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maliyzy@263.net 管理者应学习的信息化时代管理手段 在这个信息化急速发展的时代，却给我们很多管理者带来一些新的问题，那就是信息获取和利用的问题，以及信息技术如何更有效地参与到管理过程中的问题等。 信息的获取和利用 信息的获取和发布方式 传统信息获取的方式相对简单，而且大量信息靠手工制作。时效性相对较差、发布周期较长，发布方式单一，常常导致信息利用的滞后现象。 进入信息化时代后，随着信息技术的发展，信息的电子化使信息获取和发布的方式增多了，信息量的增加、时效性的提升等，就够成了这一时代的典型特征。 信息的利用问题 传统信息的处理和利用多以文字形式表现（如发文件等），数据和图表等信息元素相对较少。即信息的表述元素相对单一，无形中增加了人们对信息认知和理解的难度，会影响到信息的传播范围。 进入信息化社会后，随着大量信息的产生、获取和堆积，同时也带来了信息的有效性和选择利用问题。即可选择的内容较多时，反而无从选择的难堪。无形中增加了信息处理的复杂性和麻烦程度，反而影响到信息的利用效率。 因此，如何有效获取与自己相关的有用信息，就成为信息化时代最现实的处理问题。 信息技术的作用 信息技术的出现和不断发展，为此提供了相应的解决方案。借助信息技术可以大大简化信息的制作、收集、分类、传递和管理等问题，也可以快速、有针对性地从大量繁杂信息中获取有用的内容。 利用信息技术将信息内容电子化 将信息处理电子化，最大的优势就在于简化操作、方便管理、重复使用、协作灵活。 针对职场复杂的办公事务性工作，在制作和使用信息的过程中，我们可以将各类信息电子化，例如： 用Word软件制作文稿，通过文字、表格和图形的组合方式增强信息的可读性，还可以将此类文稿用邮件和博客等工具传递或发布，以增强时效性； 用Excel软件收集并整理复杂多变的管理数据，同时借助相关分析功能获取有针对性的管理信息（报表、图表等），以此类信息提升管理的理论性和依据性； 用PowerPoint软件整合待发布信息（包括条理逻辑的大纲文字、表述内容表格数据及图形等多媒体元素，甚至通过动画效果的设置辅助信息表述过程——秩序、节奏和效果等），以此增强信息交流与发布的有效性； 用Outlook软件记录日常办公事务的基础信息，更有序地处理日常杂务工作，包括查询、传递、跟踪和确认等，以此避杂乱与扯皮等现象。 还有其他一些工具（软件），也可以将不同应用场景下的信息电子化，从而达到同类信息的重复使用、简化信息的查询和跟踪过程、提升信息的协作和确认等能力之功效。 利用信息技术提升管理者的信息管理水平 既然有效的信息处理离不开相关的信息技术，就为信息化时代的管理者提出了新的要求，那就是要懂得一些与信息技术相关的知识，至少必须掌握如何用信息技术的语言来组织信息化的管理过程。即信息技术时代，管理者也应当跟上潮流，提升自身的信息技术管理水平。 前面涉及的一些信息化技术实现工具，看似是员工必须掌握的信息化工作技能。那么，作为管理者我们是否可以用准确、量化的指标，要求并评价信息技术的应用能力呢。如果可以，管理就可以从定性提升到定量的层面。 针对日常办公活动各类文档的制作，管理者应当掌握哪些更有针对性、更具体化的评价、考核内容呢，下面以最常见的三类工作为例，加以说明： 针对行文写作工作，管理者应当掌握的信息化内容 明确目的：通过文字形式有效表述思想。 提出要求：文章的主题明确、条理（逻辑）清晰、版式规范、言之有物（正确运用字、表、图三要素表述内容）。 评价依据（以Word文档形式）：通过“文档结构图”审核文章层次逻辑关系（三级标题、三层结构），通过“样式和格式”窗格审核版式规范（同类段落格式相同）。 操作要领：批量处理同类操作，既简化编审操作过程，又保证格式统一规范。 针对数据分析工作，管理者应当掌握的信息化内容 明确目的：通过数字和图表等形式有效表述管理信息。 提出要求：表格的结构（逻辑）清晰、数据有效并准确、决策信息突出显示。 评价依据（以Excel文档形式）：通过表体结构审核数据的逻辑关系（字段、记录），通过修饰突出显示重点数据，通过运算体现管理思路和数据关联，通过图表分析细节变化，通过透视获得可变的统计信息等。 操作要领：批量处理关联数据，既简化审阅操作过程、建立数据跟踪的依据，又保证灵活的分析操作。 针对演讲表述工作，管理者应当掌握的信息化内容 明确目的：通过演示文稿形式有效表述思想（展示产品）。 提出要求：文稿主题明确（逻辑、条理）清晰、版式规范、表述形式有效（正确运用字、表、图、声音、动画等元素表述内容）。 评价依据（以PowerPoint文档形式）：通过“大纲”视图审核文稿的层次逻辑关系（三级标题、三层结构），通过“母版和模板”审核版式规范（同类段落格式相同），通过“动画”审核可控性等。 操