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保管员责任书

为规范物资管理工作，明确保管员岗位责任，保障企业物资安全、完整与高效流转，结合本单位实际业务需求，现就保管员岗位职责及工作要求作出如下规定：

一、物资入库管理责任

保管员须严格执行物资入库验收制度，确保入库物资数量准确、质量合格、凭证齐全。所有物资入库前，须核对以下凭证及信息：

1.采购订单或送货单：核对送货单位、物资名称、规格型号、数量、批次号等信息，确保与实际到货一致；若为生产自制物资，须核对生产部门开具的《入库通知单》，确认生产批次、质量检验合格标识。

2.质量证明文件：对原材料、外购件等需提供质量检测报告、合格证、检疫证明（如食品类物资）或第三方检测报告（如化工原料），进口物资需附加海关报关单、商检证明；对有特殊要求的物资（如精密仪器、电子元件），需协同技术部门或质检人员共同验收，确认性能参数符合技术协议要求。

3.外观与实物检查：

-包装检查：核对包装完整性，无破损、受潮、污染痕迹；外包装标识与物资信息一致（如危险品须有明确警示标志）。

-数量清点：按物资特性采用称重、计数、检尺等方式精确计量；对大宗物资（如钢材、煤炭）需两人共同清点并签字确认；对零散小物件（如螺丝、电子元件）需按标准包装单元换算总量，抽样拆包核查。

-质量初检：观察物资表面有无划痕、变形、锈蚀（如金属制品）、霉变（如纸张、木材）、泄漏（如液体原料）等问题；对易损易碎品（如玻璃制品、陶瓷件）需轻拿轻放，逐件检查。

验收过程中若发现以下异常情况，保管员须立即暂停入库并采取措施：

-凭证缺失或信息不符：要求送货方补充凭证或与采购部门/生产部门核实，未确认前物资暂存待检区，不得办理入库手续。

-数量短缺或超量：短缺部分由送货方签字确认，超量部分暂存并通知采购部门处理，严禁擅自接收超订单物资。

-质量不合格：填写《物资验收异常记录表》，详细记录问题点（如规格不符、外观破损、性能不达标），协同质检部门出具处理意见，不合格物资隔离存放并标注“不合格品”标识，按《不合格品管理办法》执行退货或返工流程。

验收合格后，保管员须在2个工作日内完成系统录入与手工台账登记，生成《入库单》（一式三联，存根联、财务联、送货方联），签字确认后传递相关部门，确保账、物、卡同步一致。

二、物资出库管理责任

物资出库须遵循“先进先出、按单发料、手续完备”原则，严禁无单出库、超单出库或白条领料。具体要求如下：

（一）出库类型与审批流程

1.生产领用出库：生产部门需提前1个工作日提交经车间主任签字的《领料单》，注明物资名称、规格、数量、用途及生产订单号；保管员核对《领料单》与生产计划匹配性，确认无误后按单发放；对贵重材料（如稀有金属、高价值电子元件）或限量领用物资（如化工原料），需额外经生产主管或技术部门审批。

2.销售发货出库：销售部门提交经客户确认的《销售订单》及财务部门开具的《发货通知单》（需注明收款状态），保管员核对订单信息与实物，确认无误后组织打包；对需现场验货的客户，协同销售人员共同清点并签字确认，留存影像记录。

3.调拨出库：跨部门或跨仓库调拨需提交《物资调拨单》，经调出部门、调入部门负责人及分管领导三级审批；保管员核对调拨单信息，标注物资批次、存储位置，与调入方保管员现场交接并签字确认，同步更新系统库存。

4.报废出库：对因过期、损坏或技术淘汰需报废的物资，需提交《物资报废申请单》，附质检部门出具的报废鉴定报告，经设备管理部门、财务部门会签，分管领导审批后执行；报废物资须单独存放，按《废旧物资处理办法》移交回收单位，留存回收凭证。

（二）出库操作规范

1.保管员须按《出库单》/《领料单》逐项核对物资名称、规格、数量，优先发放最早入库批次物资（需核对物资标签上的入库日期）；对有保质期要求的物资（如食品、药品、化工原料），须检查剩余保质期（原则上剩余保质期不足总保质期1/3的不予发放），并在发放时向领用方提示注意事项。

2.发放过程中需当面清点数量，对大宗物资（如钢材、木材）采用过磅、检尺等方式复量；对精密仪器、高价值物资需逐件核对型号、序列号，确保与单据一致。

3.发放完毕后，保管员须在《出库单》上签字确认，留存记账联，24小时内完成系统出库操作及手工台账登记，更新物资卡片（标注必威体育精装版库存数量、批次）。

（三）特殊情况处理

-紧急领料：因生产突发需求需紧急出库时，领料人须电话请示部门负责人并经保管员记录备案，事后24小时内补签《领料单》；保管员需在系统中备注“紧急领料”，并跟踪补单情况，未补单前暂停该部门后续领料业务。

-退货出库：客户退回的物资需凭《退货申请单》及质检部门出具的《退货验收报告》办理出库