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软件公司财务票据管理规定

一、总则

1.目的：为加强公司财务票据的管理，规范财务票据的开具、使用、保管等行为，保障公司财务核算的准确性和合法性，维护公司的经济利益，结合公司实际情况，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于软件公司全体员工涉及财务票据的相关活动，以及与公司有业务往来的客户在财务票据接收、使用等方面的相关事宜。

3.遵循原则：财务票据管理遵循合法性、真实性、完整性、准确性原则。所有票据的取得、开具和使用必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定，如实反映公司的经济业务活动，确保票据信息完整、准确。

4.企业文化体现：公司秉持“创新、协作、诚信、共赢”的企业文化。在财务票据管理中，诚信原则贯穿始终，要求全体员工诚实守信，如实记录和使用财务票据，不得弄虚作假。同时，通过规范的票据管理，为公司各部门间的协作提供准确的财务数据支持，促进公司整体的创新发展，实现与客户的共赢。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-职责：作为财务票据管理的核心部门，负责制定和完善财务票据管理制度，组织票据的购买、保管、发放、核销等工作；审核各类票据的真实性、合法性、完整性；负责票据的账务处理，确保财务数据的准确记录；对公司财务票据管理情况进行监督检查，及时发现和解决问题。

-体现扁平化管理：财务部门内部采用扁平化管理模式，减少层级沟通障碍。票据管理人员、审核人员和账务处理人员之间直接沟通协作，提高工作效率。例如，票据管理人员在发现票据异常情况时，可直接与审核人员沟通，共同商讨解决方案，无需经过繁琐的层级汇报。

2.业务部门

-职责：负责在业务活动中按规定取得合法有效的票据，并及时提交给财务部门；确保票据内容与业务实际相符，对所取得票据的真实性、合法性负责；根据业务需要，协助财务部门开具相关票据，并配合财务部门完成票据的核对、清查等工作。

-教育理念体现：公司注重员工的自我提升和团队协作教育理念。业务部门员工在日常工作中接受财务知识培训，了解财务票据的重要性和相关规定，提高自身的财务素养。同时，在与财务部门的协作过程中，不断强化团队协作意识，共同做好财务票据管理工作。

3.其他部门

-职责：涉及财务票据使用的其他部门，应严格遵守本规定，按照公司流程办理票据相关业务；积极配合财务部门的工作，提供与票据管理相关的信息和资料。

三、管理流程

1.票据的取得

-业务活动获取：员工在开展业务活动过程中，必须从合法的渠道取得符合国家规定的财务票据。例如，采购货物应取得供应商开具的增值税发票，发票内容应包含货物名称、规格、数量、金额、税率等准确信息；支付服务费用应取得服务提供方开具的正规发票或行政事业性收费收据等。

-审核与提交：员工取得票据后，应首先对票据的真实性、完整性进行初步审核。审核内容包括票据的格式是否正确、印章是否齐全、内容是否清晰等。审核无误后，及时提交给财务部门。对于不符合要求的票据，应及时联系开票方进行更换。

-客户票据交付：对于客户提供的票据，业务部门应协助财务部门进行接收和审核。确保客户提供的票据符合公司业务要求和财务规定，及时将审核通过的票据传递给财务部门进行相应处理。

2.票据的开具

-申请与审批：公司因业务需要开具票据时，由业务部门填写《票据开具申请表》，详细注明开票信息，包括客户名称、开票内容、金额、发票类型等。申请表经业务部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门对申请表进行审核，审核通过后安排开票。

-开具操作：财务部门指定专人负责票据开具工作。开票人员应严格按照国家税收法规和公司规定，准确填写票据内容，确保票据信息与业务实际相符。开具完成后，在票据上加盖公司发票专用章或财务专用章，并做好开票记录。

-票据交付：开具好的票据由财务部门及时交付给业务部门，由业务部门负责将票据送达客户。同时，业务部门应做好票据交付记录，确保票据安全、准确地交付给客户。

3.票据的保管

-分类存放：财务部门应设立专门的票据保管场所，对不同类型的票据进行分类存放，如增值税发票、普通发票、收据等。同时，按照票据的号码顺序进行排列，便于查找和管理。

-安全措施：票据保管场所应具备防火、防潮、防盗、防虫等安全措施，确保票据的安全。对电子票据，应做好数据备份工作，防止数据丢失。

-定期盘点：财务部门应定期对票据进行盘点，确保票据的实际数量与账面记录相符。盘点过程中如发现票据丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。

4.票据的核销

-已使用票据核销：对于已开具并交付的票据，财务部门在完成相关账务处理后，应及时进行核销。核销时，将票据存根联与记账凭证进行核对，