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公司办公用品采购管理办法

总则

为加强公司办公用品的采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高办公用品的使用效率，确保公司各项工作的正常开展，特制定本办法。本办法适用于公司各部门办公用品的采购、使用和管理。

办公用品的分类

消耗类办公用品

1.书写工具：包括钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔、白板笔等。

2.纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、传真纸、笔记本等。

3.办公耗材：墨盒、硒鼓、碳粉、色带、鼠标垫、键盘膜等。

4.其他：胶水、胶棒、订书钉、回形针、大头针、剪刀、裁纸刀、橡皮、修正液、涂改带等。

耐用类办公用品

1.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机等。

2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、书架、沙发等。

3.电器设备：饮水机、空调、电扇等。

4.其他：计算器、电话机、对讲机等。

采购管理职责分工

采购部门

1.负责制定办公用品采购计划，根据各部门的需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。

2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和管理。

3.组织采购招标、询价、议价等工作，确保采购过程的公平、公正、公开。

4.签订采购合同，明确采购数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等条款。

5.跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保按时、按质、按量到货。

6.办理办公用品的验收、入库、付款等手续。

使用部门

1.负责提出本部门办公用品的需求计划，明确办公用品的名称、规格、型号、数量等。

2.对采购回来的办公用品进行验收，检查办公用品的数量、质量、规格等是否符合要求。

3.合理使用和保管办公用品，避免浪费和损坏。

4.定期对本部门的办公用品进行盘点，及时向采购部门反馈办公用品的使用情况和需求变化。

财务部门

1.负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。

2.按照采购合同的约定，及时办理付款手续。

3.对办公用品的采购成本进行核算和分析，为公司的成本控制提供依据。

行政部门

1.负责制定办公用品的管理制度和使用标准，监督各部门办公用品的使用情况。

2.对办公用品的库存进行管理，定期盘点库存，确保库存数量的准确性。

3.协调各部门之间的办公用品调配，提高办公用品的使用效率。

采购计划的制定

年度采购计划

每年年底，各部门根据下一年度的工作安排和实际需求，编制本部门的年度办公用品需求计划，报采购部门汇总。采购部门根据各部门的需求计划和库存情况，结合公司的预算安排，制定公司年度办公用品采购计划，经公司领导审批后执行。

月度采购计划

每月底，各部门根据下一个月的工作安排和实际需求，编制本部门的月度办公用品需求计划，报采购部门汇总。采购部门根据各部门的需求计划和库存情况，对年度采购计划进行调整和细化，制定公司月度办公用品采购计划，经公司领导审批后执行。

临时采购计划

因特殊情况或紧急需求，需要临时采购办公用品的，使用部门应填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购物品名称、规格、数量等，经部门负责人审核，公司领导审批后，交采购部门办理采购手续。

供应商的选择与管理

供应商的选择标准

1.具有合法的经营资格和良好的信誉，无不良经营记录。

2.能够提供符合公司质量要求的办公用品，产品质量稳定可靠。

3.价格合理，具有一定的市场竞争力。

4.能够提供及时、高效的售后服务，包括送货上门、安装调试、维修保养等。

5.具有较强的供货能力，能够满足公司的采购需求。

供应商的开发与评估

1.采购部门通过网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等方式，收集供应商信息，建立供应商信息库。

2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合基本条件的供应商进行实地考察或要求其提供样品进行测试。

3.根据考察和测试结果，对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。

4.定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，根据评估结果对供应商进行动态管理，淘汰不合格供应商，开发新的供应商。

供应商的合作与管理

1.采购部门与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

2.定期与供应商进行沟通和交流，及时了解供应商的生产经营情况和供货能力，协调解决合作过程中出现的问题。

3.要求供应商提供产品质量保证和售后服务承诺，对供应商的产品质量和售后服务进行监督和考核。

4.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励和优惠政策，鼓励供应商提高产品质量和服务水平。

采购流程

招标采购

对于金额较大、技术要求较高或有特殊要求的办公用品采购项目，采用招标采购方式。具体流程如下：

1.采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的名称、规格、数量、