信息、文书与档案管理 胡伟 卢芳 赵修磊 第四章 文书的撰制新.pptVIP

文书工作的基本原则实际上就是文书工作的总体要求，它是党和国家统一规定的文书工作的准则。2000年8月24日，国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为十个字：“及时、准确、安全、统一、精简”。 一、及时 及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也必须提高自身的适应性。 值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”那位主要领导马上找发通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C的秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从省委的安排，取消了C领导安排的会议。 [分析] 作为一名专职的秘书，虽然工作繁忙，如果安排得好还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的、紧急的事务，要及时办理。如果C领导的秘书能注意到这方面，立即报告，就不会出现两会冲突的事情。 （资料来源：《通知必须按时转达》/human） 二、准确 准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。 三、安全 安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。 四、统一 统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。 小案例 一日中午将近下班时，某厅办公室印鉴管理员遇到下属公司一个常来办事的党支部书记兼经理拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖厅的公章。开始监印员要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时间了”，并说“单位已同意盖章了”。碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由，因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。 一年后，群众揭发，经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标，骗取单位和主管厅签印，送不合条件子女入高校读书。经有关部门查实，除对当事人作了纪律处分外，对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分，并取消当年“优秀党员”称号，对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育，责令其作出书面检讨。 [分析] 单位印章是单位法人代表的凭证，它的使用权属单位主要负责人，使用权除主要负责人外，还有他授权分管某方面职责的副职和该单位办公室主任。办公室的印章监管员，只有代为管理的职责，只有在单位领导人签字认可的情况下，才能代领导者在正式文书上用印。未经领导者授权随意代替单位签署意见和用印，就是越权、违纪行为。 印章管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。单位文书往来频繁，印章使用率高，监印员政治素质就是首要，办事要做到认真细致。严肃谨慎，善于辨别事物真伪，应变能力强。确保正确用印，杜绝印章使用的漏洞。 组织纪律性强，也是监印员的必备条件。办公室办文、办事中，待人接物，琐碎繁杂，印章管理员往往要兼任其他方面的工作，业务上有不熟练之处，在所难免，多向领导请求、汇报，不要不懂装懂，擅自做主，当可减少或防止行文、办事用印过程中出现的差错。 （资料来源：/human） 五、精简 所谓精简，就是便捷、高效。文件工作要力行简便、讲求实效。这种原则主要体现在：一是发文少而精。二是处理文件要方便读者。三是文件管理要利于使用。 第二节 文书撰写的基本步骤与方法 文书是对履行公务的机关（单位）的意志所作的正式的意思表述，因此公文的撰写具有较强的规范性和稳定性。 一、接受任务 明确主题 主题是公文的灵魂，表达了发文机关对有关公务办理的立场、观点。确定公文的主题应该做到： （一）要符合党和国家的政策法令。《国家行政机关公文处理办法》第25条明确草拟公文应“符合国家的法律、法规及其他有关规定。” （二）要符合机关领导意图。 （三）要单一、鲜明，有强烈的针对性。单一，就是一篇公文只能有一个主题。鲜明，就是肯定什么、否定什么、赞扬什么、批评什么、提倡什么、制止什么，不能含糊不清。强烈的针对性，就是主题所包含的意见、主张、办法、措施，是为何人、何事、何问题而提出的，清清楚楚，便于人们容易理解、把握、贯彻和执行。 二、围绕主题 调查研究 发文目的和主题明确之后，就可以围绕主题收集材料和进行一定的调查研究。在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以写作了。但对于较为复杂的问题，还要进行具体的分析和归纳，如拟