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工程技术资料及档案管理制度

一、总则

工程技术资料及档案是工程建设过程的全面记录，是工程质量评估、维护、改造和扩建的重要依据，也是企业技术管理水平的重要体现。为了加强工程技术资料及档案的管理，确保资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥其在工程建设和企业发展中的作用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有工程项目的技术资料及档案管理工作，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。涉及的资料及档案范围涵盖从项目立项到竣工验收、交付使用全过程中形成的各种纸质、电子文件和实物资料。

三、管理职责

1.项目经理

项目经理是工程项目技术资料及档案管理的第一责任人，全面负责本项目技术资料及档案管理工作的组织、协调和监督。

组织制定项目技术资料及档案管理计划，明确各部门和人员的职责分工。

定期检查项目技术资料及档案的收集、整理和归档情况，及时解决存在的问题。

负责组织项目竣工验收前的技术资料及档案预验收工作，确保资料完整、准确、符合要求。

2.技术负责人

负责项目技术资料及档案管理的技术指导和审核工作。

组织编制项目施工组织设计、施工方案等技术文件，并指导相关人员进行资料的整理和归档。

对项目技术资料的真实性、准确性和完整性进行审核，确保技术资料与工程实际相符。

参与项目竣工验收前的技术资料及档案预验收工作，对技术问题提出处理意见。

3.资料管理员

负责项目技术资料及档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作。

建立资料及档案管理台账，及时记录资料的收进、发出和借阅情况。

按照档案管理要求，对技术资料及档案进行妥善保管，确保资料的安全和完整。

定期对资料及档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。

负责项目竣工验收后技术资料及档案的移交工作，确保资料按时、完整地移交给相关部门。

4.各部门及岗位人员

按照职责分工，及时收集、整理本岗位在工程建设过程中形成的技术资料，并移交资料管理员。

对所提供的技术资料的真实性、准确性和完整性负责。

配合资料管理员做好技术资料及档案的管理工作，提供必要的协助和支持。

四、资料及档案的收集

1.收集范围

立项文件：项目建议书、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。

设计文件：初步设计、施工图设计文件及审查意见、设计变更通知等。

施工资料：施工图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、施工试验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。

监理资料：监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、工程进度控制资料、工程质量控制资料、工程造价控制资料等。

竣工验收资料：单位工程竣工验收报告、工程质量保修书、消防验收报告、规划验收报告等。

其他资料：工程照片、录像、电子文档等与工程建设相关的资料。

2.收集要求

资料收集应遵循及时、准确、完整的原则，确保资料与工程建设同步进行。

各部门和岗位人员应在工作完成后及时将形成的技术资料移交资料管理员，不得拖延或私自留存。

资料收集过程中，应确保资料的真实性和可靠性，严禁伪造、篡改资料。

对于重要资料，应同时收集纸质版和电子版，并确保两者内容一致。

五、资料及档案的整理

1.分类整理

资料管理员应按照档案管理的要求，对收集到的技术资料及档案进行分类整理。一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等几大类。

每大类下再根据资料的性质和内容进行细分，如施工文件可分为施工管理资料、施工技术资料、施工质量验收资料等。

2.编目装订

对分类整理后的资料及档案进行编目，编制卷内目录和案卷目录。卷内目录应包括文件编号、文件名称、日期、页号等内容；案卷目录应包括案卷编号、案卷名称、保管期限等内容。

按照档案装订要求，对编目后的资料及档案进行装订。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

3.电子资料整理

对于电子资料，应按照纸质资料的分类方法进行整理，并建立相应的电子目录。

电子资料应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，确保资料的安全和可访问性。

六、资料及档案的保管

1.保管环境

应设立专门的资料及档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，确保资料及档案的安全。

库房内应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

2.保管方式

纸质资料