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城建档案数字化管理面临的挑战与对策分析

文/濮阳市城乡规划城建档案馆梁霄

【摘要】随着网络信息技术的发展，城建档案数字化管理已成为档案管理的主要趋势。城市建设中产生

的档案信息具有类型多样、结构复杂、数量庞大的特征，亟须通过数字化手段实现高效管理。当前，城建档

案数字化管理存在建档流程冗长导致管理效率偏低、档案存量持续增长引发存储与利用困境、技术支撑不足

导致安全保障能力薄弱等问题。文章提出构建标准化数字化建档流程、启用弹性化云存储管理模式、构建智

能化安全保障机制等优化措施，以期全面提升城建档案数字化管理质效。

【关键词】城市建设档案；数字化；技术支持；安全保障

城市建设进程中形成的多元化档案信息，既是城实现跨地域、全方位传输与共享，消除“信息孤岛”；

市发展历程的直观记录，也是开展城市调研分析、推进随着大数据、云计算、区块链等技术的深度应用，城建

规划建设的重要数据支撑。在城建档案管理实践中引入档案数字化管理正从基础信息化向智慧化升级，成为推动

数字化技术，一方面，契合档案信息动态变化与持续完城市治理现代化、助力新型智慧城市建设的重要引擎[2]。

善的本质特征，通过系统化的数据处理实现对城市建设（二）提升档案管理规范性。城建档案数字化管

全周期的精准记录；另一方面，依托数字化校验机制，理通过技术赋能构建标准化管理体系，从根本上解决了

可及时识别原始档案中的偏差或缺失，在对比分析中完传统人工管理存在的随意性问题。在纸质档案管理模式

下，信息记录、整理、调阅高度依赖人工操作，工作人

成档案数据的动态更新，确保信息的准确性与完整性。

员受专业能力、责任意识的影响，易出现数据错漏、文

对于管理人员来说，引入数字化技术有助于提升档案收

件丢失等问题，不仅可能导致工程建设决策失误并引发

集、整理、利用效率，推动管理模式从传统人工操作向

经济损失，更会因历史数据的不可恢复性造成长期管理

智能化转型。

隐患。数字化管理系统通过三重机制提升规范性：一是构

一、城建档案数字化管理的重要意义建档案全生命周期管理体系，为每份文件赋予唯一标识符

（一）符合时代发展需求。城建档案数字化管理是（如条形码、二维码），依托数据库进行结构化存储，

现代化城市建设与档案治理的必然要求，高度契合信息实现归档、调阅、修改全流程可追溯、可验证，确保档

案流动过程的透明化与责任明晰化[3]；二是建立自动化备

技术革命下的社会发展趋势。在数字经济快速发展的当

份恢复机制，依托系统自动备份与异地容灾技术，实时

下，各行业均在加速数字化转型，以适应复杂的市场环

同步档案数据至云端存储，当遭遇硬件故障、自然灾害

境，城建档案作为城市发展的核心数据资产，具有体量

等外部干扰时，可通过数据镜像快速恢复至必威体育精装版状态，

大、结构复杂、动态更新频繁的特征，其管理需求与传

降低信息丢失的风险；三是形成智能监管闭环，将档案

统纸质化模式的矛盾日益凸显[1]。传统的档案管理方式以

管理法规制度嵌入数字化流程，通过系统预设的校验规

物理空间存储为主，存在三方面不足：一是占用大量的