传媒公司办公用品采购记录考核细则.doc

传媒公司办公用品采购记录考核细则

一、总则

1.目的

为加强传媒公司办公用品采购管理，规范采购记录行为，提高采购工作效率和质量，确保公司办公用品的合理供应与使用，结合公司实际情况，特制定本考核细则。本细则旨在通过科学的考核，激励相关人员做好办公用品采购记录工作，同时保障采购流程的透明化、规范化，符合公司“创新、协作、高效、责任”的企业文化。

2.适用范围

本考核细则适用于传媒公司内负责办公用品采购记录工作的所有员工，包括但不限于采购部门员工、仓库管理人员以及涉及办公用品使用登记的各部门文员等。

3.考核原则

-公平公正：考核过程和结果应基于客观事实，对所有被考核对象一视同仁，确保考核结果的可信度和说服力。

-全面准确：考核内容应涵盖办公用品采购记录工作的各个关键环节，确保考核能够准确反映员工的工作表现和成果。

-激励导向：考核不仅是对员工工作的评价，更要发挥激励作用，鼓励员工不断提高工作质量和效率，以实现公司的整体目标。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-采购专员：负责办公用品的具体采购工作，在采购过程中详细记录采购信息，包括供应商信息、采购日期、采购物品名称、规格、数量、价格等，并及时将采购记录传递给仓库管理人员。同时，要确保采购记录的真实性、准确性和完整性，对采购记录的初始数据负责。

-采购经理：对采购专员的采购记录工作进行指导和监督，审核采购记录的合规性。负责定期汇总采购记录，分析采购数据，为公司的采购决策提供依据。协调与其他部门在办公用品采购记录方面的工作关系，确保信息流通顺畅。

2.仓库管理部门

-仓库管理员：负责接收采购部门传递的采购记录，并对采购的办公用品进行验收。在验收过程中，核对实际到货物品与采购记录是否一致，如有差异及时反馈给采购部门。同时，做好办公用品的入库记录，记录入库日期、存放位置等信息。定期盘点库存，确保库存记录与实际库存相符，并将库存信息反馈给采购部门，以便合理安排采购计划。

-仓库主管：监督仓库管理员的工作，审核入库记录和库存盘点记录。负责协调仓库与采购、使用部门之间的关系，确保办公用品的供应与使用顺畅。对仓库管理工作中的数据准确性和及时性负责，保障库存记录的完整性。

3.使用部门

-部门文员：负责本部门办公用品的领用登记工作，记录领用日期、领用人员、领用物品名称、规格、数量等信息。定期将本部门的领用记录汇总并反馈给采购部门和仓库管理部门，以便掌握办公用品的使用情况。协助采购部门和仓库管理部门进行盘点工作，提供准确的部门使用数据。

三、管理流程

1.采购申请与记录

-使用部门根据工作需要填写办公用品采购申请表，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审批后提交给采购部门。

-采购专员收到采购申请后，进行汇总整理，并根据库存情况和采购计划安排采购。在采购过程中，及时记录采购相关信息，形成采购记录初稿。

-采购记录初稿需包含采购单号、供应商名称、联系方式、采购日期、采购物品明细（包括名称、规格、型号、数量、单价、总价）、采购方式（如招标、询价、议价等）、付款方式等内容。

2.采购记录审核与入库

-采购经理对采购记录初稿进行审核，重点审核采购的必要性、供应商选择的合理性、价格的公正性以及记录信息的完整性和准确性。审核通过后，采购记录正式生效。

-采购专员将生效的采购记录传递给仓库管理部门，仓库管理员依据采购记录对到货的办公用品进行验收。验收时，仔细核对物品的名称、规格、数量、质量等与采购记录是否一致，如有不符及时与采购专员沟通处理。

-验收合格后，仓库管理员办理入库手续，在库存管理系统中录入入库信息，生成入库记录。入库记录应包括入库单号、采购单号、入库日期、存放位置等内容。

3.领用与库存管理记录

-使用部门文员凭经部门负责人签字的办公用品领用单到仓库领取办公用品。仓库管理员按照领用单发放物品，并在库存管理系统中记录领用信息，包括领用单号、领用日期、领用部门、领用人员、领用物品明细等。

-仓库主管定期组织库存盘点工作，仓库管理员对库存办公用品进行实地盘点，并将盘点结果与库存管理系统中的记录进行核对。如发现账实不符，及时查找原因并进行调整，确保库存记录的准确性。

-采购部门和仓库管理部门定期对采购记录和库存记录进行分析，根据办公用品的使用情况和库存水平，合理调整采购计划，避免积压或缺货情况的发生。

4.数据存档与查询

-采购部门和仓库管理部门应将采购记录、入库记录、领用记录等相关数据进行定期存档，存档期限按照公司档案管理规定执行。存档数据应保证安全、完整，便于