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办公用品管理制度及领用流程（202X版）

一、总则

（一）目的

为规范公司办公用品管理，保障日常办公需求，控制办公成本，提高资源使用效率，倡导节约环保理念，结合公司实际制定本制度。

（二）适用范围

适用于公司总部、各分支机构及控股子公司（以下简称“各单位”）所有办公用品的采购、保管、领用、发放及盘点等全生命周期管理。办公用品包括：

-消耗品：中性笔、圆珠笔、铅笔、笔记本、便签纸、文件夹、档案袋、胶水、订书机及钉、回形针、长尾夹、橡皮、修正带、打印纸（A4/A3）、复印纸、墨盒/硒鼓、碳粉等；

-耐用品：办公桌椅、文件柜、保险柜、沙发、茶几、白板、投影仪幕布、计算器、电话机、碎纸机等使用期限超过1年的物品；

-其他：绿植、清洁用品（如抹布、垃圾袋）、节日装饰品（限公共区域）等。

二、管理组织与职责

（一）管理架构

公司办公用品管理实行“集中采购+分级保管+部门负责”模式，具体职责如下：

角色

核心职责

行政部（或办公室）

统筹办公用品全生命周期管理（制度制定、采购执行、库存管理、领用监督），建立《办公用品台账》（含电子档案），定期盘点库存，制定年度/月度采购计划，审核超标准领用申请。

采购专员（行政部）

负责办公用品的采购执行（比价、供应商对接、订单跟进），确保采购物品质量合格、价格合理，保存采购凭证（发票、合同、比价记录）。

仓库管理员（行政部）

负责办公用品的入库验收（核对数量、规格、质量）、分类存放（按消耗品/耐用品分区）、库存保管（防潮、防损）、出库登记（按领用单发放），定期盘点库存（每月一次）。

各部门

负责本部门办公用品的需求提报（按实际需要）、领用管理（指定专人领用）、日常使用监督（避免浪费），配合行政部盘点及成本控制。

员工个人

合理使用办公用品（如节约用纸、爱护耐用品），不得私拿、浪费或转借办公用品，对个人领用的耐用品（如计算器）妥善保管。

（二）职责细化

行政部：

制定《办公用品分类目录及标准》（明确常用物品的规格、单价、月度人均消耗上限），定期更新；

根据各部门需求及库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，经审批后执行；

采购时优先选择性价比高的供应商（如集中采购、长期合作），控制采购成本；

对各部门领用情况进行统计分析（如人均消耗量、异常领用），对浪费行为提出整改建议。

采购专员：

按《采购计划》通过比价（至少3家供应商）、招标（大额采购）或定点采购方式采购，确保物品符合质量要求（如打印纸克重达标、墨盒兼容性）；

采购后及时办理入库手续（与仓库管理员核对数量、规格），保存采购发票、合同及比价记录（至少保存3年）。

仓库管理员：

入库时检查物品包装、数量及质量（如打印纸无破损、墨盒无泄漏），填写《办公用品入库单》（附件1）；

按类别分区存放（如消耗品放货架上层、耐用品放下层），张贴标签（标注名称、规格、数量）；

出库时核对《办公用品领用单》（附件2）与实物一致，登记领用信息（日期、部门、物品名称、数量、领用人），确保账实相符；

每月末盘点库存（与台账对比），差异超过5%的需查明原因（如丢失、记录错误）并上报行政部。

各部门：

指定1名“办公用品管理员”（报行政部备案），负责本部门需求汇总（每月25日前提交下月《办公用品需求表》，附件3）、领用登记及日常监督；

控制本部门消耗品用量（如人均每月中性笔≤2支、打印纸≤5包），避免过度申领。

员工个人：

领用消耗品时按需取用（如非必要不重复领取），耐用品（如文件夹）需爱惜使用（不得故意损坏）；

私拿办公用品或浪费严重（如单月领用打印纸超限额3倍）的，行政部将通报批评并限制后续领用。

三、办公用品分类与标准

（一）消耗品标准（人均月度上限）

物品名称

规格要求

人均月度领用上限

说明

中性笔（黑/蓝）

0.5mm-0.7mm，普通款

2支

特殊岗位（如财务、设计）可申请加量（需部门负责人审批）。

圆珠笔

普通款

1支

笔记本（A5/A6）

80-100页，普通纸质

1本

部门内部共享使用优先。

便签纸（76×76mm）

黄色/白色

1本（50页）

文件夹（塑料/纸）

A4规格

1个

按需领用，旧文件夹可重复使用。

打印纸（A4）

80g/m2，普通办公用

5包（500张/包）

部门月度总量≤30包（约1.5万张），超出需分管领导审批。

复印纸（A4）

同打印纸

3包

与打印纸合并计算总量。

订书机及钉

标准12号钉，普通款

1套（含订书机）

旧订书机可维修后继续使用。

胶水/固体胶

普通办公用

1瓶/支

墨盒/硒鼓

与部门打印机型号匹配

按需（按实际消耗）

大批量更换需提前报备（行政部评估成本）。

（二）耐用品管理

耐用品（如办公桌椅、文件柜）由公司统一配置，原则上“谁使用、谁保管”，离职或调岗时需归还（无损坏）。新增耐用品需填写《耐用品配置申请单》（附件4）