第五章 会务工作.pptVIP

1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会见与会谈 5 技能训练 教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 教学重点与难点 1、教学重点 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 2、教学难点 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 5.1 会议概述 5.1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 5.1.2 会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：目的、任务、议题、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 5.1.3 会议的作用及缺陷 　1．会议作用 　 （１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．增强友谊，促进团结 （４）．统一认识，协调行动 　 2. 会议缺陷 　　 （１）．造成时间、精力的浪费 　　（２）．造成金钱的浪费 　　（３）．造成信息的重复、浪费 　　（４）．滋长不正之风 5.1.4 会议的种类 　1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按时间分： 定期和非定期。 3、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 4、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 5.1.5 会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。 5.1.6 会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2．文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3．生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4．安全保卫工作 (1)会议的必威体育官网网址工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 5.2 会务工作流程图（会前） 5.2 会务工作流程图（会中） 5.2 会务工作流程图（会后） 5.3 会务工作的具体内容 5.3.1 指导会务工作的原则 1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。 5.3