文件的收、发管理制度(试行).docVIP

文件的收、发管理制度（试行） 总 则 第一条 公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的收、发管理工作，有效的为公司发展服务。 第二条 为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件的收、发管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 第三条 本制度适用于太原市阳光实业集团总部。 第二章 文件分类 第四条 规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 第五条 决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 第六条 通知。转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。 第七条 通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 第八条 请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”， 向上级汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。 第九条 批复。答复请示事项用“批复”。 第十条 函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批 准等，用“函”。 第十一条 会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求 与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三章 文件格式 第十二条 文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧 急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。 第十三条 文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 第十四条 发文字号包括代号、年号、顺序号。 第十五条 公司发文代号分为两种：①“并阳办字”、②“ 并阳人字”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 “并阳办字”用于公司及各部门的对内外发文，由归口行政办公室统一编号：“并阳人字”文件由人力资源部统一编号，此外由归口行政办公室统一认定。 第十六条 文件必须盖章或签字。 第十七条 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 第十八条 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 第十九条 文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、 文字精炼、用语准确。 第二十条 发文单位必须注明全称。 第二十一条 多页文件应标明页码。 第二十二条 文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 第二十三条 文件纸一般使用A4型。 第四章 收 文 第二十四条 收文一律使用各部门收签表。 第二十五条 外来文件均由集团行政办公室指定专人收文，由集团行政办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。 第二十六条 协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 第二十七条 文件的催办由集团行政办公室负责，防止漏办或延误。 第二十八条 严格按照时限要求完成。 第二十九条 文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 第三十条 文件办理完毕后，统一交至集团行政办公室指定专人保管、立卷归档。 第五章 发 文 第三十一条 发文一律使用发文呈批表 第三十二条 发文程序如下： 公司内部发文： 对外发文： 第六章 附 则 第三十三条 集团下属各分（子）公司参照此制度制定对应的管理制度和管理流程。 第三十四条 本制度由集团行政办公室负责解释。 第三十五条 本制度自颁布之日起试行，原管理制度自行作废。 太原市阳光实业有限公司 二0一三年一月十五日 行政办公室统一编号 编号 打印 行政办主任核准 部门负责人审核 拟稿人拟稿 盖章 发文 备案 总经理签字 行政办公室统一编号 总经理核准、签字 行政办主任核准 部门负责人审核 拟稿人拟稿 打印 备案 发文 盖章