因而人机对话，人的干预是必不可少的。 　　（二）协同性 　　办公活动通常是有组织的分层次的群体活动。因此，办公自动化系统应支持一个组织机构内的所有工作人员能够进行协同工作，以完成一项共同的任务。 　　（三）多学科交叉 　　办公自动化系统的建立和发展是相关的现代科学技术交叉融合的结果，是以计算机科学、信息科学、行为科学、管理科学、系统工程学和现代通信技术等作为支撑平台的。 　　（四）网络化 　　现代办公自动化系统是基于计算机网络的，包括局域网（LAN）、因特网（Internet）、内联网（Intranet）和外联网（Extranet）等。 　　（五）对象的多样性 　　对于事物处理型办公自动化系统，应用对象的需求相对比较一致，表现在有通用的商品化应用软件。而在信息管理型办公自动化系统和决策支持型办??自动化系统层次，则呈现出应用对象多样性的特征，表现在商品化OAS应用软件的行业性和专业性。 　　三、办公自动化的发展趋势 　　随着三大核心支柱技术：网络通讯技术?计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： 　　1．集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。 　　2．智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。 　　3．多媒体化。包括对数字?文字?图象?声音和动画的综合处理。 　　4．运用电子数据交换。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。 　　办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。 　　四、目前企业办公自动化的现状及问题 　　（一）目前企业办公自动化的现状 　　我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类： 　　1．起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MSoffice系列?wps系列应用软件以提高个人办公效率。 　　2．已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。 　　3．已经建立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 　　4．已经建立了自己的intranet网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品?技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。 　　（二）企业实现办公自动化面临的问题 　　随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入?问题处理?排版编辑?查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（intranet），企业外部网（extranet），已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前，在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意： 　　1．