教育公司归档分类管理细则.doc

教育公司归档分类管理细则

一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，结合本教育公司的实际情况，特制定本细则。本细则旨在确保公司各类文件、资料、记录等档案信息得到科学、规范的管理，为公司的决策、运营、教学服务等提供有力支持，同时体现公司注重知识传承、追求高效协作的企业文化。

2.适用范围

本细则适用于教育公司全体员工。公司所有部门及员工在工作过程中形成的各类档案均应按照本细则进行管理。同时，涉及客户相关的重要档案资料，如客户合同、培训记录等，也应依据本细则妥善保管。

3.管理原则

-真实性：确保档案内容真实可靠，如实反映公司各项活动和业务情况。

-完整性：保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。

-必威体育官网网址性：严格遵守必威体育官网网址规定，对涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的档案进行妥善必威体育官网网址。

-便利性：档案管理应便于查询、利用，以提高工作效率，满足公司日常运营和发展的需求。

-前瞻性：结合公司教育业务的发展趋势和技术变革，不断优化档案管理模式，确保档案管理与公司发展相适应。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-设立档案管理中心：作为公司档案管理的核心部门，负责统筹规划、指导监督公司的档案管理工作。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉教育行业特点。

-主要职责：制定和完善公司档案管理制度、流程和标准；负责公司各类档案的集中接收、整理、分类、编目、存储、保管和利用服务；对各部门档案管理工作进行培训、指导和检查；开展档案数字化建设，推动档案管理信息化水平提升；定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。

2.各部门职责

-部门档案管理员：各部门应指定一名兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、初步审核和定期移交工作。部门档案管理员需接受档案管理中心的业务培训和指导。

-具体职责：按照公司档案管理制度和业务要求，及时收集本部门工作中形成的各类文件、资料、记录等；对收集的档案进行初步整理，确保档案内容完整、格式规范、标识清晰；定期将整理好的档案移交至档案管理中心，并办理交接手续；协助档案管理中心开展档案查询、利用等工作；负责本部门档案的日常保管和必威体育官网网址工作。

3.员工个人职责

-及时归档：公司全体员工有责任及时将自己工作中形成的应归档文件、资料等移交本部门档案管理员。

-确保质量：员工应确保所提交档案内容真实、准确、完整，符合公司相关规定和业务要求。

-必威体育官网网址义务：员工在档案管理过程中应严格遵守公司必威体育官网网址制度，不得擅自泄露档案信息。

三、管理流程

1.档案收集

-定期收集：各部门档案管理员应根据档案形成的规律和特点，定期收集本部门的档案资料。一般来说，业务文件、教学资料等应每月收集一次，重要会议记录、项目文档等应在完成后及时收集。

-主动提交：员工在完成某项工作或项目后，应主动将相关档案资料提交给本部门档案管理员。对于涉及多个部门的项目档案，由项目负责人组织协调各部门及时收集、汇总。

-特殊情况处理：对于紧急事件或临时任务形成的档案，应在事件处理完毕或任务完成后尽快收集归档。如遇档案缺失或不完整的情况，相关部门和人员应及时补充完善。

2.档案整理

-初步整理：各部门档案管理员收到档案资料后，应进行初步整理，包括去除无关的纸张、核对文件份数、检查文件内容的完整性等。按照档案的类别、时间、项目等进行初步分类。

-集中整理：档案管理中心接收各部门移交的档案后，进行集中整理。依据公司制定的档案分类标准，对档案进行详细分类、编号、编目。编目内容应包括档案的名称、日期、来源、保管期限等关键信息。

-数字化处理：对于有条件的档案，应进行数字化扫描处理，将纸质档案转化为电子档案。数字化处理过程中要确保图像清晰、准确，与纸质档案内容一致，并进行妥善的存储和备份。

3.档案存储

-实体档案存储：档案管理中心应设置专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜等。档案库房应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施。实体档案应按照分类编号顺序进行存放，便于查找和管理。

-电子档案存储：电子档案应存储在公司专门的档案管理系统或服务器中，进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，要设置严格的访问权限，确保电子档案的安全。

4.档案利用

-申请流程：公司员工因工作需要查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅目的、档案名称、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后提交档案管理中心。对于涉