项目管理与应用作者周苏吴林华王文等编著2015机械版第12章项目采购管理课件.pptVIP

图12-6 结束采购的数据流向图 12.4 结束采购 本过程还包括一些行政工作，例如，处理未决索赔、更新记录以反映最后的结果，以及把信息存档供未来使用等。需要针对项目或项目阶段中的每个合同，开展结束采购过程。在多阶段项目中，合同条款可能仅适用于项目的某个特定阶段。采购结束后，未决争议可能需要进入诉讼程序。合同条款和条件可以规定结束采购的具体程序。 合同提前终止是结束采购的一个特例。合同可由双方协商一致止，或因一方违约而提前终止，或者为买方的便利而提前终止。合同终止条款规定了双方对提前终止合同的权力和责任。 12.4.1 过程的输入 本过程的输入包括： 项目管理计划：其中的采购管理计划为结束采购提供了细节和指南。 采购文件：为结束合同，需要收集全部采购文档，并建立索引和加以归档。有关合同进度、范围、质量和成本绩效的信息，以及全部合同变更文件、支付记录和检查结果，都要编入目录。这些信息可用于总结经验教训，并可为以后合同的承包商评价工作提供基础。 12.4.2 过程工具与技术 本过程的工具与技术包括： 采购审计：是指对所有采购过程进行结构化审查，其目的是找出合同准备或管理方面的成功经验与失败教训，供本项目其他采购合同或执行组织内其他项目的采购合同借鉴。 采购谈判：在所有采购关系中，一个重要的目标是通过谈判公正地解决全部未决事项、索赔和争议。如果通过直接谈判无法解决，则可以尝试替代争议解决（ADR）方法，如调解或仲裁。如果所有方法都失败了，就只能选择向法院起诉这种最不可取的方法。 12.4.2 过程工具与技术 记录管理系统：采用记录管理系统来管理合同、采购文档和相关记录。通过记录管理系统把合同文件和往来函件存档，这是结束采购过程的一项工作。 12.4.3 过程输出 本过程的输出包括： 结束的采购：买方（通常是经授权的采购管理员）向卖方发出关于合同已完成的正式书面通知。对正式采购收尾的要求，通常已在合同条款和条件中定义，并包括在采购管理计划中。 12.4.3 过程输出 组织过程资产（更新）：包括： 采购档案。一套完整的、带索引的合同文档（包括已结束的合同）。采购档案应该纳入最终的项目档案中。 可交付成果验收。组织可能要求保存对卖方完成的可交付成果的正式验收文件。结束采购过程必须确保这一要求得到满足。协议中通常都会规定对可交付成果的正式验收要求，以及应该如何处理不合要求的可交付成果。 经验教训文档。应该编制总结、工作体会和过程改进建议，作为项目档案的一部分，以改进未来的采购。 实验与思考：山峰公司局域网项目的采购 12.2.2 过程工具与技术 本过程的工具与技术包括： 投标人会议：（又称承包商会议、供货商会议或投标前会议）就是在投标书或建议书提交之前，由买方和所有潜在卖方参与的会议。会议的目的是保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解，保证没有任何投标人会得到特别优待。为公平起见，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以及买方所做出的每个回答。要把对问题的回答以修正案的形式纳入采购文件中。 12.2.2 过程工具与技术 建议书评价技术：对于复杂的采购，如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方，则应该根据买方的采购政策，规定一个正式的建议书评审流程。在授予合同之前，建议书评价委员会将做出他们的选择，并报管理层批准。 表12-5提供了一张建议书评价样表，项目组可以用它来产生前3 ~ 5名的供应商列表。 12.2.2 过程工具与技术 独立估算：对于许多采购，采购组织可以自行编制独立估算，或者邀请外部专业估算师做出成本估算，并将此作为标杆，用来与潜在卖方的应答做比较。 专家判断：可以组建一个多学科评审团队对建议书进行评价。团队中应包括采购文件和相应合同所涉及的全部领域的专家。 12.2.2 过程工具与技术 广告：在大众出版物（如报纸）或专业出版物上刊登广告，往往可以扩充现有的潜在卖方名单。有些组织使用在线资源招揽供应商。对于政府采购，大部分政府机构都会要求公开发布广告，或者在互联网上公布采购信息。 12.2.2 过程工具与技术 分析技术：在采购中，应该以合理的方式定义需求，以便卖方能够通过要约为项目创造价值。分析技术有助于组织了解供应商提供最终成果的能力，确定符合预算要求的采购成本，以及避免因变更而造成成本超支，从而确保需求能够得到满足。通过审查供应商以往的表现，项目团队可以发现风险较多、需要密切监督的领域，以确保项目的成功。 12.2.2 过程工具与技术 采购谈判：是指在合同签署之前，对合同的结构、要求以及其他条款加以澄清，以取得一致意见。最终的合同措辞应该反映双方达成的全部一致意见。谈判的内容应包括责任、进行变更的权限、适用的条款和法律、技术和商务管理方法、所有权、合同融资、技术