用好EXCEL函数提高工作效率.docVIP

(云南省环境监测中心站 云南 昆明 650034) 摘 要:Excel 是目前处理数据使用最频繁的工具之一，其强大的函数库更是受到广大用户的喜爱，可满足绝大部分环 境质量数据分析需求。利用 EXCEL 的引用功能，可方便快捷的完成大量重复计算的公式输入，尤其适用于不太熟悉 EXCEL 操作的人员学习使用。本文以对环境底泥数据的处理与分析为例，列举了使用 EXCEL 查找和引用函数以及单 元格引用的方法及优点。 中图分类号：X830.3 文献标识码：A 文章编号：（G）01-0079（2012）02-26-04 Microsoft Excel 是最优秀的电子表格软件之一， 它在数据综合管理和分析方面具有功能强大、技术 先进、使用方便等特点［1］。EXCEL 强大的内置函数几 乎无所不能［2］。使用好 EXCEL 的内置函数可有效提 高数据处理效率，促进了环境信息化建设的发展。 使用 Excel 的内置函数不仅可执行数学、文本或 逻辑运算，还可实现数据的多条件查询。使用 Excel 系统提供的函数，可提高工作效率、降低人为出错 率、减少工作表的内存占用。 河床底泥监测是水环境监测的一部分,通过监测 可以了解到污染物的沉积、归宿与变化规律等。编制 环境质量报告需要汇总处理大量的底泥监测数据， EXCEL 强大的内置函数几乎可以满足底泥数据分析 的需求。 一个右括号表示函数结束。 参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函 数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个 单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩 名次、计算三角函数值等。 按照函数的来源，Excel 函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只 要启动了 Excel，用户就可以使用它们；而后者必须 通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载，然后才能 像内置函数那样使用。假如一个函数可以使用多个 参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。 参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如 TRUE 或 FALSE)、数组、错误值(例如 #N/A)或单元格引用(例如 E1:H1)，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类 型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错 误信息。 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者 是 Excel 预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自 行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“= SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它以等号“=”开始，包括函 数“SUM(E1:H1)”、对单元格 A1 的引用(使用其中存 储的数据)、运算符“*”和“+”和常量“26”。 如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个 组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是 函数本身。 对 Excel 公式而言，函数是其中的主要组成部 ［3］ 1. 函数应用基础 Excel 函数是预先定义，可执行计算、分析等处 理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数 SUM 为 例，它的语法是：“SUM (number1,number2,)”。其中 “SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名 称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左 括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用 收稿日期：2012－02－26 作者简介：白爱民，工程师，现从事环境监测统计工作。 (或工具栏)中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现 在单元格和编辑栏，然后在打开的“插入函数”对话 框中的“选择函数”列表找到所需函数。如果你需要 的函数不在里面，可以打开“或选择类别”下拉列表 进行选择。最后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对 话框。2. 编辑栏输入：如果你要套用某个现成公式， 或者输入一些嵌套关系复杂的公式，利用编辑栏输 入更加快捷。首先选中存放计算结果的单元格；鼠标 单击 Excel 编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各 个部分，公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”(即 “√”)按钮(或回车)即可。 为了更好的理解本文中的实例，简单介绍一下 EXCEL 的自定义序列。 将经常要用到的有规律的数据定义成序列，则 可实现按该序列进行排序和在需要时按有规律数据 的填充方法自动填充。 自定义序列的设置：（1）选择［工具］［} 选项］菜单 命令，打开“选项”对话框。（2）单击“自定义序列”选 项卡，在“自定义序列”列表中选择“新序列”项。（3） 在“输入序列”文本框中输入要添加的新序列（如编 号,姓名,姓别,年龄,参工时间……）。注意在新序列各 项间要输入半角符号的逗号加以分隔。（4）单击“添 加”按钮将输入的序列添加到“自定义序列”列表框 中。（5）单击“确定”按钮关闭对话框。 使用方法：（1）排序：选择［数据］［} 排序］菜单命 令，选定主要关键字后，打开“选项”对话框，将自定 标