采购管理程序(试行版).docVIP

版本 编制日期 编 制 记 要 备 注 A/0 2005/10 新版编制 批 准 审 核 编 制 采购管理控制过程乌龟图 1.目的： 本程序规定了对公司外购物资的采购过程的管理，确保所采购的产品符合规定的要求。 2.范围： 本程序适用于公司所有外购原（辅）材料和外协件（不包括工装、模具、设备和低值易耗品）的采购管理控制 3.责任： 3.1 技术部负责制订采购标准。按采购产品对最终成品质量影响的重要程度，编制《零部件重要度分级表》,对自行设计的产品，技术部还需提供外购外协件（含毛坯）明细表，标准件明细表及有关产品图样，设计文件和验收规程。 3.2采购单位负责组织采购和采购管理，并对其产品质量负责。 3.3质量部负责签订配套质量协议，采购件的进货检验，同时负责指导和监督采购质量管理过程控制。 3.4各单位负责提出需求计划和反馈质量信息。 4.术语和定义： 4.1一般供方，是指除合格供方以外的其他供方。 5.工作流程及工作流程说明： 5.1工作流程见下页 图表一 采购管理流程 责任单位 质量记录表单 使用单位 采购单位 采购单位 采购单位 财务部 物资部 采购单位 采购单位 财务部 采购单位 采购单位 采购单位 采购单位 质量部 采购单位 《采购申请》（系统生成） 《零星物资申购计划表》 《物资采购任务单》 《物资采购审批表》 《特殊采购审批表》 《合同审批表》 《采购合同》 《采购计划通知单》 《产品检验委托单》 《不合格品评审报告单》 5.2采购管理程序工作流程标准 序号 流程块 工作内容或标准 一 采购需求 使用单位向采购单位提出采购需求时，采购需求需满足物资最小采购周期，否则对生产造成的影响由使用单位负责；采购需求以《采购申请》（ERP系统生成或手工填写）、《零星物资申购计划表》的方式提出。 二 采购计划 采购单位计划员根据使用单位的采购需求和该物资的仓库库存情况以及仓库物资的安全库存指标制定《物资采购任务单》（《物资采购任务单》的采购物资需符合相关法律法规要求），报直接领导审批后下达任务单。 三 审批 直接领导或采购单位经理对《物资采购任务单》进行审批，需对采购物资是否符合相关法律法规要求进行评审。 四 选择供应商 如果有顾客指定的供应商就直接选择，选择顾客指定的供应商不免除本公司确保采购的产品的质量的责任，如果没有顾客指定的供应商则： 采购员根据经审批的采购计划，选择供应商并下发报价通知（对签有长期合同的外协件合格供方直接下发定单）； 首先选用合格供方下发报价通知，无合格供方时可选择一般供方； 报价 所选择的供应商需要按照公司要求的报价方式进行报价；供应商报价后，采购员应与供应商就采购价格进行谈判和比较，采用同等质量情况下价格优先的原则确定供应商； 采购员将确定好的供应商名称和价格报计划员，计划员打印《物资采购审批表》报财务审批。 五 评价是否合格供方 1、如果确定的供方是《合格供方名录》中的供方，直接进入合同谈判、签订合同。 2、选一般供方时需办理《特殊采购审批表》，同时对该一般供方根据实际情况可按《供方评价管理程序》进行供方评价；评价合格后列入《合格供方名录》，供下次选用。 3、对因需求单位原因需要临时特别采购的，来不及对供方进行评价的，由需求单位提出特采申请，报总质量师、总工与总会计师审核，生产副总批准，再报采购单位申购。 六 签订合同 选择好供方后直接进入合同谈判、签订合同，签订合同时必须注明主要的技术要求和标准；对一般供方需办理完特采申请后进入合同谈判、签订合同；对一般供方同时可直接进入《供方评价管理程序》，以便建立合格供方档案。 七 下发定单 1、签订合同后，采购人员对未签有长期合同的供方按合同的相关要求执行，不必下发《采购计划通知单》。 2、对签有长期合同的合格供方直接下发定单； 八 跟单 下发《采购计划通知单》后，采购人员应根据需求情况跟踪了解供应商组织供应物资的情况，遇到特殊情况及时反馈。 九 到货 物资到货后，由采购人员通知仓管员安排物资存放地；同时供应商需按相关文件要求向仓管员提供物资的出厂检验报告单，仓管员需确认物资数量、名称和供方名称；仓管员验货后通知采购员。 十 填写检验委托单 仓管员收到物资后，根据所确认的到位物资情况填写《产品检验委托单》。 十一 检验 质量部接到《产品检验委托单》后，按《进料检验管理程序》执行； 检验完成后