项目管理与应用作者周苏吴林华王文等编著2015机械版第10章项目沟通管理课件.pptVIP

10.1.2 过程工具与技术 会议：需要与项目团队展开讨论和对话，以便确定最合适的方法，来更新和沟通项目信息，以及回应各干系人对项目信息的相关请求。这些讨论和对话通常以会议的形式进行。会议可在不同的地点举行，如项目现场或客户现场，可以是面对面的会议或在线会议。 10.1.3 输出：沟通管理计划 沟通管理计划（表10-1）是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。 10.1.3 输出：沟通管理计划 该计划通常包括以下信息： 干系人的沟通需求； 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度； 发布信息的原因； 发布信息及告知收悉或做出回应的时限和频率； 负责沟通相关信息的人员； 负责授权必威体育官网网址信息发布的人员； 将要接收信息的个人或小组； 10.1.3 输出：沟通管理计划 传递信息的技术或方法，如备忘录、电子邮件和/或新闻稿等； 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算； 问题升级程序，用于规定在下层员工无法解决问题时的问题时的上报时限和上报路径； 随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法； 通用术语表； 项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序）、报告清单、会议计划等； 沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。 10.1.3 输出：沟通管理计划 沟通管理计划中还可包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板，也应包含对项目所用网站和项目管理软件的使用说明。 本过程的其他输出包括项目文件（更新），包括：项目进度计划、干系人登记册。 10.2 管理沟通 管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。本过程的主要作用是，促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。 图10-5是本过程的数据流向图。 图10-5 管理沟通的数据流向图 10.2 管理沟通 本过程并不仅限于发布相关信息，还要设法确保信息被正确地生成、接收和理解，并为干系人获取更多信息、展开澄清和讨论创造机会。 10.2.1 过程输入 本过程的输入包括： 沟通管理计划：描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。 工作绩效报告：汇集了项目绩效和状态信息，可用于促进讨论和建立沟通。报告的全面性、准确性和及时性，对有效开展本过程非常重要。 事业环境因素：包括：组织文化和结构、政府或行业标准及规定、项目管理信息系统。 组织过程资产：包括：有关沟通管理的政策、程序、过程和指南；相关模板；历史信息和经验教训。 10.2.2 过程工具与技术 本过程的工具与技术包括： 沟通技术：由于不同项目以及项目的不同阶段所使用的沟通技术可能差别很大，因此重点确保所选的沟通技术适合所需沟通的信息。 沟通模型：由于沟通模型中的各个要素都会影响到沟通的效率和效果，因此重点是要确保所选择的沟通模型适合正在开展的项目，确保识别出并管理好沟通模型中的任何障碍（噪声）。 10.2.2 过程工具与技术 沟通方法：由于在管理沟通过程中存在许多潜在障碍和挑战，因此重点是要确保已创建并发布的信息能够被接收和理解，从而可以对该信息进行回应和反馈。 信息管理系统：用来管理和分发项目信息的工具有很多，包括： 纸质文件管理，如信件、备忘录、报告和新闻稿； 电子通信管理，如电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站和网络出版； 项目管理电子工具，如基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、门户网站和协同工作管理工具。 10.2.2 过程工具与技术 报告绩效：是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据，进行对比分析，以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果做出预测。 需要向每位受众适度地提供信息。可以是简单，也可以是详尽的状态报告；可以是定期编制的，也可以是异常情况报告。简单的状态报告可显示诸如“完成百分比”的绩效信息，或每个领域（即范围、进度、成本和质量）的状态指示图。 10.2.2 过程工具与技术 较为详尽的报告可能包括： 对过去绩效的分析； 项目预测分析，包括时间与成本； 风险和问题的当前状态； 本报告期完成的工作； 下个报告期需要完成的工作； 本报告期被批准的变更的汇总； 需要审查和讨论的其他相关信息。 10.2.3 过程输出 本过程的输出包括： 项目沟通：可包括：绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响，项目沟通可能会变动很大。这些因素包括：信息的紧急性和影响、传递方法以及机密程度。 10.2.3 过程输出 项目管理计划（更新）：包括项目基准及与沟通管理、干系人管理有关的信息。可能需要基于项目当前绩效与绩效测量基准（PMB）的对比情况，更新这些内容。绩效测量基准是经过批准的项目