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科技档案信息资源开发与利用中的问题及对策 刘天华 (中国电子科技集团公司第十研究所信息中心，成都610036) 摘要：科技档案的管理是科研单位科研工作必不可少的重要环节。目前，科研单位科技 档案的管理仍然存在着一些问题，尤其是科技档案信息资源未能得到充分开发和利用。本 文在对这些问题进行分析的基础上，有针对性地提出了若干对策，以求实现科研单位科技 档案信息资源的充分开发和有效利用。 关键词：科技档案；开发；利用；问题；对策 21世纪是社会信息化的时代，档案作为信息的载体，它具有可传递性、可扩散性、可分享性等 特性，是经济建设和社会进步必不可少的条件，它服务于经济建设和社会进步。科技档案作为科研 生产的主要信息源，也应该服务于科研生产的各项工作。科技档案是现行文件信息的延续、存贮和 积累，是科研生产不可缺少的财富，其文件信息在现实的使用中，具有工具功能和依据功能，当它 退出现实运行领域后，虽然其现行价值消失了，但文件所载录的信息并没有改变和消失，仍具有一 种独特的交流功能，使我们今天或明天的活动同昨天结束的活动联系起来。积极开发科技档案信息 资源，是科技档案工作服务于各项科研工作的表现形式，也是科研单位科研工作不可或缺的重要环 节。 一、科研单位科技档案管理存在的问题 (1)科技档案的归档仍然存在着许多问题 虽然归档计划明确了本年度文件材料归档范围、归档时间、归档材料的份数、归档的质量要求， 但是在实际工作中，科技档案的归档仍然存在着一些问题。主要表现在：技术资料归档不及时，工 程或设备已完成研制，其间形成的技术资料却不能及时归档甚至还没有编写出来。已归档的技术资 料不齐全、不完整，如有的设备只归图纸，不归报告类资料；有的工程技术报告较全，而无管理类 文件；有的技术资料收集缺乏针对性、计划性；有的归档资料内容简单，无多少实用价值。归档技 术资料不规范，如资料名称不规范、不一致，有的资料用复印件归档而不是原件，有的归档资料字 迹模糊不清。由于一些部门领导不重视文件归档工作，使档案部门收集资料处于被动状态。 (2)科技档案载体形式和检索工具落后，影响了利用者的检查效率 目前档案信息资源开发工作尚处在初级阶段，虽然开发档案管理系统并建立了相应的网络管理 系统，仍以案卷级、文件级目录信息为主，全息的处理和运用没有得到开发和利用，计算机成了录 入、检索档案信息的工具，目前仅有工程全引目录、卡片式分类目录，缺乏专题目录、科技档案作 者目录等检索目录。检索目录开发滞后远远不能满足科研生产大的需要。 (3)编研工作的滞后极大地影响科技档案有效地利用 许多科研单位开发了一些编研资料，如企业年鉴、科技成果简介、基础数据汇编、专题汇编等， 但大多数汇编只是进行一次、二次文献的开发。无三次文献的编研材料，一些编研成果在选题上往 往不是根据单位科研、生产和经营决策活动的需要，而是看手里的材料能编什么就编什么，编研工 作带有一定的盲目性，缺乏对科研生产具有指导作用的编研资料，而且编好的资料大多束之高阁。 (4)档案工作手段和方法落后 目前，借阅资料仍然是档案业务工作的重要内容，其利用形式还局限于“你借我拿”式被动的 服务方式，其它形式的服务没有得到充分地利用。而档案信息的开发和利用客观上要求做好用户反 馈信息的收集工作，及时了解用户需求，开展咨询、预测工作，使档案业务管理从封闭式的管理走 向开放式管理。由于档案管理信息化工作滞后，档案管理方式落后，手工作业多，效率低，档案管 理人员业务工作主要集中在收集、整理、统计、保管，使档案专业人员无时间、无精力搞编研工作。 服务方式简单、手段落后也使各研究部门越来越不重视技术文件的归档。这些都将严重影响了档案 信息资源的开发。 (5)档案管理人员业务素质有待进一步提高 一、档案管理人员不仅需要扎实的档案业务知识，而且需要外语、计算机及相关专业知识与技能。 大量电子文件档案，计算机管理文档及办公自动化日益普及，因特网上的档案馆网建设，档案工作 面临的技术含量不断增高，迫切需要提高档案管理人员外语、计算机专业知识。对搞高、精、尖领 域电子产品的企业来说，其档案资料都是技术性强的专业技术资料，客观上要求档案人才具备现代 化科技专业知识，尤其是计算机知识。但目前，档案管理人员学管理专业的人占多数，复合型人才 严重不足；其它管理专业人员多，档案专业人员少；一般管理人员多