团队协作沟通与会议记录工具.docVIP

团队协作沟通与会议记录工具通用模板

一、适用场景：团队协作中的高频沟通场景

本工具适用于需要高效同步信息、明确责任分工、沉淀决策结果的团队协作场景，具体包括：

1.项目启动与规划会议

用于明确项目目标、拆解任务、分配资源，保证团队成员对齐方向（如新产品上线前的启动会、年度目标规划会）。

2.日常进度同步会

同步工作进展、识别潜在风险、协调跨部门资源，避免信息孤岛（如周例会、项目站会）。

3.问题解决与决策会议

针对项目中的卡点（如技术难题、资源冲突）进行集中讨论，形成可落地的解决方案（如需求评审会、故障复盘会）。

4.跨部门协作沟通

连接不同职能团队（如产品、研发、运营），保证信息传递准确，减少沟通成本（如月度协同会、客户需求对接会）。

二、操作流程：从会前准备到会后跟进的全步骤指南

（一）会前准备：明确目标与框架，提升会议效率

明确会议核心目标

主持人需提前1-2天确定会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目延期风险”），避免“无主题漫谈”。

示例：若会议目标是“解决项目延期风险”，需提前梳理当前进度、卡点及潜在影响。

确定参会人员与分工

邀请与会议目标直接相关的决策者（经理）、执行者（主管、*专员）及必要支持人员（如法务、财务），避免无关人员参与。

指定记录人（通常为项目助理*），提前告知其需重点记录“讨论结论”“行动项及负责人”。

准备会议材料与议程

提前1天发送会议邀请（含时间、地点/、议程），附上预读材料（如项目进度表、需求文档）。

议程需明确各议题时长（如“项目进度汇报（15分钟）”“风险讨论（20分钟）”），保证会议节奏可控。

（二）会中执行：聚焦讨论与决策，保证信息准确

开场重申目标与规则

会议开始时，主持人用2-3分钟重申会议目标及议程，明确讨论规则（如“每人发言不超过3分钟”“聚焦解决方案而非问题本身”）。

结构化记录关键信息

记录人需采用“议题+讨论要点+结论+行动项”的结构记录，避免逐字记录导致重点模糊。

符号示例：★结论（如“★确定优先级：用户需求A需求B”）、→行动项（如“→*负责完成需求调研报告，截止日期：X月X日”）。

实时互动与确认

针对关键结论，主持人需当场确认（如“大家是否同意这个方案？如有异议请提出”），避免会后分歧。

对争议较大的议题，可暂时搁置，安排专项讨论，避免会议拖沓。

（三）会后跟进：落地行动与归档，形成闭环管理

整理并分发会议记录

记录人需在会议结束后24小时内整理完成会议记录，包含“会议基本信息”“各议题讨论结论”“行动项清单”，发送给所有参会人及相关人员。

示例：会议记录需标注“抄送：总、部门负责人”，保证信息同步到位。

跟踪行动项进展

行动项需明确“负责人”“截止日期”“优先级（高/中/低）”，记录人每周更新行动项进度表，在下次会议前同步给团队。

对逾期未完成的行动项，负责人需提前说明原因及调整计划，避免影响整体进度。

归档与复盘

会议记录（含行动项进度表）需按“项目名称+会议日期”归档至团队共享文档（如企业网盘、项目管理工具），方便后续查阅。

对周期性会议（如周例会），每月可复盘一次会议效率（如“是否目标清晰？行动项是否落地？”），持续优化流程。

三、工具模板：会议记录标准化表格

（一）会议基本信息表

字段

填写说明

示例

会议名称

明确会议主题，包含项目/阶段信息

“项目Q3迭代需求评审会”

会议时间

具体到年/月/日上/下午:-:

2023年8月15日14:00-16:00

会议地点/形式

线下会议室/线上会议

线上会议（腾讯会议号：X–）

主持人

负责把控会议节奏的负责人

*（产品部经理）

记录人

负责记录会议内容及行动项

*（项目助理）

参会人员

列出所有参会人员姓名及部门

（研发部主管）、（运营部专员）等

缺席人员及原因

如有缺席，需注明原因

*（设计部主管）：客户临时会议

（二）会议议程与讨论记录表

议题

讨论要点

结论

相关附件

1.项目进度汇报

-：当前需求开发完成60%，测试阶段延期3天-：UI设计稿未全部交付

★需求开发按计划进行，测试部需配合加班2天完成；UI设计稿今日17:00前全部交付

项目进度表、UI设计稿清单

2.优先级讨论

-：用户需求A反馈量高，需优先处理-：需求B关联客户重要合同，无法延期

★确定优先级：用户需求A需求B，需求B暂缓至下阶段启动

用户需求调研报告、客户合同

3.资源协调

-：研发部人力不足，需增加1名开发-：市场部需提前1周准备推广素材

★同意增配1名开发（*负责对接），市场部素材准备截止日期提前至X月X日

人力需求申请表、推广计划

（三）行动项跟踪表

行动项描述

负责人

截止日期

优先级

当前状态

备注

完成用户需求调研报告

*

2023-08-18

高