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湖南省流动人员人事档案工作服务规范

一、总则

（一）目的依据

为进一步加强湖南省流动人员人事档案管理服务工作，提高服务质量和效率，保障流动人员人事档案的真实性、完整性和安全性，根据国家和湖南省有关法律法规及政策规定，结合本省实际，制定本服务规范。

（二）适用范围

本规范适用于湖南省行政区域内各级公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的其他档案管理服务机构（以下简称档案管理服务机构）开展的流动人员人事档案管理服务工作。

（三）基本原则

1.依法依规：严格按照国家和湖南省有关法律法规及政策规定开展流动人员人事档案管理服务工作，确保档案管理服务工作合法合规。

2.便民高效：优化服务流程，简化办事手续，提高服务效率，为流动人员提供便捷、高效的档案管理服务。

3.安全必威体育官网网址：加强档案安全管理，建立健全档案安全必威体育官网网址制度，确保档案的实体安全和信息安全。

4.真实准确：保证档案内容的真实性和准确性，对档案材料进行严格审核，防止虚假材料进入档案。

二、档案接收

（一）接收范围

1.非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；

2.辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；

3.与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；

4.未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；

5.自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的档案；

6.外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；

7.自由职业或灵活就业人员的档案；

8.其他流动人员的档案。

（二）接收条件

1.档案应真实、完整、规范，材料齐全、手续完备。

2.档案应通过机要通信或专人送取等符合必威体育官网网址要求的方式转递，严禁个人自带档案。

3.档案管理服务机构应具备相应的档案保管条件和能力。

（三）接收流程

1.申请：流动人员或其委托代理人（以下简称申请人）可通过现场、电话、网络等方式向档案管理服务机构提出档案接收申请，并提供本人有效身份证件、拟接收档案的相关证明材料等。

2.审核：档案管理服务机构对申请人提交的申请材料进行审核，核实档案来源和真实性。对于符合接收条件的，予以受理；对于不符合接收条件的，应一次性告知申请人需要补充的材料或不予接收的理由。

3.接收：档案管理服务机构收到转递的档案后，应及时进行清点核对，并在7个工作日内完成档案入库登记和信息录入工作。对于档案材料不齐全或存在问题的，应及时与原档案管理单位沟通联系，要求补充或更正。

三、档案保管

（一）保管条件

1.档案管理服务机构应具备独立的档案库房，库房应符合国家有关档案库房建设标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等“六防”设施。

2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，档案装具应符合国家有关标准要求。

3.档案管理服务机构应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程，确保档案保管工作规范有序。

（二）保管要求

1.档案应按照类别、年代、保管期限等进行科学分类、编号和存放，做到排列有序、便于查找。

2.档案管理服务机构应定期对档案进行检查和维护，发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况时，应及时进行修复和处理。

3.档案管理服务机构应建立档案保管台账，对档案的接收、转出、查阅、借阅等情况进行详细记录，做到账物相符。

（三）信息化管理

1.档案管理服务机构应建立流动人员人事档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。

2.档案管理服务机构应按照国家有关标准和规范，对档案信息进行采集、整理、录入和审核，确保档案信息的准确性和完整性。

3.档案管理服务机构应加强档案信息安全管理，建立健全档案信息安全必威体育官网网址制度，采取必要的技术手段，防止档案信息泄露和篡改。

四、档案查阅

（一）查阅范围

1.司法机关、纪检监察机关、组织人事部门等因工作需要，可查阅流动人员人事档案。

2.流动人员本人或其委托代理人可查阅本人档案中的相关信息。

（二）查阅条件

1.查阅单位应出具单位介绍信、查阅人员有效身份证件等相关证明材料，并说明查阅档案的理由和范围。

2.流动人员本人查阅档案的，应提供本人有效身份证件；委托代理人查阅档案的，应提供本人有效身份证件、授权委托书和委托代理人有效身份证件。

（三）查阅流程

1.申请：查阅单位或申请人应向档案管理服务机构提出档案查阅申请，并提交相关证明材料。

2.审核：档案管理服务机构对查阅单位或申请人提交的申请材料进行审核，对于符合查阅条件的，予以受理；对于不符合查阅条件的，应一次性告知查阅单位或申请人不予查阅的理由。

3.查阅：档案管理服务机构应按照规定的查阅程序和要求，为查阅单位或申请人提供档案查阅服务。查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得涂改、圈划、抽取、