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外贸企业财务人员付款指令审核制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业财务人员对付款指令的审核流程，确保企业资金支付的准确性、安全性和合规性，有效防范财务风险，保障企业正常运营，同时维护企业与客户的合法权益，提升企业在市场中的信誉度和竞争力。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体财务人员以及涉及付款指令提交和执行的相关部门与员工，同时也涉及与企业有业务往来的客户付款指令的审核处理。

3.企业文化融入

秉持企业“诚信、创新、共赢”的核心价值观，在付款指令审核过程中，强调诚信原则，确保每一笔资金支付都真实、可靠；鼓励创新审核方式，提高审核效率与质量；追求企业与客户的共赢，保障各方资金流转顺畅。

4.教育理念体现

注重对财务人员的持续教育，定期组织培训与学习活动，提升其专业素养和风险意识。鼓励财务人员在审核工作中不断积累经验，形成自我提升的教育理念，以更好地适应不断变化的外贸业务环境。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门整体职责

财务部门作为付款指令审核的核心部门，负责制定和完善付款指令审核制度，组织实施审核工作，对审核结果负责，并与其他部门协同沟通，确保付款流程的顺利进行。

2.财务人员岗位分工与职责

-初审会计

负责对付款指令的完整性和合规性进行初步审核。包括检查付款申请单的填写是否规范，相关业务合同、发票等附件是否齐全，付款金额、收款方信息等是否准确无误。对不符合要求的付款指令及时反馈给提交部门或人员进行补充与修正。

-复核会计

在初审的基础上，对付款指令进行深入审核。重点审核付款事项是否符合企业的财务政策和预算安排，资金来源是否合理，以及涉及的税务处理是否正确等。复核会计需对初审结果进行确认或提出不同意见，与初审会计共同协商解决审核中发现的问题。

-财务经理

负责对重大付款指令或存在争议的付款指令进行最终审核与决策。把控付款风险，确保企业资金的合理运用与安全支付。同时，协调财务部门与其他部门之间的关系，处理审核过程中的跨部门问题。

3.其他部门职责

-业务部门

负责准确填写付款申请单，提供真实、完整的业务资料和付款依据，如合同、发票、验收报告等。在付款指令提交前，确保相关业务的真实性与合规性，并配合财务部门的审核工作，及时解答疑问、补充资料。

-法务部门

对涉及重大合同或法律风险的付款指令提供法律意见，协助财务部门审核付款事项是否符合法律法规和企业合同约定，预防法律风险。

三、管理流程

1.付款指令提交

-业务部门根据实际业务需求，填写付款申请单，详细注明付款事由、金额、收款方信息、付款方式等内容，并附上相关业务合同、发票、验收报告等证明文件，提交至财务部门。

-对于紧急付款情况，业务部门需提前与财务部门沟通说明，并在付款申请单上注明“紧急”字样，确保财务部门能够及时处理。

2.初审环节

-初审会计收到付款申请单及相关附件后，按照审核标准进行逐一核对。对于填写不规范或附件不全的付款申请，初审会计应在一个工作日内通知业务部门进行补充完善，待资料齐全后重新提交审核。

-初审会计在审核过程中，需对付款指令的真实性和合理性进行初步判断，如发现异常情况应及时与业务部门沟通核实，并记录审核情况。初审通过后，将付款申请单及审核意见流转至复核会计。

3.复核环节

-复核会计在收到初审通过的付款申请单后，进行更为细致的审核。重点关注付款事项是否符合企业财务政策和预算安排，资金的调配是否合理，以及相关税务处理是否正确等。

-复核会计如对初审意见有不同看法，应及时与初审会计沟通协商，达成一致意见后进行审核签字。若双方无法达成一致，应提交财务经理进行裁定。复核通过的付款申请单，流转至财务经理进行最终审批。

4.最终审批

-财务经理对重大付款指令或存在争议的付款指令进行全面审核。根据企业资金状况、财务政策以及业务需求等因素，综合判断付款指令的可行性和风险程度。

-对于金额较大或涉及重要业务的付款指令，财务经理可组织相关部门进行专题讨论，听取各方意见后做出最终审批决定。审批通过的付款指令，由财务经理签字确认，流转至资金管理岗位进行付款操作。

5.付款执行

-资金管理岗位收到经财务经理审批通过的付款指令后，按照规定的付款方式和流程进行资金支付操作。在付款完成后，及时将付款凭证和相关资料进行整理归档，并反馈付款结果给业务部门。

-如在付款过程中出现问题，如银行账户余额不足、收款方信息错误等，资金管理岗位应及时与相关部门沟通协调，采取相应措施解决问题，并记录处理过程和结果。

6.记录与存档

-财务部门应建立完善的付款指令审核记录档案，对每一笔付款指令的审核过程、