贰、作业规范.doc

文書及檔案管理 電腦化作業規範 （九十三年修正版） 行政院研究發展考核委員會 中華民國九十三年六月 文件修訂履歷 發行/修訂版次 發行/修訂生效日期 發行與變更說明 修訂/審核人員 備註 1.00 93.06.29 初版發行。 修訂：邵敏毅 1.01 93.08.03 修正93_交換用標籤.ent第15行!ELEMENT受文者 !ELEMENT 受文者 ((((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?)|(全銜,機關代碼)|(單位名,機關代碼,單位代碼)),含附件?,內含本文與附件之可攜式文件檔名?)|交換表) 修訂：邵敏毅 1.02 93.11.30 刪除有受文者的令及公告 修訂：邵敏毅 1.03 94.01.06 修正機密等級變換改為機密等級變更 修訂：邵敏毅 1.04 94.03.16 增加文件修訂履歷 文書及檔案管理 電腦化作業規範 （九十三年修正版） 行政院秘書處 行政院研究發展考核委員會 交通部 行政院主計處 彙編 文書及檔案管理電腦化作業規範 目錄 壹、前言 1 貳、作業規範 2 一、作業目標 2 二、作業範圍 2 三、作業功能 2 四、作業流程 3 五、相關規定 16 六、欄位定義 16 七、代碼清冊 27 參、技術規範 31 一、共同傳輸檔案格式 32 二、附件採用格式 49 三、電子公文傳遞交換作業規範 51 四、中文字碼處理原則 57 五、政府憑證管理中心相關規範 58 六、智慧卡設備規範 72 附錄一：附件補充說明 74 一、附件傳送原則 74 二、各類檔案格式之分析比較 74 三、附件傳送方式之建議 79 附錄二：前置處理訊息傳輸方式補充說明 81 一、SMTP傳輸方式 81 二、FTP傳輸方式 87 三、FTP傳輸步驟 88 四、公文電子交換訊息傳輸資料格式 89 五、訊息格式說明 92 六、軟體功能說明 126 附錄三：公文閘道系統補充說明(草案，系統建置案完成視需要更新) 130 一、公文交換系統使用閘道系統API作業規範 132 二、公文本文、附件及數位簽章資料傳輸編碼原則 135 三、公文交換系統使用閘道系統資料傳輸API，ASN.1編碼規範 138 四、閘道器間資料傳輸與編碼規範 152 五、閘道管理者與轉送閘道器管理者間資料傳輸與編碼規範 153 六、閘道系統各項訊息彙編 155 附錄四：憑證ASN.1格式補充說明 157 一、格式說明 157 二、GCA 憑證 DER code範例 160 三、憑證廢止清冊的ASN.1格式 164 四、GCA 憑證廢止清冊 DER code範例 164 文書及檔案管理電腦化作業規範 (九十三年修正版) 壹、前言 「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。 貳、作業規範 一、作業目標 (一)訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業流程及共同性規範。 (二)以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯誤。 (三)藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。 (四)經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。 (五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。 (六)為提升發文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。 二、作業範圍 本作業規範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業(但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理)。 三、作業功能 文書處理及檔案管理電腦化作業包括從電腦輔助承辦人製作公文之文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業之檔案備份、檔案重整、作業權限設定等系統維護功能(如圖一)。 圖一 電腦化作業功能 以上五大作業項目之細部功能，如收發文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。 四、作業流程 現行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業流程中若干決策點仍由人工作業判定，詳如圖三至圖六。 現行文書處理流程 圖二 現行文書處理流程 電腦化作業流程 (一)文書製作(詳圖三) 1、公文文書電子檔包括公文本文檔及附件檔。 2、已訂有標準格式之公文類型為： ˙ 令 ˙ 函(書函、交辦(議)案