档案管理及计算机系统维护管理制度.docVIP

档案管理及计算机系统维护管理制度 1.目的 为加强对公司档案的管理，确保各类档案的完整性及安全性，制定本办法。 2.范围 适用于北京中瑞百成会展有限公司所有档案的控制。 3.职责 公司所有文件档案、公司专职员工的劳动合同及其他相关资料由办公室管理。 公司在“ 网”网站的信息发布及维护工作由办公室负责。 总经理负责在“ 网”网站上信息发布的审批，文件资料发布、更改、销毁的审批。 4.管理程序 4.1档案种类： 上级管理部门红头文件； 合作部门的函件； 日常发函； 公司开展业务所依据的法律、法规性文件； 公司的各项规章制度； 公司组织的自办展及各类会议的全套材料； 各类通知、外发文件； 公司年检、变更所提交的材料的复印件； 公司网站域名申请、批准和定期缴费文件及凭证； 公司开展业务的合同； 员工的劳动合同； 员工日常管理性文件； 财务档案； 其它需保存的文件。 4.2档案的编号规则 外来文件按原文件号； 内部文件按年度编号归档，并在归档封面上注明文件名称。 财务档案按公司财务管理制度执行。 4.3存档要求 4.3.1立卷存档文件总体上应按照其形成的时间、性质等进行分类编号，系统排列，以保证完整性、连续性及清晰性。 4.3.2档案由办公室管理，办公室对保存的文件进行分类并分类填写《文件资料清单》，存放在指定的文件柜内，保证所建档案的完整、清洁，所建档案应按规定进行编号，归档，不得向任何人泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。 4.2.4 档案管理人员如离职须履行交接手续。 4.4档案的必威体育官网网址、借阅 4.4.1档案借阅应履行借阅手续，填写《文件借阅登记表》。 4.4.2档案借阅人不准转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在档案上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。 4.5保管期限 4.5.1办公室依据文件的重要程度确定各类文件保存期限。对确定不再使用的文件须征得总经理批准后决定其保存期限。 4.4.2财务档案的保管期限按公司财务管理制度执行。 4.6档案销毁 4.6.1办公室负责对过期或确实无用的文件进行销毁，应填写《文件和资料销毁记录》，并由总经理批准后予以销毁。 4.5.2档案销毁时应由监销人签字确认。 4.6电子文件作为文件的一种也由办公室归口管理。所有文件的电子版本在出台后需报办公室，由办公室统一保存。 4.7计算机的管理 4.7.1全体员工可通过公司共享的文件夹中查阅部分电子文件，但不得进行下载或粘贴，未经许可不得以任何形式向外提供。 4.7.2个人使用的计算机不得设开机密码。确有涉及公司人事、市场、财务等必威体育官网网址信息的文档，经总经理批准后，可将该文档加密。但在工作交接时应将所有密码解密后，再进行交接。 4.7.3公司各部门的重要电子文件定期由办公室拷入移动硬盘进行备份。 4.7.4公司在设有专用EMAIL信箱，凡是与公司业务有关的重要电子文件的传递必须通过公司专用EMAIL信箱进行，办公室负责对垃圾邮件的及时清理，任何人不得擅自删除已收发的工作邮件，工作邮件的定期清理由办公室或总经理要求留存或删除。 4.7.5公司在“ 网”网站的信息发布及维护工作由办公室负责。各部门编写好需发布的信息，经总经理签字认可后由办公室负责上载。相应的反馈内容，由办公室统一收取，分送至相关部门。其他人员未经取可，不得擅自在网上发布任何信息。 4.7.6计算机系统运行及维护由办公室监督管理。公司员工应爱护计算机软硬件设备，使用计算机及网络系统之前，要认真学习相关软硬件的使用指南，规范操作，如发现问题，及时通知办公室。未经许可，任何人不得改动服务器的位置及其软、硬件配置; 未经许可，任何人不得随意移动台式计算机的位置，不得随意拔插计算机的各种电器连线；未经许可，任何人不得改变计算机及网络系统的任何软件设置。 4.7.7公司员工如发现病毒，应及时通知办公室。 4.7.8如有违反计算机管理的员工，造成不良影响或严重后果的，按照国家和公司的有关规定处理。 5.相关文件及记录 《文件资料清单》 《文件借阅登记表》 《文件和资料销毁记录》 4