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设备管理与借用审批流程标准范本

一、总则

为确保单位设备资产的有效管理和规范使用，提高设备利用率，保障各项工作顺利开展，明确设备在借用、流转过程中的责任与义务，特制定本流程标准范本。本范本适用于单位内部所有公用设备、专用仪器及工具的日常管理与借用审批环节。凡涉及设备领用、使用、维护、归还等活动的部门及个人，均须严格遵守本规定。

本流程的制定旨在实现设备管理的规范化、制度化和高效化，防止设备损坏、遗失或不当使用，降低管理成本，同时为设备的采购、更新及维护提供数据支持。

二、管理机构与职责

（一）设备管理部门

单位指定行政部（或资产管理部，以下统称“设备管理部门”）作为设备管理的归口部门，全面负责设备的统筹规划、制度制定、台账管理、采购建议、出入库登记、维护保养监督以及借用审批的最终审核。其具体职责包括：

1.建立和维护完整的设备总台账，记录设备的基本信息、购置情况、使用状态及流转记录。

2.组织或参与设备的验收、登记、编号、标识及建档工作。

3.监督设备的日常维护保养，确保设备处于良好待用状态。

4.处理设备借用申请，根据审批权限进行审核或审批。

5.定期对设备进行盘点清查，确保账实相符。

6.对设备的损坏、遗失、报废等情况进行调查与处理，并提出改进建议。

（二）各使用部门

各部门应指定一名负责人（可兼职）协助设备管理部门进行本部门设备的日常管理工作，包括：

1.协助本部门员工进行设备借用申请的初步审核。

2.监督本部门员工规范使用和妥善保管所借设备。

3.及时反馈设备使用过程中出现的问题或故障。

4.配合设备管理部门进行设备盘点和清查。

（三）设备使用人

1.严格遵守本流程及相关设备操作规程。

2.借用设备时，当面检查设备状况，确认无误后方可领用。

3.负责所借设备在借用期间的安全、完整与正常功能。

4.按规定期限归还设备，如需续借应提前申请。

5.如发生设备损坏、遗失或其他异常情况，应立即向本部门负责人和设备管理部门报告。

三、设备入库与建档

1.新购设备入库：新设备到货后，由设备管理部门组织相关技术人员或使用部门代表共同进行验收。验收合格后，方可办理入库手续，登记设备名称、型号规格、序列号（如有）、购置日期、生产厂家、价值、存放地点、责任人等信息，并为设备粘贴唯一的资产标签。

2.设备信息建档：设备管理部门应为每台（套）设备建立详细档案，内容包括但不限于：

*设备基本信息表（与入库登记信息一致）

*购置合同、发票复印件

*产品说明书、保修卡等技术资料

*验收记录

*借用、归还、维修、保养历史记录

*报废处置记录（如有）

3.动态管理：设备的存放地点、责任人等信息发生变更时，设备管理部门应及时更新台账及档案信息，确保信息的准确性和时效性。

四、设备借用与审批流程

（一）借用申请

1.设备使用人因工作需要借用设备时，应提前填写《设备借用申请单》（可采用纸质或电子版形式），详细注明以下信息：

*借用设备名称、型号规格、数量

*借用事由

*预计借用起止日期

*借用部门、申请人及联系方式

2.申请人将填写完整的《设备借用申请单》提交至本部门负责人进行初步审核。

（二）审批权限与流程

1.一般设备借用（指价值较低、借用频率高、管理相对宽松的常规办公设备）：

*审批流程：申请人填写申请单→部门负责人审核→设备管理部门设备管理员核对库存及可用性后审批→领用设备。

2.贵重、精密或专用设备借用（指价值较高、操作有特殊要求或对工作有重要影响的设备）：

*审批流程：申请人填写申请单→部门负责人审核→设备管理部门负责人审批（必要时需组织技术评估）→（如涉及单位重大资产或长期借用，需报请单位分管领导审批）→领用设备。

3.跨部门借用：若需借用其他部门长期保管或专用的设备，除履行上述审批流程外，还需征得设备原保管部门负责人的同意。

4.审批原则：审批人应根据工作实际需要、设备可用性、申请人资质（如操作特殊设备是否具备相应技能）等因素进行审批。对不符合借用条件或理由不充分的申请，有权不予批准或暂缓批准。

（三）领用设备

1.《设备借用申请单》获得最终批准后，申请人凭审批有效的申请单到设备管理部门（或指定存放地点）办理领用手续。

2.设备管理员与申请人共同核对设备信息（名称、型号、资产标签），并当面检查设备外观是否完好、附件是否齐全、基本功能是否正常。

3.双方确认无误后，在《设备借用申请单》或设备管理系统中签字确认，设备管理员同时更新设备借用状态。

4.对于有特殊操作要求的设备，设备管理部门应确保申请人已了解基本操作规程，必要时可提供简要培训或