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让每分钟发挥更大的价值 ——碎片时间的高效管理原则 上月和很久沒見的一位友人見面，一頓飯下來，該友人發了 N 個微博，回復了好幾個短信，“當刷微博、 上 QQ 成為習慣，我們也許就不再是充分利用碎片時間，而是把我們的時間碎片化，我們有足夠的時間完成某 一項事或進行一次具體活動的時候都會被腦海中突然出現的想刷新一下微博的思維所打亂”，友人略帶歉意 地大發感慨。 確實如此，隨著包括手機、平板電腦等各種移動通訊工具的普及，溝通的便捷性使得時間碎片化的趨勢 越來越明顯，不是我們必須充分利用碎片時間，而是時間的碎片化迫使我們必須這樣做，因此對於時間碎片 的應用能力變得越來越關鍵，現代職場人必須建立碎片化時間的管理能力。 無獨有偶，前幾天正好看採訪約伯斯《遺失的訪談》視頻時，有一章節專門談到了充分利用碎片時間， 事實上，時間碎片倘若一日、一月、一年地不斷積累起來，其總和將是相當可觀的。所以凡是在事業上有所 成就的人，幾乎都是能有效利用“時間碎片”的高手。 填補法：瑣碎事瑣碎時間完成 即在空白的零碎時間里加進充實的內容，主要用於處理“意料之外發生的零碎時間”。和其他原則相比 較，填補法的處理方法最為簡單，也較容易實現，但實施起來卻要求當事人有較強的計劃性。 正因為時間碎片的散碎性，所以利用時間碎片的最佳方式，就是做些“原本就決定在零碎時間完成的事 情”。我們可以養成記錄“瑣碎事務”清單的習慣——隨身攜帶手機、iPad 等工具在每天某個固定時段，也 可以是隨時隨地，先寫下可在碎片時間處理的事情，列成一份清單。例如記下當天需要打的一些“不是很重 要但必須打”的電話、需要購買的小物品、“查詢相關資料”的記錄。 而之所以必須要寫成文字的原因在於，很多事情都是“瑣碎的小事”，人的大腦很難將其一一記住—— 相比較而言，寫下來的事情就不會被忘記。 在規劃“瑣碎事務”清單時，需要注意的一點是，最好將瑣碎事務按照 15 分鐘、10 分鐘及 5 分鐘可完 成的工作量來劃分，一般來說，超出 20 分鐘以上的時間段，就不再算是“時間碎片”。也許有人會問，為什 麼不去設計 1 分鐘或者 2 分鐘的事務，這是因為不論事情如何重要，只要是一兩分鐘內可以解決的事情，就 應該馬上動手做，不要讓小事快速堆積。 例如 15 分鐘可以做完的事：回郵件、做計畫、整理名片；10 分鐘可以做完的事：擬定明天的計畫、交 水費電話費、發快遞、閱讀一篇文章或者資料；5 分鐘可以做完的事：寫採購列表、打電話、清理辦公桌面 的檔案、放鬆伸展身體。 當你把零碎清單填滿後，就會發現自己面對突然冒出來的碎片時間，不至於茫然無措。比如飛機推遲 15 分鐘登機，你就可以檢查一下將要用到的 PPT；在商業約會推遲時，可以去購買一些書籍…… 合併法：化零為整提效率 該原則的核心原理很簡單——通過調整不同事情的安排將把可能會出現的多個時間碎片，集成為一段較 長的時間段。該方法有些類似於電腦硬碟存儲空間管理的方法，通過移動、合併硬碟上不同區域檔，使空閒 的小空間集中在一起形成一個大的存儲空間。和填補法相比，合併法更適合於在某個時間段中需要連續進行 的工作。 利用該方法時，首先要對其可能產生時間碎片的環節做出一個基本預估，並根據具體情況對該時間段內 的工作內容進行統籌安排，儘量減少碎片的產生。舉一個簡單的例子，某經理人需要在一天之內拜訪兩個客 戶，並和下屬開一次工作會議。最好的選擇顯然是先在公司開完會議，然後外出連貫地拜訪客戶。在拜訪客 戶的過程中，很容易因各種因素（例如堵車、對方時間有小幅調整）產生時間碎片，積累之後，會影響下一 步的工作安排。 與此同時，對工作內容的連續性和相關性也要做出適當預估，減少當事人在不同狀態中的頻繁切換。相 關研究資料表明，從一種狀態轉換至另外一種狀態的過程中，或是由某種活動轉為另一種活動時，或多或少 都會產生一小段時間的空白地帶。舉例來說，在電腦前處理郵件之後，最好進行一些在網上查找資料的工作， 然後再去做類似開會、打電話或者外出等不需要在電腦前處理的事宜。 有一點需要說明的是，即使通過合併法減少了時間碎片，但在完成事務的過程中，由於事務的不確定性， 並不能完全避免“某件事情完成過程中產生時間碎片”，面對這樣的問題，就能充分發揮填補法的作用。 並行法 在一段時間內根據時間碎片出現的狀況，同時穿插做兩件事。比如和客戶通過電話討論事情，需要