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办公室行政管理制度汇编
一、总则
（一）目的
为规范公司办公室行政管理，明确各项事务的操作标准与流程，提升行政工作效率，保障公司日常运营有序开展，营造高效、规范、安全、舒适的办公环境，特制定本制度汇编。
（二）适用范围
本制度适用于公司总部及分支机构全体行政办公人员（包括行政部员工、各部门行政对接人及使用公司办公资源的员工）。
（三）管理原则
1.规范化：所有行政事务需遵循统一标准，避免随意性；
2.高效化：简化流程，明确责任，确保事务处理及时、准确；
3.节约化：合理配置办公资源，杜绝浪费；
4.安全化：保障办公区域人身、财产及信息安全。
二、办公环境与秩序管理
（一）办公区域管理
1.卫生管理
员工需保持个人工位整洁（桌面无杂物堆积、文件入柜、办公用品摆放整齐），每日下班前清理垃圾；
公共区域（会议室、茶水间、走廊、洗手间）卫生由行政部安排专人每日清扫，每周深度清洁1次；
禁止在办公区域用餐（茶水间除外）、乱扔垃圾或张贴非工作相关物品（如私人海报）。
2.秩序管理
办公时间（[具体时间段，如：周一至周五9:00-18:00]）保持安静，禁止大声喧哗、嬉戏打闹或进行与工作无关的娱乐活动（如玩游戏、看视频）；
员工需按指定工位办公，未经允许不得擅自调换座位或占用他人区域；
访客需在前台登记（姓名、来访部门、事由、联系方式），由被访人接引至指定区域，离开时需在前台注销。
（二）办公设备与用品管理
1.办公设备（固定资产）
配置与领用：办公设备（如电脑、打印机、复印机、投影仪等）由行政部统一采购，根据岗位需求分配，员工领用时需填写《办公设备领用登记表》（注明设备型号、序列号、领用日期），并签字确认；
使用与维护：
员工需爱护设备，按操作规程使用（如打印机禁止长时间空转、电脑避免安装非工作软件）；
设备故障需及时报修（联系行政部或IT支持，填写《设备维修申请表》），人为损坏需照价赔偿；
定期保养（如打印机硒鼓更换、电脑清灰）由行政部协调供应商执行，费用列入年度预算。
2.办公用品（低值易耗品）
领用规则：常用办公用品（如打印纸、笔、笔记本、订书机等）实行“按需领用、定额控制”，员工填写《办公用品领用单》（注明名称、数量、用途），经部门负责人审批后至行政部领取；
节约要求：禁止浪费（如单面打印非必要文件、随意丢弃未用完的纸张），大件用品（如文件夹、档案盒）需以旧换新；
特殊用品：高价或专用办公用品（如绘图工具、专业耗材）需提前申请，说明用途及预算，经分管领导审批后采购。
三、文件与档案管理
（一）文件收发与流转
1.外部文件：前台或指定接收人收到外部文件（如政府公文、客户函件、快递）后，需登记《文件收发登记表》（注明收文日期、来源、文件名称、紧急程度），当日转交行政部或相关责任人，紧急文件需立即通知收件人；
2.内部文件：部门间文件传递需通过OA系统（或纸质签收），重要文件（如制度修订、合同草案）需经部门负责人审核后流转，接收人需签收确认；
3.文件归档：已处理完毕的文件（包括电子版与纸质版）需在5个工作日内整理归档（纸质文件移交行政部档案室，电子文件上传至公司共享云盘指定文件夹）。
（二）档案管理
1.档案分类：分为行政档案（制度文件、会议纪要、合同协议）、人事档案（员工信息、入职资料）、财务档案（报销单据、审计报告）、业务档案（项目资料、客户信息）等，由行政部统一分类编号；
2.归档要求：
纸质档案需按“年度-类别-顺序号”整理，装入档案盒并标注目录（包括文件名称、日期、责任人）；
电子档案需备份至公司服务器及移动硬盘（重要档案双备份），定期检查存储安全性；
3.借阅与销毁：
借阅档案需填写《档案借阅申请表》（注明用途、借阅期限），经档案所属部门负责人及行政部审批后，在指定区域查阅（机密档案仅限在档案室查阅，禁止外带）；
借阅期限不超过15个工作日，超期需续借；归还时行政部需检查档案完整性；
超过保管期限且无保存价值的档案（如过期合同、废弃报表），经行政部与相关部门联合鉴定后，填写《档案销毁清单》，经总经理审批后统一销毁（销毁过程需两人监销并记录）。
四、会议与活动管理
（一）会议管理
1.会议类型：分为公司级会议（如年度总结会、战略研讨会）、部门级会议（如周例会、项目推进会）、临时专题会议（如紧急问题协调会）。
2.会议组织流程：
会前准备：会议发起人需提前1-3个工作日填写《会议通知单》（注明时间、地点、参会人员、议程、需准备的资料），通过OA或邮件发送至参会人；会议室由行政部提前预订（大型会议需提前布置设备，如投影仪、音响）；
会中记录：指定专人记录会议内容（重点：决议事项、责任人、完成时限），形成《会议纪要》，经主持人审核后1个工作日内发送至参会人及相关部门；
会后跟进：会议决议事项需纳入
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