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关于公文的几点经验 下面采用举例说明的方式，具体分析公文处理方面常见的错误。所举的例子，有亲身经历的，也有道听途说的，有现实生活中发生过的，也有虚构的。虚构也好，不虚构也罢，目的是从中吸取经验教训，不重复自己犯过的错误，不去犯别人犯过的错误。 一、报告与请示不分 报告与请示虽然都是上行文，但它们是两个不同的文种。报告与请示的区别主要表现在以下四个方面： 一是发文的目的不同。报告的目的是向上级提供情况、建议，供上级决策、审议时参考，报告不得夹带请示事项，而请示则是向上级陈述要求、想法，请上级批准、指示或解决。再进一步说，报告只是将有关情况说给上级听一听，不需要上级给予批复或答复，而请示则要求上级必须给予批复或答复。 二是写作的时间不同。报告通常是事后写作，而请示必须是事前行文，不能先斩后奏，不能放“马后炮”。 三是结尾的用词不同。报告的结尾常用“以上报告请审议”、“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等字样，而请示的结尾往往是 “以上请示当否，请批复”、“以上请求可否，请指示”、“以上办法可否，请批示”，等等。另外，请示还应该在附注处注明联系人的姓名和电话号码。 四是文件的容量不同。报告的内容可以面面俱到，也可以是专项内容，而请示必须是“一文一事”，另外还不能多头主送、越级主送和下发。 我们在报告与请示这两个文种的使用上经常出现错误。比如，违背“一文一事”的行文规矩，在一个请示件中写有好几件事情，让上级很难办，没法批复。比如，报告中夹带请示事项，既令人百思不得其解，也没法处理。比如，请示不用陈述的语气和请求的语气去写，用的是质问的口吻，甚至连续使用若干个问号。比如，经常将请示与报告混为一体，写的是关于什么事项的请示报告。请示就是请示，别带个累赘，加上“报告”两个字。这些问题都有悖于公文处理的相关规定，是不允许出现的。 二、平行机关之间行文错用请示 “函”是党政机关公文中唯一的一个平行文，用于平行机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准某个具体问题。 我们经常发现不相隶属的平行机关之间行文用的不是“函”，而是“请示”。比如，某部门向财政部门申请经费，不写关于申请什么经费的函，写的却是关于申请什么经费的请示。把“函”写成“请示”，要么就是为了达到自己的目的，故意作出一种毫无道理的谦虚姿态，要么就是不懂得“请示”与“函”的不同用处，不知道什么时候该用“请示”，什么时候该用“函”。 三、该签署意见时不签署 领导签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅则视为同意。审批收到的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 我们有些同志执行这方面的规定不够认真。比如，不论发文还是收文，也不论文件中有无具体的请示事项，一律签个名或者画个圈就完事。有的时候只写个姓，让人弄不准此人到底是谁，只好根据笔迹去猜测，这也不符合公文归档的要求。 签个名，画个圈，写个姓，让文秘人员难以判断领导的真实意图。如果是发文，可以算作同意发文；如果是收文，那就表示已经看过；如果收到的文件里面有具体的请示事项，就实在把握不准领导是看明白了故意不表态呢？还是没看见文件里面有具体的请示事项呢？ 在签不签署意见这个问题上，我们应该自觉遵守有关规定。审批本机关制发的文件，如果同意发文，就明确写上“同意”两个字，然后写上姓名和审批日期。看完阅知性文件，就写上“已阅”两个字，再把姓名和阅文日期也写上。见到有具体请示事项的文件或需要办理的文件，就把如何答复或办理的具体意见写清楚，再写上姓名和批示日期。意见写得具体，便于操作，便于执行，便于落实；意见写得笼统，不好操作，不好执行，不好落实；领导不写意见，只签个名、写个姓或画个圈，下属不知所云，就无法操作，无法执行，无法落实。 四、以传阅代替承办 传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件，是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾，也有利于领导之间、部门之间互通信息，了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。通常情况下，上级机关的重要会议文件，需要几位领导共同批办的文件，主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件，都应该采用传阅的方式。但是，传阅绝不是只阅不办，绝不能以传阅代替承办。 所谓以传阅代替承办的问题，与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。相同之处是，都没有提出办理意见。不同之处是，该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任，以传阅代替承办的问题既有领导的责任，又有相关部门的责任。 做公文处理具体工作的同志经常遇到的问题是，收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件，送给主要领导、主管领导、相关部门负责