信息技术对档案管理工作的影响.pdfVIP

[信息裕建设} 一、信息技术在档紊部 门应用现状 病 毒和 网络黑客 的袭 击 ; 对数据进行及 时完整 的备份 最近十几年来 ，我 国的计算机技术发展迅速 ，尤其 等 。这 些在技术 上没有什么 困难 ，关键 是要 引起高度 的 是 应 用 软 件 的开发 已达 到相 当 的水 平 ，网络 基 础 设 施 重视 ，比如防病毒软件 ，一定要及 时升级 以对付新 出现 的建 设 也 日趋 完 善 ，这 些都 为 档 案 管 理 体 制 的信 息 化 的病 毒 。 提供 了 良好 的条件 。作 为我 国的档案 工作者 ，在学 习 2 .数 据 要 及 时进 行 更新 。系统 建 成 后 一 定 要 注 意 国外 的理 论 经验 时 ，不能采取 简单 的 “取代 ”或 “覆 盖 ” 对 数据进 行及 时 的补 充和更新 ，这样 才 能保 证 系统 的 等方 法 ，而应该是在 考察 各种理论基本 背景 的前提 下 ， “实时性 ”。再 好 的系统 ，如果 不进行及 时更新 ，也会渐 积 极 汲 取 各 种 观 点 中 的有 益 成 分 ，构 建 适 合 我 国 的档 渐丧 失生命 力 。 案管理 可行模式 。我 国在 电子文件管理 中提 出了全程 3 . 系统要 有 良好 的兼 容性 和 可 扩 展 性 。考 虑 到 系 管理 、前端控 制思想 ，目前 ，我 国很 多地方 正在积极建 统将来有可 能在 更大 的范 围内与其他 系统进行互联 ， 设 电子文件 中心 ，对 电子文件进行集 中管理 ，有 的采取 因此在 软 硬件 平 台 、网络 架 构 、数 据 结 构定 义 等方 面 都 集 中存 储 、利 用 的模式 ; 有 的采 用备份 中心 的模 式 ; 有 要尽量满 足 国际上通行 的规定和标准 ，以保 证足够 的 的采 用 存 储 目录 、逻 辑 归档 的模 式 。网络 建 立 的广 泛 兼 容 性 。可 扩 展 性 就 是要 保 证 系统在 需要 时 能够方 便 联 系 ，为各种模式都提供 了支持条件 。总之 ，电子文件 地进行功 能和容量 的扩充 。 中心都 不能 以文件 的集 中取代文件 的档案化过程 。否 4.管理人员 自身 的现代化 。信息时代对人 的素质 ， 则 ，随着 时 间的推移 ，就会 出现 电子文件 的大量堆积 的 尤其是科技 文化 素质和创新 能力 ，提 出了全新 的要 求 ， 局面 。无论采用何种理论模 式作 为指 导 ，信 息技术 时 我 们 必须树 立信 息 时代 的人 才 观 念 。信 息技 术 与档 案 代在 电子 文件 运 动整 体 环 节 中都 不能取 消 “档 案 化 ”的 工作 的粘 合 ，一方面极 大地扩展 了人 的视野 、智力和 能 环 节 。 力 ; 另一方面 ，新技 术 的应用 以及 档案 资源 的开发 与利 二、信息技术对档蜜管理工作的影响 用 ，更主要地取 决于人 的客观知识结构和处理 能力 ，以 1.提高效率 。信息技术4tfl}应用 ，使档案管理人员摆 及人对信 息 的态度 、主观 意识和价值观念 。因此 ，我 国 脱 了大量 的重复性劳动 。原始数据在输 人 计 算 机 系统 后 ，可 以被 多次 重 复使 用 ，并可根据 需要进行各种加工处理 。 而且计 算机 网络 的发展使 资源 在 更大 的范 围内实现 了共享 ，查询起 来 也变得 更快捷 、更准 确 ，减 少 了人 工 差错 的可 能性 。这 些都极大地提高了档案管理工 作 效 率 。 2 .节 省 费 用 。档 案 管 理 的信 息化 ， 初 期会 有一 些投人 ，但从长 远来 看 ，因 为它可 以有效地 降低很 多成 本 ，并提高 工作 效 率 ，因而 必定 能够 节 省 大 量 的费 用 。 3 .增 强 功 能 。信 息技 术 的采 用 无疑 丰富 了档案管理工作 的内容 。例如 ，数 据 可 以得 到及 时动态 的更新 ，并能够 自 动索 引和按各种