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政务档案数字化管理的问题及对策分析

文/青岛市市北区发展和改革局侯钰

【摘要】政务档案数字化管理是提升政务效能、优化公共服务的重要手段，但在实践中仍存在诸多问

题，如制度体系不完善、专业技能不足以及评价机制不健全等。这些问题制约了政务档案数字化管理的进一

步发展，影响了其在政务服务中的效能发挥。文章分析这些问题，并提出相应的对策，以期为政务档案数字

化管理的优化提供参考。

【关键词】政务档案；数字化管理；服务效能

作为政府行政活动的重要记录，政务档案承载着丰可以通过关键词、时间范围、档案类型等多种方式，迅

富的历史信息和行政依据[1]。数字化管理不仅能够提高档速找到所需的档案信息，无需手动翻阅大量纸质档案，

案管理的效率和质量，还能为政府决策提供有力支持，大大提高了检索效率。其次，便于档案信息的远程访问

同时满足社会公众对档案资源的需求。然而，当前政务与实时更新。通过网络平台，档案管理人员可以实时更

档案数字化管理仍存在诸多不足，政务档案数字化管理新档案数据，确保信息的准确性和时效性，进一步提升

实践面临诸多困难，难以充分发挥应有的作用。因此，了服务的便捷性和可靠性。最后，便于档案信息的批量

深入分析政务档案数字化管理中存在的问题，并提出有处理与自动化管理。政务档案数字化管理通过自动化工

效的解决对策，对于推动政务档案数字化管理的健康发具和软件，实现了档案信息的批量处理和自动化管理。

展具有重要的现实意义。例如，批量导入、导出、分类、备份等操作可以通过软

件自动完成，减少了人工操作，降低了出错率，提高了

一、政务档案数字化管理的意义

档案管理的整体效率。

（一）促进信息共享。政务档案数字化管理通过将（三）优化公共服务。政务档案数字化管理通过提

纸质档案转化为电子档案，并进行集中、统一的管理，供便捷的档案信息服务，实现了公共服务的优化升级，

实现了档案信息的共享共用。首先，便于政府部门内部从而更好地满足社会公众的需求。首先，便于公众随时

信息共享。政务档案的数字化存储和管理，使得档案信随地查询档案信息。通过互联网平台，公众能够不受时

息可以在政府部门内部被快速检索、传输和共享，提高间和空间限制随时随地查询所需的档案。公众无需前往

了信息共享的效率。其次，便于不同政府部门之间的信档案馆或相关部门，只需通过在线档案查询系统，即可

息共享。政务档案数字化管理打破了部门之间的信息壁在任何时间、任何地点获取所需的档案信息，极大地提

垒，实现了不同政府部门之间的档案信息共享。通过建高了信息获取的便捷性[3]。其次，便于相关部门通过数据

立统一的档案信息管理平台，不同部门可以实时共享和分析对公共服务的内容和流程进行优化。政务档案数字

交换档案信息[2]，这种跨部门的信息共享机制使得档案信化管理通过数字化的存储和管理方式，积累了大量的档

息能够在不同部门之间快速流通。案数据，并通过数据分析工具对这些数据进行挖掘和分

（二）提升管理效率。政务档案数字化管理通过优析，为相关部门提供决策支持。例如，通过对档案数据

化档案管理流程，实现了档案信息的高效处理和利用，的分析，相关部门可以了解公众对特定公共服务的需求

提升了档案管理效率。首先，便于档案信息的快速检索和使用情况，从而优化公共服务的内容和方法。同样，