龙碧云-七天.ppt

 　　龙碧云 商务英语专业 我最喜欢的一句话就是： 　　Tomorrow is another day ! 我今天演讲的主题是： 秘书在办公室需要用的设备一般有哪些？ 请分别简单介绍一下它们的功能和用法。 秘书的工作是繁杂、琐碎，辛苦又重要的 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项： ? 接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； ? 收发与回复日常邮件； ? 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告； ? 会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； ? 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档； ? 接待访客； ? 采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。  　 因此，秘书办公室内的一些必要的设备，也会对他的工作起到一个很重要的辅助性作用！ 那么，秘书在办公室需要用的设备一般有哪些呢？它们又有些什么样的功能以及秘书人员要怎样正确地使用它们呢？ 下面我给大家介绍几种最基本的设备． １、传真机 传真机作为一种信息传递工具，以方便、快捷、准确和通讯费用低等优势，成为企事业单位必不可少的通信工具 目前市场上常见的传真机可以分为四大类： 1、热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）； 2、热转印式普通纸传真机； 3、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）； 4、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。 　 传真机所共有的功能是: 打电话\复印\收发传真.  传真机的使用方法： 传真机的使用方法大致上都一样的． 首先要把你需要发的传真反放（有字的那面被对自己）到入口处, 传真机子会自动吸纸的.然后拨对方传真号, 通了后,分两种情况: 1,对方是自动传真: 你会听到一声或两声铃声(和你打电话时声音一样的),然后会七天连锁酒店听到尖锐的一声嘀....,这时候你就按你传真机上的开始键, 然后放下听筒,你就没什么事了,它会自己发过去的. 2,对方是人工传真: 你拨号过去,对方回有人接听, 你要请对方给你个信号,你发传真给他们,他们就会给你信号,也就是嘀....声,然后你按开始键,OK. 网络传真 现在网络传真是个趋势。 是指通过互联网发送和接收传真，不需要传统传真机的一种新型传真方式。 通过网络传真，用户可以象收发电子邮件一样接收和发送传真，具有方便、绿色环保、易管理等优点。 根据权威机构统计，相对于有没有七天连锁酒店在哪普通传真机来说，网络传真能为你提升90％的工作效率、降低至少60%～80％的传真费用。 2、打印机 1.针式打印机：是用机械冲击的原理用打印针打击色带而将文字或图案留在纸上的，受限于工作方式，一来声音会较大，二来精细度受到针大小的限制不会很细腻，所以一般用来打印文档，但是也是由于这个工作原理，它是目前唯一能打印一式多联单的打印机。一般为单色，也有多色带的机型，不过很少 2.喷墨打印机 ：用控制墨水喷出的方式来实现文字或图片输出的，墨水成为这种打印机用得最多的耗材，随着技术的进步，墨滴可以做得更细，墨水可以做得色彩更好，保存时间更长，所以一般用来打相片，但是用机械方式运行墨盒，所以打印速度很难提高  3.激光打印机 ：用扫描的方式使打印机内硒鼓相应部份带电沾上墨粉后压到纸上，纸经高温后墨水融化并凝固成文字或图案，由于它是转一次成一页，所以速度最快，黑白的打印效果也是最好的，常用于文档打印。现在也有彩色的激光打印机，但是体积较大，价格较贵，色彩也不如喷墨的，而且不能放入专用的相片打印纸，不过即使能放入，也不会有喷墨的效果好。 凭记忆就写了这么些区别，希望对你了解这些打印机的区别有帮助。 怎样使用打印机 ？ 1、将打印机和电脑连接好； 2、打开打印机电源，装好打印机驱动； 3、打开你想打印的文件就可以打印了 3、录音电话 在日常生活中打电话给某人，常会碰到对方此时恰好不在的情况。这时，你只好先放下电话机，隔上一段时间再拨动号码进行联系。由于你不知道对方到底什么时间才能回来。往往要试拨好多次。这样不但耽误时间，还可能误事。 录音电话就是针对上述情况而设计出来的。 录音电话是通过一台微处理机把录音机和电话机有机地结合起来，充分发挥电话机的作用。 它把录音机和电话机结合起来了。当主人外出时，把录音电话的某个键按下即可。如果在他外出期间有人打电话找他，电话机铃声响过一定时间后，录音机便自动开启，先放送主人事先录好的留言，例如“我到××地方去了，请打×号电话”，或“我外出了，有事请讲”……然后，录音机便自动由放音转为录音，开始录下七天连锁