谈档案管理中电子文件的管理与利用.pdfVIP

第 30卷 第 6期 湘潭师范学 院学报 (社会科学版) Vol_3ONO．6 2008年 11月 JournalofXiangtanNormalUniversity(SocialScienceEdition) NOV。2o08 谈档案管理中电子文件的管理与利用 谭祖芳 (湖南科技大学后勤处，湖南 湘潭411201) 摘 要：对电子文件的特点、电子文件的管理和利用进行了系统的论述，说明了在信息社会，随着无纸办公 自动化技术 的广泛应用，档案管理模式必将发生革命性的变化。 关键词：电子文件；特点；管理；利用 中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009—4482(2008)06—0239—02 随着近年来办公自动化技术的广泛应用，特别是计算 (三)电子文件与载体的可分离性 机技术 、缩微复制技术 、光盘多媒体技术、声像技术和现代 对传统的纸质档案，大多是采取集中统一管理的模式， 化通信技术相结合的信息技术的迅速普及，以及机关单位 纸质文件的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形， 文档一体化和无纸办公的实现 ，各类文件材料的信息化、电 内容与载体具有必然的不可分离性。而电子文件不再具有 子化程度进一步提高，必将对传统的以纸质媒介为基础的 固定的存储载体，根据利用需要 ，人们可以采用不同的方式 档案管理工作带来了革命性的挑战，这种挑战必然造成档 输出，也可以实现异地传输、多极传输 ，而内容却不发生任 案管理模式的新变化。如何正确认识这种挑战，笔者就档 何变化，但其物理结构在传输、载体转换等信息处理过程中 经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。且对于长 案管理中电子文件的管理和利用谈些看法。 期保存的电子文件，还需要定期进行复制拷贝，转换载体， 以防信息损失。 一 电子文件 的特点 (四)电子文件的易修改性 电子文件这种新型信息载体在给工作带来便利的同 以保管为基础的实体档案库，需要用收集、保管和提供 时，也深刻地改变了办公室的工作方式，与传统的实物纸质 利用的办法管理，从而控制有关文件信息及其利用的方法 文件相比主要具有以下特点： 来保证它们的安全存放和必威体育官网网址。相比之下，对纸质文件内 (一)电子文件对系统设备的依赖性 容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的，而对电子文 在计算机内部 ，电子文件是以数字编码形式存在的，从 件的内容进行修改就非常容易，而且改后不留任何痕迹 ，同 生成、传输到存储都是通过计算机实现的，离开了计算机软 时，在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。 硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。同时，电子计算机 目前虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在 “原稿”上 软硬件技术不断更新换代，也迫使电子文件必须不断地适 进行增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件 应新的 “生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的