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电梯档案管理制度

一、总则

电梯作为现代建筑中不可或缺的垂直交通工具，其安全运行直接关系到乘客的生命安全和建筑物的正常使用。电梯档案管理是电梯管理的重要组成部分，通过建立完善的电梯档案管理制度，能够全面、准确地记录电梯的整个生命周期信息，为电梯的安全运行、维护保养、检验检测以及故障处理等提供可靠依据。本制度旨在规范电梯档案的建立、管理、使用和保管等工作，确保电梯档案的完整性、准确性和安全性。

二、档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是电梯档案的集中管理机构，负责制定和完善电梯档案管理制度，指导和监督各部门的电梯档案管理工作。其具体职责包括：接收、整理、分类、编号、存储电梯档案；对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整；按照规定提供档案查阅和借阅服务；组织档案的销毁工作。

2.电梯使用部门

电梯使用部门负责在电梯采购、安装、使用过程中收集相关资料，并及时移交档案管理部门。同时，使用部门应指定专人负责本部门电梯档案的日常管理工作，包括对电梯运行记录、维护保养记录等的收集和整理，配合档案管理部门做好档案的归档和管理工作。

3.电梯维护保养单位

电梯维护保养单位在对电梯进行维护保养过程中，应详细记录维护保养情况，包括维护保养时间、内容、更换的零部件等信息，并及时将这些记录提供给电梯使用部门和档案管理部门。同时，维护保养单位应协助档案管理部门对电梯维护保养档案进行整理和归档。

4.电梯检验检测机构

电梯检验检测机构在完成电梯检验检测工作后，应及时向电梯使用部门和档案管理部门提供检验检测报告。报告内容应包括电梯的检验检测项目、结果、存在的问题及处理建议等信息。

三、档案内容及分类

1.电梯原始资料档案

电梯设备技术资料：包括电梯的设计文件、安装图纸、使用维护说明书、电气原理图、液压系统图等。这些资料是了解电梯结构、性能和工作原理的重要依据，对于电梯的安装、调试、维护和维修具有重要指导作用。

电梯产品质量证明文件：如电梯的出厂合格证、质量检验报告、主要零部件的质量证明文件等。这些文件证明了电梯及其零部件的质量符合相关标准和要求。

电梯安装验收资料：包括电梯安装工程合同、安装施工记录、安装调试报告、安装验收报告等。这些资料记录了电梯从安装到验收的全过程，是电梯投入使用的重要依据。

2.电梯运行管理档案

电梯运行记录：由电梯使用部门负责记录，内容包括电梯的运行时间、运行次数、运行方向、停层情况等。通过对运行记录的分析，可以了解电梯的使用频率和运行状况，为电梯的维护保养和调度提供参考。

电梯故障记录：记录电梯发生故障的时间、现象、原因、处理情况等信息。故障记录有助于分析电梯故障的规律和原因，采取针对性的措施进行预防和改进。

电梯应急救援记录：当电梯发生困人等紧急情况时，记录应急救援的启动时间、救援人员到达时间、救援过程和结果等信息。应急救援记录可以评估电梯应急救援预案的有效性，为改进应急救援工作提供依据。

3.电梯维护保养档案

维护保养计划：电梯维护保养单位根据电梯的使用情况和相关标准要求，制定年度、季度和月度维护保养计划。计划内容应包括维护保养的项目、时间、人员等信息。

维护保养记录：每次维护保养工作完成后，维护保养人员应详细记录维护保养的内容、更换的零部件、保养时间等信息。维护保养记录是评估维护保养工作质量的重要依据。

零部件更换记录：记录电梯零部件的更换时间、型号、规格、生产厂家等信息。零部件更换记录有助于跟踪电梯零部件的使用情况，及时发现潜在的安全隐患。

4.电梯检验检测档案

定期检验报告：电梯应按照规定进行定期检验，检验检测机构出具的定期检验报告是判断电梯是否符合安全运行要求的重要依据。报告内容包括电梯的各项检验检测项目的结果、结论以及处理建议等。

监督检验报告：在电梯安装、改造、重大维修后，需要进行监督检验。监督检验报告记录了电梯在安装、改造、重大维修过程中的质量情况和检验结果。

四、档案的建立与收集

1.建立档案的时间

电梯档案应在电梯采购合同签订后开始建立。在电梯采购过程中，采购部门应及时收集电梯设备技术资料、产品质量证明文件等相关资料，并移交档案管理部门。电梯安装过程中，安装单位应按照规定及时提供安装施工记录、调试报告等资料。电梯投入使用后，使用部门、维护保养单位和检验检测机构应按照各自的职责及时收集和提供相关资料。

2.资料收集要求

各部门在收集电梯相关资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性。资料应采用纸质和电子两种形式保存，纸质资料应字迹清晰、签字盖章齐全，电子资料应存储在专用的存储设备中，并进行备份。对于重要的资料，应进行加密处理，确保资料的安全。

五、档案的整理与归