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2026年水果种植公司文件收发与流转制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司文件收发与流转工作，确保种植技术方案、采购合同、行政通知、果品检测报告等各类文件传递及时、保管安全、追溯可查，避免因文件管理混乱导致业务延误或信息泄露，保障水果种植生产、市场合作等工作有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合公司部门设置与业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有内部文件（各部门制定的制度、计划、报告等）与外部文件（政府公文、供应商函件、客户订单等）的收发、登记、流转、督办、归档及销毁管理；行政部为文件管理牵头部门，生产部、技术部、采购部、市场部等所有部门及全体员工均需遵守。

第三条基本原则

统一规范原则：行政部制定统一的文件格式、编号规则与流转流程，全公司按统一标准执行，避免格式混乱或流程不一。

及时高效原则：文件接收后1个工作日内完成登记分发，流转过程明确时限与责任人，紧急文件（如病虫害防治通知）优先处理，确保不影响业务推进。

安全必威体育官网网址原则：涉密文件（如核心种植技术、财务数据）标注必威体育官网网址级别，严格控制流转范围，保管过程采取防火、防潮、防泄露措施，杜绝信息外泄。

全程可追溯原则：文件收发、流转各环节记录责任人与时间，建立台账，确保文件去向清晰、责任可追；归档文件分类整理，便于后续查阅。

贴合业务原则：结合水果种植季节性特点（如采收季文件集中、育苗期技术文件频繁）优化流转路径，简化冗余环节，提升管理效率。

第二章组织架构与职责

第四条组织架构

公司成立文件管理小组，由行政部负责人任组长，行政部设1-2名专职文件管理员；各部门设兼职文件联络员（由部门骨干担任），协助行政部开展本部门文件管理工作。

第五条部门职责

行政部：

（1）制定文件格式标准、编号规则、必威体育官网网址级别划分等细则，组织全员培训；

（2）统一接收外部文件（邮寄、专人送达、电子传输），拆封登记后分发；审核内部文件格式，按规则编号备案；

（3）建立公司文件总台账，记录文件名称、编号、来源/去向、收发时间、流转状态；

（4）统筹文件流转，确定流转路径，督促各部门按时处理，跟踪进度；

（5）负责文件归档，定期收集各部门需归档文件，分类存放；审核过期文件销毁，确保流程合规。

各业务部门：

（1）部门联络员接收文件后登记分台账，分发至相关人员，及时反馈处理结果；

（2）按统一格式起草本部门文件（如生产部种植计划、技术部检测报告），经部门负责人审核后提交行政部编号；

（3）按时处理收到的文件，签署意见或落实任务，不延误积压；保管本部门在处理文件，涉密文件不私自复印外传；

（4）定期整理已处理文件，按要求提交行政部归档，不私自留存或销毁。

文件管理员：

（1）执行文件接收、登记、编号、分发操作，确保记录完整；

（2）跟踪流转进度，超期未处理文件及时提醒，每周核对台账；

（3）管理归档文件，办理查阅登记，协助开展文件管理检查。

全体员工：

（1）接收文件签字确认，明确处理要求，按时完成任务并反馈；

（2）妥善保管个人接收文件，涉密文件不随意摆放转借；

（3）发现文件丢失、损坏或流转异常，立即向联络员或行政部报告。

第三章文件收发管理

第六条文件接收

外部文件接收：

（1）所有外部文件由行政部统一接收，管理员核对送达单位、收件人、密封状态，在《外部文件接收登记表》记录名称、来源、份数、接收时间、送达方式；

（2）密封文件经行政部负责人同意后拆封，核对内容与份数，缺失或破损需立即联系送达单位核实并注明；

（3）政府紧急公文、重大事项文件（如项目审批通知），管理员1小时内报告行政部负责人，优先分发处理。

内部文件接收：

（1）各部门起草文件经负责人审核后提交行政部，管理员审核格式与内容完整性；

（2）审核通过按“部门代码-文件类型-年份-序号”编号（如生产部种植计划编为SC-JH-2026-001），在《内部文件登记台账》记录名称、编号、起草部门、提交时间；

（3）格式错误或内容缺失的文件，退回部门修改后重新提交。

第七条文件分发

外部文件分发：

（1）管理员根据文件内容与部门职责确定分发范围（如种植补贴通知分生产部与财务部），填写《文件流转单》注明处理要求与反馈时限；

（2）文件与流转单一并送达部门联络员，联络员签字接收后1个工作日内分发至处理人员；

（3）多部门协同文件（如质量自查报告），行政部明确各部门职责与流程，避免推诿。

内部文件分发：

（1）编号后的文件，管理员按适用范围分发（公司级制度分所有部门，部门方案分相关部门），纸质文件盖公章或部门章，电子文件通过内部办公系统传输；

（2）联络员接收后登记分台账，按要求分发并督促处理。

第四章文件流转管理

第八条流转路径与时