386-公文书写与签办之注意事项.docVIP

公文書寫與簽辦之注意事項 一、本校函、稿悉依文書處理規則及行政院研考會公布之文書相關法規辦理。 二、總收文如涉及法規修正、調查、籌劃、審核，辦理期間需時較長時，公文陳核後請先送回檔案室歸檔，承辦人保留影本續辦，以免公文遺失或被稽催。 三、發文函稿及附件之電子檔，請公文承辦人進入漢龍系統作業，遇承辦人請假時，應授權職務代理人處理相關事宜，應嚴謹管控時程，以免延誤發文時效。 四、以線上簽核公文之附加檔，請務必謹慎作業，經主管簽核後，因有其判行之效力，將無法更改內容與抽換。 五、說明： (一)公文應隨到隨辦，非急要公文請勿鈎選為速件或最速件。 (二)總發文函稿之書寫： 1.受文單位之正、副本機關名稱欄，請填入機關全銜，以表尊重，並可至教育部公文入口網站(AP2)，查詢機關全銜，以利電子公文交換作業。 2.「附件說明欄」請依公文內容填入附件名稱；如為「影本」請註明，或以「隨文」取代。 3.稱謂語： (1)有隸屬關係者，對上級機關，如教育部稱「鈞部」。 (2)無隸屬關係者，對上級機關如外交部、國科會稱「大部」、「大會」；對平行機關如學校、公司稱「貴校」、「貴公司」。 4.期望語：對上級機關一般為「請 鑒核」；對平行機關一般為「請 查照」。 5.校長職銜：對上級機關為全銜「北台灣科學技術學院校長連○○」； 對平行機關為簡銜「校長連○○」。 6.內容敘述宜把握「簡、淺、明、確」原則： (1)主旨及說明不重複；尤其辦理會議、活動時，詳細內容已錄於附件，公文以簡要說明為宜。 (2)函復文號應註明完整日期及函號，如： 「依 鈞部95年4月10日台訓(三)字第0950050958D 號書函辦理」。 7.文字及數字： (1)統一常用字： 提升、公布、部分、身分、企畫書(名詞)、計畫書(名詞)、會議紀錄(名詞)、企劃(動詞)、計劃(動詞)、記錄(動詞)。 (2)橫式公文數字書寫方式舉例： 10042台北市中正區中華路1段41號5樓、一式2份、附件1、95年4月18日、94學年度、第1階段、第1類、第1次、3個、依兒童福利法第44條規定；五十餘人、八分之ㄧ、修正北台灣科學技術學院組織規程第六條條文。 (3)金額或數量： 公文、報告、報表使用阿拉伯數字，例如：6億3,944萬2,789元、1萬325人；合約書與收據金額使用大寫中文數字。 8.一稿分繕： 內容相近而受文單位不同之函稿應採一稿分繕以簡化公文，對應欄位請以EXCEL檔案製作，與函稿、附件之電子檔同時鍵入漢龍系統作業。 9.文書組寄發公文後，函稿以紙本請承辦單位簽收。 10.不需用印、親簽之附件應以電子公文方式辦理處理。文字宜採Word格式、圖檔宜採PDF或TIF格式，不需壓縮，但文圖合計請勿超過1MG Byte，檔名須在10個中文字以內。 11.蓋章： （1）函稿1頁以上時請加蓋騎縫章。 （2）附件需蓋關防或校長章時，請以標籤標示於相關頁次及位置以免漏失。 （3）一般證明文件，如需蓋用印信時，應由申請人填具「用印申請單」，核定後始予蓋用印信。