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外贸企业合同章使用范围明确界定制度

一、总则

1.目的

本制度旨在明确外贸企业合同章的使用范围，规范合同章的使用流程，确保合同章使用的合法性、严肃性和安全性，有效防范法律风险，保障企业和客户的合法权益，同时契合企业的企业文化，促进企业高效、稳健发展。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体员工以及涉及与本企业签订合同的客户。

3.企业文化融入

本企业秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化。在合同章使用过程中，全体员工应始终坚守诚信原则，确保合同内容真实、准确，不欺诈客户；鼓励创新合作模式，在合法合规前提下积极拓展业务；追求与客户的共赢局面，通过规范合同章使用保障合同的顺利履行，共同创造价值。

4.教育理念体现

企业重视员工的教育与成长，在合同章使用方面，定期组织员工培训，提升员工对合同章重要性的认识，加强法律知识教育，使员工能够准确理解和把握合同章使用范围，避免因无知而导致的违规行为。通过持续教育，培养员工的专业素养和责任意识。

二、组织架构与职责划分

1.管理部门

设立专门的合同管理部门，负责合同章的统一管理与监督。该部门直接对企业高层负责，确保合同章使用符合企业整体战略和利益。合同管理部门应配备专业的法律人员或具有丰富法律知识的管理人员，为合同章使用提供法律支持和风险评估。

2.部门职责

-合同管理部门

-负责制定和完善合同章使用的具体细则和操作流程，确保制度的有效性和可操作性。

-对各类合同进行审核，判断是否符合合同章使用范围，对不符合规定的合同有权拒绝盖章。

-建立合同章使用登记台账，详细记录合同章的使用时间、使用人、合同名称、合同金额等信息，以备查询和审计。

-定期对合同章使用情况进行检查和评估，发现问题及时整改，并向企业高层汇报。

-业务部门

-负责具体业务合同的起草和发起。在起草合同过程中，应确保合同内容符合法律法规和企业利益，明确合同双方的权利义务。

-对拟签订的合同进行初步自查，判断是否属于合同章使用范围，并提交合同管理部门审核。

-在合同签订后，负责跟进合同的执行情况，及时向合同管理部门反馈相关信息。

-财务部门

-对涉及财务条款的合同进行审核，重点关注合同金额、付款方式、税务等方面的内容，确保合同的财务条款合理、合规。

-协助合同管理部门对合同执行过程中的财务状况进行监控，如收款、付款等情况，发现异常及时沟通。

-法务部门（如有）

-从法律专业角度对合同进行全面审查，包括合同条款的合法性、有效性、完整性等，防范法律风险。

-为合同章使用过程中遇到的法律问题提供专业意见和建议，必要时参与合同谈判和纠纷处理。

3.扁平化管理体现

在合同章使用管理的组织架构中，强调扁平化管理理念。减少不必要的层级审批，提高工作效率。业务部门与合同管理部门之间保持直接沟通与协作，对于常规合同且符合使用范围的，可快速流转审批盖章；对于复杂或重大合同，各部门之间也应通过高效的沟通机制，及时反馈意见，共同决策，避免因层级过多导致信息传递不畅和决策延误。

三、管理流程

1.合同起草与自查

-业务部门根据业务需求起草合同文本，在起草过程中应充分考虑合同的各项要素，确保合同内容完整、准确、清晰。

-业务部门完成合同起草后，对合同进行自查，重点检查合同是否属于合同章使用范围，合同条款是否符合企业利益和相关法律法规要求。

2.合同提交与审核

-业务部门将自查后的合同提交给合同管理部门。提交时应附带必要的背景资料和说明，以便合同管理部门更好地了解合同情况。

-合同管理部门收到合同后，首先对合同的基本信息进行审核，包括合同名称、合同主体、合同标的等。然后根据合同的性质和涉及的金额等因素，确定是否需要其他部门协同审核。

-对于涉及财务条款的合同，合同管理部门应将合同转至财务部门进行审核，财务部门在规定时间内给出审核意见。

-如有需要，合同管理部门将合同提交给法务部门（如有）进行法律审核，法务部门对合同的合法性和法律风险进行评估，并出具审核意见。

3.合同盖章

-合同管理部门综合各部门的审核意见，对符合要求且属于合同章使用范围的合同，安排盖章事宜。盖章前，合同管理人员应再次核对合同内容和相关审核意见，确保无误。

-合同盖章应在合同规定的盖章位置加盖清晰、完整的合同章。对于多页合同，应加盖骑缝章，以保证合同的完整性和真实性。

-盖章完成后，合同管理人员在合同登记台账上记录盖章时间、盖章人等信息，并将合同返还给业务部门。

4.合同存档

-业务部门